红头文件指的是文件的格式，即文件的编排格式，包括字体、字号、行距等，通常都有严格的规定。部门发函使用红头文件，一方面是为了凸显文件的正式性和权威性，另一方面也是为了方便文件的存档、管理和检索。不过，具体使用何种文件格式还需要根据具体情况而定，比如根据文件的内容、目的、受众等因素进行选择。