1、首先需要有一个称呼，这是很重要的；2、正文直奔主题，将情况说明清楚；3、总结自己第二段的内容，最好是做一个解释说明；4、要标明特此说明，这也是很重要的；5、要有落款名称，并且要标注好时间。