1.0目的
1.1 本规程规范仓库管理工作,确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。
2.0适用范围
2.1 本规程适用于公司本部及下属各管理处的仓库管理工作。
3.0职责
3.1 公司采购员负责物品的采购工作。
3.2 仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理和库存物品的保管。
3.3 公司财务会计负责物品的核算。
3.4 公司财务部经理负责仓库管理工作的监督。
4.0管理工作要点
4.1 库存物品的限额标准
4.1.1 日常消耗物料的库存限额:
a) 一般为每月平均消耗量的
1.2 倍;
b)特殊情况另行处理。
4.1.2 常备的零件物品的库存限额:
a)一般为每月平均消耗量的
1.5 倍;
b)特殊情况另行处理。
4.2 物品采购的申请
4.2.1 仓库管理员原则上应在每月25日前根据仓库实际库存量,编制下月物品采购计划。
4.2.2 当仓库物品低于规定的库存限额时,应及时填制所需物品的采购计划。
4.2.3 仓库中无储存的零星、应急物品由使用部门负责人填制采购计划。
4.2.4 仓库管理员应在每月28日前将采购计划交公司财务部经理审核。
4.2.5 公司财务部经理依据下列内容审核:
a)仓库实际库存量;
b)当月实际消耗量;
c)库存物品的限额标准;
d)下月预计消耗量;
e)下月资金预算。
4.2.6 财务部经理审核:
a)采购计划不合理的,应及时予以调整申购计划;
b)采购计划合理的,财务部经理应在财务审核栏内签署姓名、日期。
4.2.7 采购计划在每月30日前报公司总经理审批。
4.2.8 总经理审批同意后,交采购员按照相关规定进行采购。
4.3 物品的验收程序
4.3.1 物品验证的要求:
a)每次采购物品单位数量少于10个的,要求100%抽样验证;
b)每次采购物品单位数量多于10个的,要求10%-50%验证;
c)采购物品必须具备合格证,特别对批量购买的物品必须要验证物品的合格证,物品合格证由仓管员保存;
d)对目测无法验证的物品,必须使用相关工具协助验证;
e)物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的内容相符;
f)仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交财务部保存、备查。
4.3.2 物品验证的方法
a)物品包装的验证:
-物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;
-注意核对物品外包装上的生产日期及有效期。
b)物品质量的验证:
-仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形;
-验证铁制品时,应注意物品有无锈迹;
-转动物品连接部分,检查其转动是否灵活,有无大的磨擦声;
-检查物品接口部分,看连接处有无松动、滑丝现象;
-验证物品质地是否符合购买要求;
-检查物品附属件是否齐全。
C)物品性能的验证:
-应对物品的机械部分应反复试动,检查其灵活性、准确性;
-验收具有弹性的物品时,应对物品反复伸缩或弯曲,一般情况下,合格品应回复或基本回复原状;
-验收电器物品时,应使用万用表测试。
4.4 物品的入仓程序
4.4.1 物品的入仓程序:
a)采购员原则上应在物品采购回来的当日,将物品送交仓库验收,特殊情况不能在当日入仓的,应报财务部经理批准后另行处理;
b)如采购员通知物品供应商送货上门,采购员应陪同供应商一起到仓库验货;
c)仓库管理员应对符合购买计划的物品进行验收;
d)经验收合格的物品,仓库管理员应开具《进仓单》,登记仓库物品明细账,并将物品分类存放;
e)仓库管理员应根据当天的物品验收单,及时登记物品明细账;
f)仓库管理员应在每月6日、16日、26日,将《进仓单》汇总后,交财务会计进行账务处理。
g)拔到部门或管理处直接使用的开具《物资直接单》,经使用部门经理签名后,由使用人直接领用。
4.4.2 退回物品的入仓程序:
a)相关人员将未使用完的物品送到仓库;
b)仓库管理员应根据核查结果,进行验收:
―合格品,填写《进仓单》,在备注栏内填写“退回物品入库”字样,存入合格品存放区内;
―不合格品,存放在不合格品区等待处理。
c)仓库管理员应在每日下班前,根据退回物品《进仓单》,登记仓库物品明细账,以10天为一期送财务会计进行相关的账务处理。
4.4.3 设备工具的入仓程序:
a)新采购的工具按物品的入仓程序执行;
b)以旧换新的设备工具入仓程序:
― 经办人应凭其所在管理处主任签名确认的《工具借领单》到仓库办理旧工具入仓手续;
― 仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续,发给新工具,同时在使用《工具登记卡》上由经办人签名确认;
c)退还的设备工具入仓程序:
― 仓库管理员根据使用人的《工具登记卡》上的项目,逐项清点退还工具;
― 仓库管理员对退还的工具进行验收;
― 仓库管理员应在《工具登记卡》上登记,并由使用人所在部门负责人签名确认后存档。
d)借用工具入仓程序:
― 工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净;
― 仓库管理员根据设备工具的领用记录,进行验收;
― 仓库管理员应及时在《工具登记卡》上登记。
4.5 仓库物品的存放管理
4.5 .1 物品存放仓库的自然条件:
a)有通风设备;
b)光线充足;
c)面积宽敞。
4.5 .2仓库物品的存放分类:
a)易燃、易爆与挥发性强的物品;
b)吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易损物品;
e)食品类。
4.5 .3 物品存放仓库的区域划分:
a)合格物品存放区;
b)不合格物品存放区;
c)待检物品存放区。
d) 处理物品存放区
4.5 .4 仓库区域划分的方法:
a)在货架上标识并隔离;
b)划线挂标牌。
4.5 .5 仓库物品的存放要求:a)易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放,存放时应注意:
―周围无明火、远离热源;
―摆放在地下;
―配备灭火器;
―保持包装完好;
―库房结构坚固,门窗封闭牢固;
―库房门内开。
b)吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时:
―用经过防水处理的货架放置;
―放在干燥的地上或货架上;
―配备防潮通风设施。
c)常用工具、材料和配件等:
―不规则物品,用盒或袋装好后摆放;
―规则的物品整齐的摆放在货架或地上;
―体积较大、体重较轻的可靠墙上放或挂在墙上。
d)易碎易损的物品:
―体积较小或瓶装物品,放置货架的底层、整齐的摆放在地上;
―体积较大的,应靠墙立放,放置上方不悬挂物品;
―放置位置有胶垫。
e)食品:
―放置在经过防水处理的货架上;
―配备通风、防潮设施。
4.6 仓库物品的领用管理
4.6 .1 物品领用程序:
a)物品领用人应凭其所在管理处经理签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续;
b)仓库管理员根据《领料单》上所列品种,逐一发放;
c)仓库管理员根据《领料单》内容登记仓库物料发放明细登记;
d)仓库管理员以10天为一期,将《领料单》汇总后交财务会计核对,并进行相关的账务处理。
4.6 .2工具的领用管理:
a)工具使用人应凭其所在管理处经理签名确认的《领料单》到仓库领用工具;
b)仓库管理员应根据使用人《工具领用卡》的记录,核对原卡上的领用工具是否有重复现象:
― 如经核对,已有领用记录,但没有报废或其他处理记录,仓库管理员应拒绝发放;
― 如经核对没有该工具的领用记录,将工具发放给领用人后,并在《工具领用卡》上登记。
c)仓库管理员以10天为一期,将《领料单》汇总后交财务会计核对,并进行相关的账务处理。
4.6 .3 借用工具的领用程序:
a)凡因工作需要借用工具的人员,应凭其所在管理处经理签名确认的《工具借领单》,到仓库办理工具借用手续;
b)仓库管理员根据《工具借领单》,与仓库建立的借用工具登记卡核对无误后发放;
c)仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。
4.7 仓库物品报废的管理
4.7 .1报废的标准:
a)物品到有效期;
b)客观原因造成物品工具已无使用价值的;
c)按其他有关规定需报废。
4.7 .2 物品报废的程序:
a)报废物品经办人凭其所在管理处经理签名确认的《物品报废单》到仓库办理物品报废手续;
b)仓库库存的物品报废,由仓库管理员负责填写《物品报废单》;
c)仓库管理员准备好报废物品的有关原始资料:
―入库时间;
―物品性能介绍;
―使用时间;
―使用说明;
―其他有关资料。
d) 公司财务部经理,应组织相关人员验证;
e)报废物品交总经理经理审批;
g)仓库管理员根据审批意见,将报废物品的相关财务资料交财务会计核对并进行相关
的账务处理。
4.8 仓库物品的清点
4.8 .1 每月25日前,仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点。
4.8 .2 根据清点结果,填写《库存物品盘点表》。
4.8 .3 仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对:
a)经核对无误的,仓库管理员应根据当月发生的入库单及出库单,编制《库存物品进、耗、存表》,同时编制下月采购计划;
b)如经核对有误:
― 实物多于账面余额的,报财务会计进行账务处理;
― 如实物少于账面余额的,原则上视具体情况依据公司相关规程处理。
4.8 .4 仓库管理员应在28目前将当月《物品盘点表》、《采购计划表》报送公司财务部。
4.8 .5 公司财务部主管会计组织会计人员于每月25-31日对仓库物品进行抽样或全部核对,并于当月31日前将核对结果报财务部经理。
4.9 仓库物品管理资料的保管
4.9 .1 财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记簿,并进行账务处理。
4.9 .2仓库物品管理的财务资料交财务部经理审核无误后,加密在管理处财务期保存。
4.1 0 仓库物品的管理情况,作为财务部相关人员、仓管员职效考评的依据之一。
5.0引用文件和记录表格
5.1 《物品报废单》
5.2 《工具登记卡》
5.3 《库存物品进、耗、存表》
5.4 《物品进仓单》
5.5 《物品出仓单》
5.6 《库存物品盘点表》
5.7 《物资直拔单》
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