1、制定会议议程：由主持人或负责人制定周例会议程，明确本次会议的主题、议题、内容、目标等。2、通知参会人员：会议召开前，主持人或负责人需提前通知参会人员，确定会议时间、地点和议程等信息，确保每个参会人员可以提前充分准备。3、撰写会议纪要：会议结束后，由主持人或负责人委派一名人员负责撰写会议纪要，记录会议讨论的内容、结论和行动计划等重要信息，以便后续工作的跟进和落实。