物业公司档案管理办法

物业公司档案管理办法

第一章总则

第一条为加强本物业公司档案的管理，有效保护和利用档案，使档案更好地为物业公司的经营、管理、发展服务，根据中华人民共和国档案法档案条例，结合我司实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指物业公司在党群、行政、人事、财务、经营、设备管理等工作过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条本办法适用于行政区域内所有物业公司的档案管理工作。

第四条物业公司应根据国家法律法规和工作实际，制定本公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表(参照附件

1、

2、3)。第2章档案管理

第五条物业公司应明确分管档案工作的领导和主管部门，建立综合档案室，对公司各门类档案进行集中统一管理。

第六条物业公司应配备适应档案工作需要的专兼职档案人员，负责各类档案的收集、整理、保管和利用。

第七条物业公司应建立健全档案管理制度，明确岗位职责。第3章档案的归档、整理、移交

第归档

(一)公司在各项活动中形成的有保存利用价值的各种形式的文件材料均应归档；

(二)归档的文件应为原件；

(三)归档时间参照国家、行业相关标准和要求执行。

第九条整理

(一)管理类档案按照实施细则(号)进行整理；

(二)会计档案按照实施细则(财会号)进行整理；

(三)科技档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求(182XXXX2008)、建设项目档案管理规范(82018)进行整理；

(四)声像、实物档案按照国家相关标准规范进行整理。

第十条移交

(一)公司各业务部门向档案室移交档案时，应根据移交目录，与接收人共同清点，经核对无误后，填写档案移交清单(见附件4)，办理交接手续；

(二)调出、离职等人员在办理调离手续前，必须还清档案，没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。

第四章档案的保管、利用、鉴定销毁、统计第11条保管物业公司应设置档案库房，配备防盗、防火、防虫、防霉、防尘、防潮、防高温、防有害生物等设施设备；对已损坏、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时进行修复或复制。

第十二条利用公司档案室应编制档案检索工具，积极开展利用工作，充分发挥档案的作用。查借阅档案需办理相关手续，填写档案查借阅申请表(见附件5)；涉密档案需相关领导批准后方可办理利用手续。

第十三条鉴定销毁

(一)在分管领导负责下，成立由综合部门与有关部门负责人组成的档案鉴定工作领导小组，负责对档案进行鉴定，作出处理决定；

(二)经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，提交销毁报告，经公司领导审批后，方可销毁，销毁按照国家有关规定执行。

第十四条统计

(一)档案室应在每年年终对档案的接收、移出、存量、利用等情况进行统计；

(二)依照有关规定和要求，向有关部门报送本公司档案工作基本情况统计报表。

第五章附则

第十五条本办法自公布之日起执行，相关规定如与本办法有冲突，以本办法为准。

第十六条本办法由档案局负责解释。附件：1.物业公司档案总分类表2.物业公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表3.物业公司业务类文件材料归档范围和档案保管期限表4.档案移交清单5.档案查借阅申请表附件1物业公司档案总分类表类别序号分类管理类档案1党群工作类2行政管理类3人事管理类4财务管理类5物业管理类6经营管理类科技档案1基建档案2设施设备类3维修维护类会计档案1会计凭证2会计账簿3财务报告4其他声像档案1照片2录音3录像4磁盘、光盘实物档案1奖牌、奖杯2奖励证书3纪念品附件2物业公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表类目序号归档范围保管期限永久30年10年1党群工作类1.1公司(组)(含纪检、监察工作)形成的文件材料1.1.1会议纪要、会议记录1.1.2领导班子和领导班子成员民主生活会文件1.1.3党组给上级有关部门的请示、报告和给下属单位的批复、批示1.1.4机构设置、名称更改、印信启用和作废的文件1.1.5管理、人员编制、规章制度建立的文件1.1.6建立健全惩治和预防体系实施方案1.1.7重要专项活动的计划安排、会议文件、总结、报告1.1.8关于政治理论学习的文件材料1.1.9党支部总结、换届(补选)的请示、报告、选举结果与的批复等文件1.1.10党员花名册和年度党建工作情况统计报表1.1.11批准申请人加入党组织的文件材料1.1.12党员组织关系介绍信与介绍信存根1.1.13表彰优秀党支部、优秀党务工作者、优秀党员的文件1.1.14纪检、监察、审计工作形成的文件材料1.1.14.1重要的1.1.14.2一般的1.1.15党建工作形成的文件材料1.1.15.1工作报告、总结、换届选举结果等重要的文件材料1.1.15.2情况反映、工作简报等一般性的文件材料1.1.16有关党员领导干部党纪处分的文件材料1.1.16.1受到警告(不含)以上处分的1.1.16.2受到警告处分的1.2群团工作(包括工会、共青团、妇女委员会)文件材料1.2.1工会文件材料1.2.1.1工会委员会会议记录1.2.1.2会员花名册和批准职工加入工会组织的文件1.2.1.3工作报告、年度工作总结、统计报表和工会换届选举文件1.2.1.4会员转入的介绍信和转出的介绍信存根1.2.2团委文件材料1.2.2.1团支部会议记录1.2.2.2团员花名册、年度统计报表和批准青年加入团组织的文件1.2.2.3团支部工作报告、年度工作总结和团支部换届选举文件1.2.2.4共青团员组织关系介绍信与介绍信存根1.2.3妇委会文件材料1.2.3.1妇女委员会会议记录1.2.3.2妇女花名册和年度统计报表1.2.3.3工作报告、年度总结、统计报表和妇委会换届选举文件1.3上级单位制发的关于党群工作方面的文件材料1.3.1针对本公司需要贯彻执行的重要的文件材料1.3.2需要贯彻执行的一般性文件材料1.4同级单位制发的属于党群工作范围的文件材料1.5下级单位报送的属于党群工作范围的文件材料1.5.1重要问题的专项报告1.5.2年度以上的计划、统计材料2行政管理类2.1本公司产生的行政管理工作文件材料2.1.1公司章程及规章制度等文件资料2.1.2公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料2.1.3公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料2.1.4公司各部门及所属公司的工作计划、请示、工作总结、报告等2.1.5公司各类调研工作形成的文件材料2.1.6公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、成本等各类数据资料2.1.7各类投诉处理材料和公司法律纠纷处理材料2.1.8工商登记资料和所属公司报送的工商登记备案资料2.1.9公司各类资质、权属证书，所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料2.1.10公司大事记、简介2.1.11公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册2.1.12公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等2.1.13公司与有关单位签署的合同、协议和所属公司报送的重要合同、协议的备案资料等(或按合同、协议约定期限保管)2.1.14公司控股、参股的分子公司、公司股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料2.1.14.1重要的2.1.14.2一般的2.1.15用房、租房的请示、批复；物业管理申请、请示、批复2.1.16经营执照、资质证明、税务登记证明、税收许可证、物业管理委托书、服务合同2.1.17房屋勘仗平面图、租金计算表、计算公式汇总表、房屋情况统计表2.1.18物业租赁情况报告、市场调查报告2.2上级单位制发的关于行政工作方面的文件材料2.2.1针对本公司需要贯彻执行的重要的文件材料2.2.2需要贯彻执行的一般性文件材料2.3同级单位制发的属于行政工作范围的文件材料2.4下级单位报送的属于行政工作范围的文件材料2.4.1重要问题的专项报告2.4.2年度以上的计划、统计材料3人事管理类3.1本公司产生的人事管理工作文件材料3.1.1人才培养、管理工作的计划、规定、总结3.1.2人事工作条例、规定、细则、办法3.1.3机构、编制、干部任免的通知、花名册、各类人事年报表3.1.4干部职工安置、分配、招工、录干计划的通知3.1.5职工转正、定级、调资、退休、死亡、抚恤、享受知老补贴的通知3.1.6人事考核、职称评审材料3.1.7职工调动行政、工资介绍信、存根3.1.8干部职工培训、教育工作的安排意见、汇报、总结3.2上级单位制发的关于人事工作方面的文件材料3.2.1针对本公司需要贯彻执行的重要的3.2.2需要贯彻执行的一般性文件材料3.3同级单位制发的属于人事工作范围的文件材料3.4下级单位报送的属于人事工作范围的文件材料3.3.1重要问题的专项报告3.3.2年度以上的计划、统计材料4财务管理类4.1本公司产生的财务管理工作文件材料4.1.1本公司年度财务工作计划、总结、财务预算4.1.2本公司制定的财务管理制度、规定、办法等4.1.3清产核资、资产评估、资产划拨有关文件材料4.1.4财政预算内公司建设各种经费、补助、专项资金、配套资金的文件4.1.4.1重要的4.1.4.2一般的4.1.5有关国有资产管理的文件材料4.1.5.1重要的4.1.5.2一般的4.1.6审计工作形成的文件材料4.1.6.1重要的4.1.6.2一般的4.2上级单位制发的关于财务工作方面的文件材料4.2.1针对本公司需要贯彻执行的重要的文件材料4.2.2需要贯彻执行的一般性文件材料4.3同级单位制发的属于财务工作范围的文件材料4.4下级单位报送的属于财务工作范围的文件材料4.4.1重要问题的专项报告4.4.2年度以上的计划、统计材料5物业管理类5.1本公司产生的物业管理工作文件材料5.1.1接管验收文件材料5.1.1.1物业全面接管通知单、项目批准文件、用地批准文件；建筑执照、房屋产权证、房屋查勘记录；转让协议、合同；房屋勘丈平面图；组合计算表、计算公式等文件材料5.1.1.2房握土地固定资产清单、物业变更注销通知单、接管变史注悄物业回报单、房屋情况统计表、房屋设备设施清单、接管验收合格凭证、接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果等文件材料5.1.2业主管理文件材料5.1.2.1业主购房、入住通知单；单元验收单、业主公约、业主业户所交费用一览表、业主领房(钥匙)资料、装修管理规定等5.1.2.2业主手续办理单、入户资料签收单、业主房屋装修资料、住宅装修申请表、装修施工人员登记表等文件材料5.1.3业主自治管理文件材料5.1.3.1业主委员会章程、公约、合同和重大问题的决定5.1.3.2业主代表大会形成的文件和历届业主委员会名单5.1.3.3物业维修基金使用管理和业主的意见、建议及处理情况5.1.4物业管理服务文件材料5.1.4.1物业设备运行服务产生的文们材料5.1.4.2保安、保洁服务产生的文件材料5.1.4.3物业维修、更新费、财务管理形成的文件5.1.4.4有偿服务收费标准5.1.5投诉和处理文件材料5.1.5.1投诉处理程序5.1.5.2投诉处理意见5.1.6消防安全管理文件材料5.1.6.1消防管理制度、消防演习、火灾应急方案等文件材料5.1.7清洁绿化管理文件材料5.1.7.1清洁、绿化管理制度、绿化服务标准、绿化总平面图等文件材料5.1.7.2清沽、绿化整改文件材料5.1.8社区文化文件材料5.1.8.1社区文化活动、会所管理制度等文件材料5.2上级单位制发的关于物业工作方面的文件材料5.2.1针对本公司需要贯彻执行的重要性的5.2.2需要贯彻执行的一般性文件材料5.3同级单位制发的属于物业工作范围的文件材料5.4下级单位报送的属于物业工作范围的文件材料5.4.1重要问题的专项报告5.4.2年度以上的计划、统计材料6经营管理类6.1本公司产生的经营管理工作文件材料6.1.1经营决策性、经营管理的计划、总结、报告、统计等文件材料6.1.2履行经营管理合的检查报告等文件材料6.1.3房屋出售、出租文件材料6.1.3.1商品房出售合同、业主身份证复印件、商品房认晌书、商品房出售会签单、商品房用地面积表、公证书、产权证等文件材料6.1.3.2房超价目表、租赁合同、业主身份证复印件、业主委托协议书房屋调整协议书；降租、续租、退租协议、欠租、催交租金来往公函等文件材料6.1.3.3审理判决等文件材料6.1.4物资管理文件材料6.1.4.1物资管理制定、规定、台账等文件材料6.1.4.2其它一般性文件材料6.1.5计划统计文件材料6.1.5.1计划统计工作的总结、清示、报告及相关批复文件6.1.5.2计划统计工作的规定、年度统计报表、中长期报表、分析报告及各种合同协议等文件材料6.1.5.3计划统计工作会议文件及一般性文件材料6.2上级单位制发的关于经营管理工作方面的文件材料6.2.1针对本公司需要贯彻执行的重要性的6.2.2需要贯彻执行的一般性文件材料6.3同级单位制发的属于经营管理范围的文件材料6.4下级单位报送的属于经营管理范围的文件材料6.4.1重要问题的专项报告6.4.2年度以上的计划、统计材料附件3物业公司业务类文件材料归档范围和档案保管期限表类目序号归档范围保管期限永久长期短期1基本建设类1.1土建基础主体、土建打桩、土建钢结构、土建水、卫安装、土建通风与空调安装部分及竣工图等文件材料1.2土建电力安装部分、土建电梯部分、外端部分等文件材料、遗漏工程跟进表2设施设备类2.1供电设备文件材料2.1.1管理制度、刚位责任制、台帐、安装运行、设备测试；检查保养、运行记录、图纸等文件材料2.1.2事故处理情况等文件材料2.2电讯设备文件材料2.2.1管理制度、刚位责任制、台帐、安装运行、设备测试；检查保养、运行记录、图纸等文件材料2.2.2事故处理情况等文件材料2.3电梯设备文件材料2.3.1购买合同、备件清单、安装调试检验记录、移交书；电梯维护使用说明书、安装手册、安装图、线路图；维修保养合同和签报、电梯运行、维修记录；改装和报废的文件材料；电梯安装质监评定表、安全检验报告等文件材料2.4供水设备文件材料2.4.1购买合同；设备清单、安装调试检验记录、移交书；维修使用说明书、安装手册、安装图、线路图；维修保养合同、签报；运行、维修记录、改装和报废等文件材料2.5空调设备文件材料2.5.1购买合同；设备清单、安装调试检验记录、移交书；维修使用说明书、安装手册、安装图、线路图；维修保养合同、签报；运行、维修记录、改装和报废等文件材料2.6消防设备文件材料2.6.1购买合同；设备清单、安装调试检验记录、移交书；维修使用说明书、安装手册、安装图、线路图；维修保养合同、签报；运行、维修记录、改装和报废等文件材料2.7办公设备文件材料2.7.1购置合同、使用、维修说明书、合格证、质保书；使用、维修己录；开箱验收清单等文件材料2.8机械设备文件材料2.8.1设备购置申请、批复、设备购置合司、协议；设备装机图、零件图；设备安装使用维修说明书、设备电路图、设备测试安装记录；设备安全操作规程；设备合格证、质保书；设备运行、检修记录等文件材料2.9智能化设备文件材料2.9.1购置合同、租用文件材料、使用维修说明书；合格证、质保书；智能化设备使用维修记录；设备开箱验收清单；监控、通讯、自动办公系统网络图；有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘；水、电、电话、网络等用电收费记录等3维修维护类3.1房屋维修维护文件材料3.1.1制度、合同、申请单(报修单)、委托书、计划、批准文件；图纸、房屋维修记录、预(结)算文件3.2公共设施维修维护文件材料3.2.1制度、申请单、委托书；计划、批准、委托施工、维修记录；质量验收、更新(更改)等文件材料、图纸3.3设备维修维护文件材料3.3.1设备制度、申请单、委托书；维修维护计划、批准文件；维修维护质量验收文件；设备更新、改造形成的文件；设备维修、维护记录等4会计档案5声像档案5.1照片5.1.1党和国家、省级及公司领导视察本物业公司的照片5.1.2物业公司召开的重要会议和重大活动(事件)的照片5.2录音录像5.2.1业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像资料5.2.2创建全国、省、市、区示范物业公司的声像材料5.2.3物业发生事故和事故处理、获奖、文体活动及外事活动形成的声像材料5.2.4监控录像：主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和盘等，保存时间不少于1个月6实物档案(公司在经营活动中形成的反映公司工作的实物材料)6.1奖牌、奖杯6.2证书6.3纪念品附件4档案移交清单档案名称数量(卷、件)备注移交单位：_______(盖章)移交人：移交时间:年月日接收单位：_______(盖章)接收人：接收时间：年月日说明:设置在A4纸上,后面附上移交档案的目录附件5档案查借阅申请表申请人部门职务借阅时间批准人部门职务归还时间档案名称利用效益说明:设置在A4纸上-20-