甲方采购作业指导书
1.作业目的为降低工程建设的成本,尤其是材料设备采购价格,发挥集团采购的优势,保证工程质量,提高项目经济效益。
2. 主管岗位总工程师:掌握优先原则,批准采购计划,选定供货厂商。协管岗位总建筑师,总经济师:向总工程师在标准档次和价格范围等方面提供意见。主办岗位项目经理:编制采购计划,组织考察,谈判和协调工作。协办岗位土建工程师,设备工程师,成本控制:协助配合项目经理工作。
3．紧前工作条件施工图设计已经完成,材料设备清单确定。
4. 采购范围总包合同明确由总包方采购的材料设备以外,单项价值超过50万元的甲供或甲指乙定的材料设备。如:
4.1 土建材料:商品混凝土,商品砂浆,建筑门窗,外墙涂料,彩瓦,墙砖地砖,石材,全装修房的木地板,木门,内墙涂料等;
4.2 设备:暖通空调,水处理,变配电,母线槽,电缆,桥架,全装修房的卫生洁具,热水设备,厨房家具,厨房设备,家用空调等。
4.3 指定分包商:幕墙,电梯,安保,消防监控,智能化系统,机械车库等。
5. 采购优先原则在同等品质和相近价格的前提下供应商优先:与公司签订批量供货优惠协议的供应商优先,列入公司合格供应商和合格分包商信息库内的优先,合资优于民营,大厂优于小厂,同类产品的一家优于多家;产品优先:名牌优于杂牌;产地优先:国货优于进口,本地优于外地。
6. 作业描述
6.1 项目经理是本项作业的责任人,成本控制和现场工程师分别在商务和技术方面做好协助工作。
6.2 项目经理在开工后即需根据合同约定,施工图纸及施工进度计划编制材料设备采购计划,内容包括:材料设备名称、规格、标准、估算数量、预算控制范围,内部报批时间,订货和供货时间,供货商推荐名录等。编制时应听取成本控制,土建和设备工程师的意见,协商一致后报总工程师。单项采购报告应在采购计划的“内部报批时间”段内上报总工程师。
6.3 总工程师收到采购报告后应在一星期内对是否符合优先原则,在档次,功能,标准方面是否符合设计原意,是否允许超预算等方面逐项作出审核批复。报告叙述不清的退还重报,总工程师认为无把握批准的应亲自参加考察后决定,批复前应征求总建筑师和总经济师的意见并协商一致。
6.4 采购方式采取以下四种形式
6.4.1 直接指定符合批量供货优惠协议的材料设备,项目经理应紧扣优惠协议的条款与指定供货商谈判,成本控制岗位应会同投资监理进行的市场调查,比较同类产品的市场价格,保证确实享受到优惠。现场工程师应会同施工监理仔细核对产品的质量标准,技术性能,使用功能和售后服务条件,保证不因价格优惠而降低产品的品质。谈判到关键阶段,可请总工程师出场作最后拍板。
6.4.2 选择指定符合公司合格供应商信息库备案资料的材料设备,项目经理可选择其中2~3家分别谈判,按采购计划的审批意见择优选用。
6.4.3 组织招标除上述两项以外的采购项目由项目经理组织招标。
6.4 .
3.1 委托投资监理(工程质量监理应于协助)制订采购招标文件,内容应包括:投标公告或投标邀请书;投标人须知;投标书格式;技术规格、标准;货物量清单(由施工单位负责提供,投资监理复核);交货时间表(由施工单位提供);合同条款(一般条款和特殊条款);必要的附件、保证金格式等。采购招标文件须经项目经理审核。
6.4 .
3.2 项目经理通过网络或媒体负责组织对外发布采购信息,对申请投标人进行资格预审、组织考察,发放招标文件。
6.4 .
3.3 考察的重点是:企业生产规模和能力、生产技术与产品质量、产品市场占有率和知名度、管理体系、企业信誉和售后服务、资信水平等。考察的方法是:装饰性建材以考察生产地为主,设备以考察使用地为主。
6.4 .
3.4 项目经理负责组织在规定投标截止时间之前收集投标文件。
6.4 .
3.5 项目经理负责组织公司内外的专业人员对投标文件进行仔细分析、对比,分列投标人的报价、技术标准、质量管理、售后服务、社会信誉等,进行综合评价,筛选出有倾向意向的2~3家,并进行后续轮回的价格摸底谈判,并要求供应商提供产品封样。
6.4 .
3.6 总工程师对项目经理推荐的中标人选在听取协管岗位的意见后按照优先原则拍板。
6.4.4 直接采购同类产品总价在50万元以下的材料设备,由项目经理在投资监理和现场工程师的协助下,按照优先原则和货比三家原则直接向社会采购。
6.5 项目经理负责签订采购合同。明确采购数量、规格、质量标准、付款方式,交货时间地点与方式、验收地点和方法、产品质量保证、售后服务、多退少补,进口货物的海关证明文件,纠纷处理等条款。
6.6 为降低项目成本、减少项目组的工作量,除电梯、空调、厨卫设备外的其它材料设备宜采用甲指乙定的方式处理。即甲方经招标或谈判指定的供货商,最后由总包单位按照投标承诺或谈判结果与之签订由甲方直接付款的供货合同。
6.7 对于既提供产品又附带施工或安装的专业供应商,项目经理应在不损害甲方利益的前提下做好供应商和总包的协调工作,达成供应商和总包的配合协议和安全协议。
6.8 项目经理应指派现场工程师,工程监理和总包单位依据采购合同对进场材料设备进行验收。并由总包单位或安装单位妥善接收保管。对不符合质量要求的材料设备予以退货,并依据合同追究供货商的违约责任。
6.9 成本控制岗位应配合项目经理做好材料设备的成本核算工作,保证工程成本控制在目标范围以内。
6.1 0为发挥公司的集团采购优势,几个项目若在相近时间内采购同类型的产品时,应由总工程师召集各项目的项目经理召开联席会议,协调联合采购事宜,以降低采购成本和工作量。
6.1 1甲供材料设备在施工或安装过程中,项目经理应安排专人(通常为土建或设备工程师)负责催货,验收,交接,付款,缺少追加,多余退厂,余款结算等事宜。项目经理也可以经与总包单位协商总包管理费(或服务费),把接货,仓储管理和部分合同职任转移给施工单位。
6.1 2工程完工后,对产品和服务质量均感满意的供应商,项目经理有义务对其作出书面评价推荐给公司,在总工程师和协管岗位协商一致的前提下,将其信息输入合格供应商信息库。
6.1 3甲方人员在谈判,考察等采购过程中的差旅费用从项目管理费中支列,不准出席供应商安排的宴请和娱乐活动,不准收受礼品,不准贱买产品。如发现甲方人员有串通投标,哄抬贵卖,甚至受贿索贿等违纪违法现象,将受到严肃查处。
下载本文