物业管理公司印章管理标准作业规程
(五)
1.0目的规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。
2. 0适用范围适用于物业管理有限公司各类印章的管理。
3. 0职责3.1总经理负责公司印章用印的审批并承担审批责任。
3. 2部门负责人负责部门印章用印的审核并承担审核责任。
3. 3行政部主管负责公司及管理处印章的刻制、发布、废止、监督管理,保管公司印章并承担相应的责任。
3. 4财务部主管负责财务专用章的管理并承担管理责任。
3. 5管理处主任负责管理处印章用印的审批并承担审批责任。
4.0程序要点
4.1印章刻制。
4.1.1部门主管提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求。
4.1.2行政部审核印章图案是否美观及合法,要求是否符合规格。
4.1.3总经理审核后,加注审核意见。
4.1.5行政部登记并安排刻制:a)行政部依据以上审批程序拟出刻制公章证明文件;
b)行政部主管审批并安排刻制。
4.1.6行政部将印章登记在《公章印模登记表》内,并将印章交给相关部门保管。
4.2借用。
4.2.1 部门提出书面借章申请。
4.2.2 部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不携带出公司。
4.2.3 总经理审批。
4.2.4 行政部收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记。
4.2.5 公章必须在归还日期前完好地交还行政部。
如果超时归还,需附书面说明并由部门主管确认后报行政部备案。
4.2.6 财务部携带公章出公司时,由财务部直接报总经理办理审批手续。
4.3损坏、丢失处理。
4.3.1 印章丢失后,必须立即书面写出报告,部门主管审核确认后,报行政部登记。
4.3.2 行政部及时将报告转给总经理,总经理审批意见,由行政部予以备案,须予以登报声明的由行政部办理。
4.3.3 行政部按《行政奖罚标准作业规程》对责任人予以行政处罚。
4.3.4 使用部门提出重新刻制申请,并经审批、刻制。
4.3.5 使用部门交还旧印章至行政部并领取新印章(丢失的直接领取)。
4.3.6 行政部核对,收回旧章并登记。
4.4印章的废止。
4.4.1相关部门提出废止印章意见书。
4.4.2总经理审批。
4.4.3行政部发出收回废止印章通知并派专人收回。
4.4.4 行政部核对废止章,记录归档。
4.5印章的保管。
4.5.1 印章由行政部专职人员保管,财务部印章由财务部专职人员保管。
4.5.3 印章必须统一放置于专用保险柜内。
4.5.4 用印前必须履行用印手续。
5.0记录
5.3《公章印模登记表》。
5.4《借用公章登记表》。
5.5《废止公章登记表》。
6. 0相关支持文件
6.1《文书管理标准作业规程》。
6.2《行政奖罚标准作业规程》。
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