门业制造公司档案管理办法
第一条 公司档案由行政部统一管理,专业档案可由各部室负责,但档案清单须定期送行政部备存,并接受公司指导监督。
第二条 公司档案按以下分类:音像资料、相册、表格、ISO文件、制度、公文、传真、通告、剪报、文件、备存资料、人事档案等。
第三条 档案资料的收集、整理、存档依照企业名称(规范化缩写)、文种、时间、编号、机密级别依次顺序编排进行分类,格式为:()[ ] ()── ────-------企业名称 文种时间编号机密级别(缩写)
第四条 文件、材料归档的范围
一、部门的文件材料
(一) 公司、行业主管部门、职能部门颁发或下达的正式文件、材料和会议文件;
(二) 职能部门下发的与公司业务有关的行业管理的规章制度、文件;
(三) 部门正处级以上领导来公司视察、检查工作所形成的文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等);
(四) 市级以上新闻媒体有关公司的报道材料;
(五) 行业主管部门印发征求意见或传达讨论的各种重要文件、材料。
(六) 经行政部经理以上领导审阅批准要求归档的各类行业文件、材料、报道材料;
(七) 、知名人士的题字和牌匾等。
二、 公司内部的文件材料
(一) 公司股东会、董事会及对外投资企业所形成的决议、纪要、记录、章程等所有权益证明材料;
(二) 公司向行业主管部门、职能部门的请示、报告、各类函件及上级的批复件;
(三) 公司对外发送的一切具有法律效力的正式文电和法定代表人对外签署的各类文本资料;
(四) 公司对外签订的有关合同、协议、契约、意向书、基建图纸等;
(五) 各类资产类权证、工商证照等;
(六) 公司主持召开的有公司以外企业、部门参加的各种会议和公司主持召开的各类重要会议文件、会议记录及有保存价值的音像材料;
(七) 公司领导同志外出参加各种会议带回的文件、材料及他们参加外事、外经活动等形成的文件、剪报、照片等材料,经行政部经理审核须归档的;
(八) 公司出版、编辑的各类出版物,收到或发出的重要贺电、贺信等;
(九) 公司的年度工作计划、总结、各种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、重要文件登记本等;
(十) 企业的成立、合并、撤消、变更、历史沿革;(十一)公司制发的各种印章的印模、用章登记本、印信启用;(十二)组织机构、人员编制、大事记、主要活动的剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等;(十三)公司建设项目资料,包括批文、征地、规划、施工和竣工图纸、文件、大中型设备资料;(十四)干部任免、调配、名册、报表;员工招聘、录用、定级调资、退职解聘开除、员工社保等文件资料;(十五)公司的财产、物资、档案、印章等交接清单和责任书;(十六)经处理的重要来信。
第五条 密级:
一、机密文件(A级文件):公司章程、股东会、董事会纪要、决议,合同、各类证照、总经理会议纪要、A级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、重要批文、企业历史文献。
二、 普通文件(B级文件):除A级外的文件均属B级。
第六条 文件、材料归档的办法与时间
一、凡属公司的A级档案,对外签订、发送的A级材料,随时由行政部归档;
二、 公司的其他会议纪要和行政部的各类会议记录,由会议主办处每半年向行政部归档一次;
三、 公司法人的材料由行政部在当年第一季度归档上一年的文件、资料、照片。
四、 公司与其他单位的联合行文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复印件;
五、 各部(室)自行立卷归档的档案,应在当年第一季度内向行政部移交上一年的档案目录和案卷。
第六条 归档资料必须准确做好文件索引,案卷按机构、年代排列,永久与长期(16-50年)、短期(15年以下)分别组卷,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号;卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。由于公司系统成立才几年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七条 原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,附页说明原件所在处及不能存留原件的原因,并视同正式文件妥善保管。
第 案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;用钢笔书写,字迹端正。
第九条 注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
第十条 每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
第十一条 借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经各部室负责人,财务资料同时须经财务负责人签字后到行政部办理借阅手续。A级档案须由公司法人或其授权人批准方能借阅;B级档案由行政部负责人批准借阅。
第十二条 装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
第十三条 查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,将追究当事人责任;如确需复印、摘抄等须经有权审批人批准后方可。
第十四条 查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
第十五条 对摘抄卷内档案,应按档案级别经有权审批人同意,对摘抄的材料应进行审查、签章。
第十六条 档案的销毁须在行政部负责人领导下,组织相关人员对档案进行鉴定,销毁失去保存价值的档案须由参与鉴定人员提出意见,登记造册,经总经理批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁档案记录上签字。附相关表单:
1.档案收件单;
2. 档案借阅单;
3．档案销毁登记表。
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