物业管理公司档案管理标准作业规程
(五)
1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2. 0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。
3. 0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
3. 2行政部主管监督档案管理的实施工作。
3. 3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的编号。
4.1.1公司编号为:CSHY
4.1.2部门编号:a)行政部编号为:b)人力资源部编号为:RLb)财务部编号为:CW;
c)管理部编号为:GL;
d)工程维修部编号为:GC;
e)市场拓展部编号为:SCf)品质督察部编号为:P;
4.1.3年份编号:引用年份序号2022、2022、2022……
4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取三位有效数字-00
1、002、003……
4.2档案的分类。
4.2.1 区分全宗,按问题分类法划分,全宗可分为以下八类。
a)业主档案,包括:--经业主签署后的《业主公约》;
--经业主签署后的《消防安全责任书》;
--《业主家庭情况登记表》;
--《钥匙领用登记表》;
--《业主证领用登记表》;
--《业主入住验房表》;
--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料;
--《违章处理通知单》及处理结果资料;
--业主的有关证件复印件;
--业主产权确认登记(产权证书);
--其他应保存的业主资料。
b)工程档案,包括:--物业产权资料(项目开发批准报告;
规划许可证;
投资许可证;
土地使用合同;
建设工程开工许可证;
用地红线图等);
--综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;
建设工程竣工验收证书;
建设消防验收合格证;
公共配套设施综合验收合格书;
供水合同;
供电协议书、许可证;
供气协议书、许可证;
有线电视合格证;
通信设施合格证;
电梯准用证等);
--施工设计资料(地质报告书;
全套设计图纸;
图纸会审记录;
设计变更通知单;
工程预决算报告书;
重要的施工会议纪要;
隐蔽工程验收记录;
沉降观测记录;
其他可能会影响将来管理的原始记录等)。
--其他应保存的工程资料。
c)设备档案,包括:--设备台账;
--设备出厂合格证;
--设备使用说明书(要求中文);
--设备安装、调试报告;
--保修卡、保修协议;
--设备运行记录;
--设备维修、保养记录;
--设备更新改造记录;
--设备管理制度;
d)物业管理运作档案,包括:--公司管理运作档案(物业接管记录;
对外经营记录;
质量体系文件;
行政人事日常管理文件;
其他相关运作记录);
--管理处运作档案(各部门运作相关记录;
业主违章、投诉、报修处理记录;
回访记录;
有偿服务记录;
社区文化活动记录;
达标创优记录;
其他相关运作记录)。
e)来往文书档案,包括:,管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。
f)合同档案,包括:采购合同;
多种经营合同;
物业接管类各种合同;
保险类合同等。
g)员工人事档案,包括:员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。
h)财务档案,包括:固定资产类资料;
会计报表及账册;
审计报表及账册等记录。
4.2.2 全宗内档案的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。
4.3立卷与编制目录。
4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。
档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:--物业管理有限公司员工人事档案:CSHY-RL-员工档案;
--物业管理有限公司财务部报表:CSHY-CW-报表;
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2 编制目录:a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限。
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管。
4.5.1 档案保管的工作任务是:a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2 档案保管的责任部门:a)财务部保管财务档案;
b)行政部保管物业管理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案;
人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案;
品质部督察部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录。
c)客户服务中心保管业主档案;
d)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.5.3 档案的保管程序:a)各职能部门将需保管的资料书处理程序后,移交给档案管理员;
b)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
c)档案管理员定期将《档案目录》输人电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级。
4.6.1 档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。
a)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。
b)机密档案包括:员工人事档案、IS09000质量体系文件、重要的会议记录要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。
'c)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;
工程档案,如工程图纸;
计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。
4.7档案的查阅权限。
4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2 副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制。
4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格。
a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理。
b)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅l复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;
属管理处的档案,由管理处经理审批;
属公司的档案,由总经理审批;
财务类的档案也应由总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;
机密档案由分管该项工作的副总经理审批;
普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁。
4.1
1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报行政部主管审核。
4.1
1.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。
4.1
1.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.1
1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0记录
5.1《档案查阅/借阅/复制审批表》。
5.2《档案查阅/借阅/复制登记表》。
5.3《档案销毁清单》。
6. 0相关支持文件
6.1《文书管理标准作业规程》。
6.2各部门有关《标准作业规程》。
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