（1）标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号。
（2）催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
（3）催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
（4）处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。
这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
（5）落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
一、催收函制作原则
1、清楚——要求支付的货款金额写在信函的突出位置。
2、简明扼要——信的长度不能超过一页，内容应直截了当。如果问题经较复杂，则可以通过附件的方式，比如附合同，对帐单等。
3、正确性——信中所写的款项数额必须正确。
4、容易阅读——语言要确切、简明、直接、没有套话的问讯，使用简短的句子与段落。
5、具体——地址要具体，收信人要具体到某某人以及某一具体职位。
6、措辞要谨慎——要有长远合作考虑，不能想说什么就写什么。特别注意不要对对方进行人身攻击，要就事论事，要从有利于合作的角度谈问题。
7、坚定与权威——信中的措辞要坚决而有礼貌。
8、不要让步——你有权要求付款。
9、合理的——例如，必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。
10、指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。
11、反馈的——要有具体人签字并写明职位，写明电话以主便客户回话。
12、说明货款的来龙去脉或附一张清单。
13、不要透露以后还有几封信，并且只能有一封最后通知信，保证自已的言行一致。
14、避免时间段写法，要写具体日期，如2003年10月5日。
15、最后以非常婉转而客观的态度告诉客户，如果未履行付款协议会有什么后果。
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