公司自行编写的生产工艺文件,经总经理审批签署后交综合部档案管理员入库存档。
移交文件时,移交人应备有档案实体与目录,经档案管理员对照验收无误后方能办理移交登记手续。
C)档案管理专员应仔细检查文件材料就是否完整、齐全、签署就是否齐全、凡不符合规定要求者,有权拒
绝接收,并限期改正补交。
D)移交时,移交与接收文件方均应建立书面移交记录。
4)技术图书、期刊、标准的管理
公司购入的技术图书、期刊与标准,均属公司固定资产,应由综合部加盖行政专用章后登记、入库、领用、
借用、查阅应办理审批、发入登记手续。损坏、丢失应由责任人负责全价赔偿或购买新书。
5)技术,项目往来传真件
综合部收到技术文件后,下发到相应部门,相关责任人签收签字。同时保留复印件,按项目不同分类,待项目
结束后,各负责人将其保存的传真复印件整理装订后归档。
技术,项目往来电子邮件由公司指定接收人以及综合部邮箱管理员定期整理。每月将电子邮件交综合部统一刻制成光盘存档。
本行业其她公司宣传画册、样本、产品信息等文件,由综合部按《样本资料明细表》登记保管,使用人可
企业信息安全管理制度
查询使用,不得私自留存。
8)技术文件的复印
归档的技术文件确因工作原因需要复印时,须由使用人到综合部填写《资料复印申请表》经总经理批准后,
综合部指定人员复印后发放至使用人。
9)技术文件的借阅
A)借阅手续:各部门有关工作人员因工作需要借阅归档技术文件,应办理调阅手续,经部门负责人签
字,交公司领导批准后方可办理借阅手续。
B)借阅记录:档案管理员应有清楚、准确的借阅记录,包括借阅人、借阅资料名称、借阅时间、归还
时间、签字等。
C)借阅时间:一般最长不超过8个工作时,超过8个小时需在办理调档申请时特别说明。如员工因工
作原因经批准需要带出资料时,则其返回后一个工作日内归还。
D)归还要求:借阅的资料交还时,必须由经办人当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导,
同时应追究使用人的责任。
公司所有技术文件均应先由综合部专人登记入库后,经总经理批示后分发至相应部门负责人处,由
其向部门员工下发。各部门负责人应做好本部门技术资料的保密工作,若保管技术资料人员离职时
应向综合部交回相关的技术资料。综合部下发技术文件时,须由签收人签字确认。
6、质管部的安全处理措施如下
:
1)工艺文件的安全管理。
部门档案专员保管本部门的工艺文件。此文件用检验新工艺生产过程中各环节就是否存在质量不
合格的情况,若要进行生产过程检验
,在部门负责人授权下
,部门档案专员将工艺文件副本传阅给质
量管理工程师及部门其她管理人员
,质量工程师或其她管理人员根据工艺文件的标准
,对生产现场各
道工序施工工艺、方法、操作规程进行检查监督
,提出生产过程中的不合项,对不合格项进行跟踪验证。
生产
过程检验完毕后,质量工程师将工艺文件副本返还给部门档案专员
,最后由档案专员进行文件归档。
工艺文件
仅允许部门内部管理人员传阅
,不得借阅给其她任何部门及工人。
若部门管理人员借阅工艺文件后
,造成的文
件丢失,则借阅者承担相关责任。
2)验收图纸的安全管理。
验收图纸用检验生产完工后的产品就是否合格
,由部门档案专员保管。质量工程师借阅验收图纸
后,以此
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