1、单位或个人托管人事档案，必须到人事代理部签订《人事代理合同书(单位委托)》或《人事代理合同书(个人委托)》。2、人事代理部办理完结单位或个人托管协议后，将人事档案移交到档案管理部。3、通过机要寄来的人事档案，由行政人事部接收后，移交到档案管理部。4、档案管理部接收到人事档案后，及时对其进行签收、登记、编号、上网、入库。