此外，行政文员还需负责公司邮件和报刊的收取、分发工作，以及电话小总机的接线任务。他们需要准确地接通来电，声音清晰，态度和蔼，并恰当使用礼貌用语。对于未能接通的电话，他们会做好记录，并及时转告相关人员；对于紧急电话，他们则会设法接通，未通者则需迅速报告给行政部经理处理。行政文员还需负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回工作。同时，他们还需负责各类办公用品仓库的保管，每月进行清点，并在年终进行盘存统计，确保入库有验收，出库有手续，账实相符。除此之外，行政文员还需要编制添购办公用品的计划并完成申购手续，以确保办公用品既不脱档，又不过多积存。他们还需负责完成各项勤杂工作和采购任务。