F公司合同管理制度
1、 合同范围所有以__ __ 公司及其下属公司(含子公司、分公司、办事处)名义与其他企业、公司、个人签署的合同。合同的签订、变更、解除、终止均适用此合同管理制度。劳动合同不适用此制度。
2、 合同管理的流程:见附件一:流程图1;流程图2. 1) 以下合同按流程图1执行:买卖合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、供用电(水、气、热力)合同、委托合同、赠与合同、行纪合同、居间合同、运输合同、保管合同、仓储合同、技术合同。2) 以下合同按流程图2执行:市场部对外开拓的合作业务合同。
3、 合同管理部门(总公司总经办)的主要职责
3.1 制定具体合同的管理制度、办法
3.2 监督、检查有关部门签定、履行合同情况,定期向总经理报告。
3.3 宣传法律专业知识,总结推广合同管理工作经验。
3.4 审查合同,防止不合法、不完善的合同出现。
3.5 代表企业参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。
3.6 建立公司合同档案。
4、 合同承办人的职责
4.1 参与合同的商谈工作,提请公司有关部门审查合同。
4.2 依程序规定签订、变更、解除合同。
4.3 检查合同的履行情况。及时向公司有关部门通报合同在履行过程中所发生的问题,并提出解决问题的建议。
4.4 参加合同的协商、调解、仲裁、诉讼活动。
4.5 保管好已签署的合同及与履行、变更、解除、终止合同有关的文件,定期将合同复印件及相关资料送合同管理部门归档。
5、 合同管理注意事项
5.1 总公司各部门及下属公司合同承办人应本着平等自愿、协商一致的原则,参照总公司制定的合同范本与合作方进行协商,将与合作方协商的内容作成合同初稿上报总公司审查。
5.2 所有总公司各部门及下属公司拟签署的合同必须按流程上报审查批准后方可执行,不得擅自签署合同。否则,所产生的责任将由有关责任人承担。如有特殊情况,呈请总经理批准。
5.3 各下属公司必须明确一名合同责任人,并将该责任人的名单报总公司总经办,负责合同管理、设立合同档案专柜工作,合理保存所有公司签订、变更、解除合同的所有资料。合同责任人职责之一是检查合同的履行情况,及时向公司有关部门通报合同在履行过程中所发生的问题,并提出解决问题的建议。如发生仲裁、诉讼事件必须马上报告总公司法律顾问。
5.4 各下属公司已经签署或拟签署的合同,原则上须以各下属公司名义签署,已经签署的合同须进行改签的工作,禁止以个人或其他单位的名义签署合同。
5.5 总部各职能部门的职责:认真、全面负责合同及相关项目的审查。对合同及相关项目内容,有权提出意见和建议。如发现合同及相关项目存在隐患、风险,应及时提出并要求修改或履行否决权。
5.6 为防止产生纠纷,避免不必要的损失,所有中总公司及下属公司签订、变更、解除的合同必须要形成书面文字材料,不能凭个人意愿只形成口头协议。
5.7 各下属公司合同责任人须每月5日前将上月签署的合同复印件传真总公司合同管理部门归档,并填写《__ __ 公司合同档案表》以E-MAIL方式一并上报备案,下属公司保存合同原件存档备案。总公司签署的合同原件直接送交总公司合同管理部门。
5.8 附件二:合同审查表、参谋决策表、__ __ 公司合同档案表收银制度
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