根据相关资料查询显示，能获得助学金的备案表，就会上交到学院，学院再上交到学校备案。国家贫困生补助备案表，实际上是在国家助学金的评定工作之前，也就是说只要是入了库的同学都要填写国家助学金备案表，所有的入库了的同学填好备案表上交，然后再通过班级评审小组评议。哪些同学能够获得助学金，哪些同学不能获得助学金，而没有获得助学金的同学的备案表，往往会存放在班主任手里。