合同是否采用书面形式，依照《中华人民共和国合同法》第10条的规定，合同当事人可根据自己的意愿来确定，可以是书面形式也可是其他形式，但法律另有规定的除外。书面合同的好处是形式明确肯定，有据可查。对于防止争议和解决纠纷有积极意义。而以口头形式订立合同的特点是直接、简便、快捷以及数额较小。但口头合同没有凭证，发生争议后难以取证，不易分清责任。故在商业活动中，书面合同仍为合同当事人广泛采用的方式。
在电子商务活动中，由于网络中使用的数据电文与传统的书面文件差异很大，数据电文能否被视为书面文件，以数据电文的形式订立的合同是否可被视为书面合同，这不仅关系到电子商务的发展前景，同时也是对传统观念的重大挑战。与传统的书面文件相比，数据电文有以下特征：(1)数据电文的实质是一组电子信息，其依赖于的存在介质是电脑硬盘或软盘的磁性介质，而不是传统的纸张;(2)数据电文的表现形式不是有形的纸张文字而是调取储存在磁盘中的文件信息，利用电子显示在电脑显示屏上的文字来表现。
数据电文的上述特点与传统上法律对书面文件的界定是完全不同的，因此，要将传统的书面形式要求照搬到电子商务中是根本不可行的。针对此种情况，联合国贸法会在起草《示范法》时，采用了一种称作“功能等同法”(functionalequivalenceapproach)的立法技术。此种方法立足于分析传统的书面对合同的作用，以确定通过电子技术来达到这些目的或作用。例如，书面文件可以启到以下作用：提供的文件可以识读;文件可以复制使当事人均持有同一份文件的副本。以书面文件的基本作用为依据，联合国贸法会在《示范法》第6条中规定：“如法律要求信息须采用书面形式，假若一项数据电文所含信息可以以备日后查用，即满足了该项要求”。该条规定在不要求各国取消其国内法关于书面形式要求的前提下，扩大了“书面形式”一词的解释，将数据电文纳入“书面形式”的范畴之内。
新加坡《交易法令》第7条也规定：“在法律要求信息采用文字、书面形式，或规定了未采用书面形式的一定后果的情形下，如一项电子记录所含信息可以调取已备日后查用，则其应被视为满足了该项要求”。我国《合同法》第11条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。该条解决了数据电文的“书面形式”问题。
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