E地产开发项目成本档案管理作业指引
一、目的为规范成本档案管理,现结合成本管理的实际情况,制定本管理办法。
二、 范围本管理办法适用于E地产__ __ 区域事业部下属各开发项目成本管理部。
三、 职责
3.1 事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2 项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
四、 方法与过程控制
4.1 总则
4.1.1 成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一,不同载体(纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3 成本档案(书面纸张资料)分为三类,即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类;工程成本类在分类时,还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。
4.1.4 成本档案必须具备可复查性,对每项工程,以合同为主线进行存档。首先,对于每份《工程合同本》,必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其 ,并合在一起存档,同时做好相互对应的编号链接标识;而后,将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准,就以个人名义私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职,则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分,不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7 成本管理应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识,熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务,对工作认真负责、细致耐心。
4.2 主要成本档案的组成及其管理办法
4.2.1 工程合同资料
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1.1 资料组成A已竣工项目的完整的合同文本,包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。B正在开发项目的合同文本。C成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。
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1.2 资料管理A 使用专用档案盒,按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档,档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单。B 对每项工程,以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为 ,合在一起存档,同时作好相互对应的编号链接标识,以便于工作快速复查。C 《工程合同审批表》统一采用NC审批打印稿。D 合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)是由公司办公室保管,成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件(复印件存档,需加盖办公室的专用章以示确认)。E 其他有关规定,结合《合同管理办法》执行。
4.2.2 工程预结算资料
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2.1 资料组成A 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。B 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。C 成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2 .2资料管理A 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B 《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式三联,第一联办公室存档,第二联成本管理部存档,第三联工程管理部存档。C 一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。D其中的计价依据又包括:材料价格(指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。E 编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为 ,可分职能部门、分类别进行保管,但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。F 使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。G不同载体(各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器)的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。H对于项目竣工结、决算书,在完成其书面纸张资料归档保存的同时,还须将其电子文档该录成光盘,或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档"打包"并上传至服务器,以方便保存与使用。I 其他有相关规定,结合《工程预、结算管理办法》执行
4.2.3 工程变更与现场签证资料
4.2.3 .1 资料组成A 已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。B 正在开发项目的工程变更、现场签证资料。C 成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3 .2资料管理A 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B 《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式四联,第一联项目部存档,第二联施工单位存档,第三联成本管理部存档,第四工程管理部联存档(四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章);《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。C 使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
4.2.3 .3其他有关规定,结合《工程变更与现场签证管理办法》执行。
4.2.4 工程招投标资料
4.2.4 .1资料组成A 已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)、工程投标资料(主要是中标单位的)。B 正在开发项目的工程招投标资料。C 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。
4.2.4 .2 资料管理A 以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。B 《定标签报》及《采购委员会会议纪要》统一从EIP办公平台打印,办公室、成本管理部及工程管理部各存一份。C项目招投标资料(评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。D 但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料,成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。E 其他有关规定,结合《工程招标管理办法》执行
4.2.5 制度类文件
4.2.5 .1文件组成A国家及当地工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。B集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。C本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
4.2.5 .2文件管理A 成本管理制度要求在公司网站的相应"管理制度"栏中或网络驱动器中存放(有关部门颁发的法规文件可除外),以便网上查询。B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,装订成册(活页形式,可及时更新),以便书面查询、使用。
4.2.6 其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责,分类保管。
4.3 成本档案管理的其他规定
4.3.1 归档与立卷
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1.1 项目立项后,资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划,设定阶段性归档的时间,按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求,就每个环节上形成的技术经济文件资料,随时加以收集,并存放于事先准备好档案盒中,以备整理。
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1.2 对工程造价影响较大的文件资料需原件存档,复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
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1.3 在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷,以合同为主线、以项目为单位进行立卷,一个项目的文件资料应立成一卷或数卷,一卷即装成一个档案盒。
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1.4 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号,并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
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1.5 卷内文件资料的排列次序为;开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
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1.6 每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案;各类档案必须固定存放在卷柜内,排列方法为自左至右,从上到下。
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1.7 对立好的案卷,成本档案管理员应定时进行检查,对不符合要求的应及时予以完善或返工
4.3.2 编目与装订
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2.1 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写。第一列顺序号,以文件资料排列先后顺序逐件填写;第二列字号,填写文件资料制发部门的发文字号;第三列责任者,填写对文件资料的着名者,即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名,即文件资料标题,一般应照实抄录:没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加"[ ]"以示区别:第五列日期,文件资料的形成时间;第六列页号,填写文件资料起止页号。
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2.2 档案案卷装订的基本要求:在建工程的档案做活页装订;己竣工工程的档案做固定页装订。装订时,去除文件上的金属物;破损和褪色的文件材料,应进行修补成复制;文件资料应使用A4大小纸张,装订部分过窄或有字的,用纸加宽装订;纸面小的,加贴在标准的A4纸上;卷内文件资料,一般不超过二百页为宜,超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订;装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐,不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读;文件资料字迹难以辨认的,应附抄件并加以说明。
4.3.3 保管与使用
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3.1 归集、接收成本档案,档案管理员必需认真检验,并办理好登记、交接手续。
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3.2 成本档案要求集中存放于部门档案柜,由档案管理员管理,部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。
4.3.3 .3成本档案保管必须做到七防,即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
4.3.3 .4在现阶段,保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废,须保存;保存期超过十年的成本档案如需销毁,须经公司及总部的主管部门、领导的批准。
4.3.3 .5对易褪色、易磨损的图纸、材料等,档案员要进行定期检查,档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷,可制作副本借阅,以加强对正本的保存。
4.3.3 .6为维护成本档案的真实性与安全性,任何人未经批准,不得擅自涂改成本档案;每天下班要锁好档案柜。
4.3.3 .7如因工作需要,公司内有关部门或人员借用成本档案时,须填写《成本档案借阅登记表》(见支持文件一),经部门或公司负责人(一股由成本管理部经理批准,重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准)批准后方可借阅;档案管理员负责档案的借阅经办工作,办理档案借阅的登记手续,在借阅人归还档案时,还应负责检查档案的完好情况,借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回井检查完整情况,如发现遗失,需在《成本档案借阅登记表》的"备注"栏加以注明,追究借阅者责任。
4.3.3 .8在与公司之外进行学习交流时,在维护成本档案的机密性的同时,还要注意双方应进行对等交流。
4.3.3 .9公司正常开展的审计、工作检查,则成本管理部须全力配合,井做好资料借阅的登记、回收工作。
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3.1 0应建立成本档案台帐,以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况,档案人员还要做好统计工作,统计数据以原始数据为准,以便输入计算机,充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。
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3.1 1各项目成本管理部务必严格执行本管理办法,在执行过程中,如与实际情况有不适合之处,各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示,报事业部经济合同部核实,经分管领导批准后方可实施。
5. 文件
5.1 《工程成本档案借阅登记表》借阅日期借阅部门/人文件资料名称数量借阅期限借阅用途档案管理员审批人签名归还
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