1、档案需要被修改或更新：当档案中的信息需要进行更改、修正或添加时，可将其退档以便对其进行编辑和更新。2、档案需要被取出使用：如果某个档案需要被检索、查阅或使用，例如进行法律审查、历史研究、证据调查等，就会进行退档以便将其取出，并在需要时再次归还档案馆或存档部门。