员工擅作主张收受款项并退还是否违法，需视实际情况而定。如未经公司许可或违反公司规章制度，私自行为可能被视为职务侵占。职务侵占者通常以职务之便，乘机将公司财产据为己有。若此种行为出于个人利益驱动，且对应金额达特定程度，则可能触及刑法。倘若行为人误以为可合法收钱或出错后及时纠正，且未给公司带来实质性损害，则不应视为违法。总而言之，判定此类行为是否违法需结合多方面因素，包括行为动机、涉及金额、产生影响以及公司内部规定等。