佳园物业管理有限公司档案资料管理规定根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。
2. 保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。
3. 文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。
4. 定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。
5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。
6. 管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。
7. 往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。
8. 管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。
9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。
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