某公司文档资料统一管理的制度
一、档案资料的管理规定
1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。
2. 由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。
3．各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。
4. 所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。
5. 图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。
二、 文档资料的主要范围
1、 公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;
2、 公司的各种规划、计划、总结等资料;
3、 各部门例会和重要会议的会议纪要;
4、 员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;
5、 员工提案、述职报告等文字材料。
三、 文档资料的调用原则及规定
1、 调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。
2、 调用本部门文档,须经本部门经理申批。
3、 调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。
4、 未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。
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