集团公司办公用品管理规定
第一条 物品分类
(一) 按资产的价值大小和摊销方式,将办公用品分为以下三类:
1.固定资产类:如计算机、打印机、传真机等。
2. 低值易耗品类:如办公桌椅、计算器、台灯、电话机等。
3．机物料消耗类:
(1) 纯消耗类,如打印纸、便笺、信封等;
(2) 可以旧换新类,如笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等。
第二条 办公用品的请购
(一) 请购要求:采购应由归口管理部门申请,经该部门总经理、供应部总经理、库房采购管理中管理员三方签字后交供应部采购。
(二) 审批权限:
1.集团总部:价值在300元(含)以下的办公用品请购由部门总经理审批;300元以上的办公用品须报董事长审批;
2. 分(子)公司:价值在 元(含)以下的办公用品请购由分(子)公司总经理审批; 元以上的办公用品须报董事长审批。
第三条 办公用品的管理
(一) 库管人员根据一般需求状况及时补充库存物品以保持最适宜库存量。
(二) 库管人员遵循先入先出法,即先入库的办公用品先出库使用。
(三) 库管人员定期对库存物资进行盘点,核对数量及金额。
第四条 出库
(一) 各部门于每月预算批准后第二天方可领用本部门办公用品。
(二) 各部门凭有本部门负责人签字的出库单,经由库管人员审核及行政部负责人签字后方可领取所需物品。
(三) 库管人员应按核定的办公用品费用标准严格把好领用关,不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。
(四) 为控制成本,笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等物资的领用,执行以旧换新的制度,请各部门保管好相应的废旧物资。
(五) 出库物品的费用划归各部门。财务部与行政部将不定期对各部门物资使用情况进行检查。各部门应本着节约的原则合理使用各项物资。一旦发现有不合理使用的情况,责任人按物资原价赔偿;同时,总经办将视情节轻重给予相应经济处罚或行政处分。
第五条 办公设备的维护
(一) 明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(二) 所有设备必须明确专人专责专管,严禁任何人随意使用。。
(三) 注意办公设备的安全、卫生、定期保养及每次使用的极限。
(四) 设备发生故障,应立即与行政部或办公室人员联系。若设备需维修,由行政部或办公室人员联系专业维修商上门修理。如需将设备外移修理,必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室。重要办公设备,不得任意外修。
(五) 严禁将办公设备用于处理私人事务。
第六条 资产的借出
(一) 资产借出经办人须凭《资产借用申请单》至相关部门资产管理员处借用资产。《资产借出申请单》须注明借用资产名称、借用事由、借用周期、经办人,经借用部门负责人签字后生效。
(二) 资产借用经办人征得资产所有部门同意并填写《资产借出登记表》后方可借出资产,《资产借出登记表》包括借用部门,借用资产名称、品牌、规格型号、状况,借用日期,计划归还时间及经办人。
(三) 借用资产应在计划归还时间内归还,若遇特殊情况,无法于计划归还时间内归还,须及时与借出部门资产管理员联系,经资产借出部门同意后,办理续借手续,在备注栏中加以注明续借时间。
(四) 资产使用结束后应立即归还,未经借出同意不得转借其他部门或人员。
(五) 资产使用结束后须至资产借出部门的资产管理员处办理资产归还手续,在《资产借出登记表》中填写归还日期、资产状况及经办人。
(六) 借出资产发生损坏或遗失的,由相关责任人照价或折价赔偿。
第九条 物品分类
(一) 按资产的价值大小和摊销方式,将办公用品分为以下三类:
1.固定资产类:如计算机、打印机、传真机等。
2. 低值易耗品类:如办公桌椅、计算器、台灯、电话机等。
3．机物料消耗类:
(1) 纯消耗类,如打印纸、便笺、信封等;
(2) 可以旧换新类,如笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等。
第十条 办公用品的请购
(一) 请购要求:采购应由归口管理部门申请,经该部门总经理、供应部总经理、库房采购管理中管理员三方签字后交供应部采购。
(二) 审批权限:
1.集团总部:价值在300元(含)以下的办公用品请购由部门总经理审批;300元以上的办公用品须报董事长审批;
2. 分(子)公司:价值在 元(含)以下的办公用品请购由分(子)公司总经理审批; 元以上的办公用品须报董事长审批。
第十一条 办公用品的管理
(一) 库管人员根据一般需求状况及时补充库存物品以保持最适宜库存量。
(二) 库管人员遵循先入先出法,即先入库的办公用品先出库使用。
(三) 库管人员定期对库存物资进行盘点,核对数量及金额。
第十二条 出库
(一) 各部门于每月预算批准后第二天方可领用本部门办公用品。
(二) 各部门凭有本部门负责人签字的出库单,经由库管人员审核及行政部负责人签字后方可领取所需物品。
(三) 库管人员应按核定的办公用品费用标准严格把好领用关,不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。
(四) 为控制成本,笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等物资的领用,执行以旧换新的制度,请各部门保管好相应的废旧物资。
(五) 出库物品的费用划归各部门。财务部与行政部将不定期对各部门物资使用情况进行检查。各部门应本着节约的原则合理使用各项物资。一旦发现有不合理使用的情况,责任人按物资原价赔偿;同时,总经办将视情节轻重给予相应经济处罚或行政处分。
第十三条 办公设备的维护
(一) 明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(二) 所有设备必须明确专人专责专管,严禁任何人随意使用。。
(三) 注意办公设备的安全、卫生、定期保养及每次使用的极限。
(四) 设备发生故障,应立即与行政部或办公室人员联系。若设备需维修,由行政部或办公室人员联系专业维修商上门修理。如需将设备外移修理,必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室。重要办公设备,不得任意外修。
(五) 严禁将办公设备用于处理私人事务。
第十四条 资产的借出
(一) 资产借出经办人须凭《资产借用申请单》至相关部门资产管理员处借用资产。《资产借出申请单》须注明借用资产名称、借用事由、借用周期、经办人,经借用部门负责人签字后生效。
(二) 资产借用经办人征得资产所有部门同意并填写《资产借出登记表》后方可借出资产,《资产借出登记表》包括借用部门,借用资产名称、品牌、规格型号、状况,借用日期,计划归还时间及经办人。
(三) 借用资产应在计划归还时间内归还,若遇特殊情况,无法于计划归还时间内归还,须及时与借出部门资产管理员联系,经资产借出部门同意后,办理续借手续,在备注栏中加以注明续借时间。
(四) 资产使用结束后应立即归还,未经借出同意不得转借其他部门或人员。
(五) 资产使用结束后须至资产借出部门的资产管理员处办理资产归还手续,在《资产借出登记表》中填写归还日期、资产状况及经办人。
(六) 借出资产发生损坏或遗失的,由相关责任人照价或折价赔偿。
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