首先，发邀请函。邀请函以传真为主要途径，内容详细，包括展会名称、时间、地点、主办单位、协办单位、承办单位、展会概况、参展费用、展位配置、参展细则、展位图纸、联系方式等。其次，预定并选择展位。参展商可以根据自身的需要和展览公司的展示区域选择合适的展位。接着，交展位预定金。展览公司会规定参展企业在预定展位后一定期限内交汇展位预定金，并出具收据和展位预定书。然后，交展位费余款。展览公司在展会开展前的一定时间内，会通知参展企业交汇展位费余款。在收到款项后，展览公司会出具票据和展位确认书及参展商手册（或为参展指南、参展细则）。最后，展商报到及展出。一般在展会开展前的两到三天，参展商需要到展会现场报到、布置展位等，直至开展、撤展。