某物业公司档案管理规定总 则 为了加强对档案的管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,为公司的发展服务,特制定本制度。
本规定所称的档案、是指公司各部门以及个人在从事工作、经营管理、日常运营等活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种不同形式的资料和记录。
公司的档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则,共同维护档案的完整和安全,以保证公司在日常经营管理和发展壮大中的借鉴和利用。
本规定适用于物业公司各部门。
第一章 档案管理的机构与职责
第一条 公司档案管理工作实行二级管理。
一级管理是指公司人力行政部的统筹管理,对公司的档案资料实行统一收集、整理、归档、保管,并进行日常管理;
二级管理是指各部门的档案管理工作。
第二条 财务部、人力行政部档案由其本部门负责保管(公司指定档案资料由公司人力行政部保管)。
财务部、人力行政部等的档案管理亦遵循本规定执行。
第三条 公司人力行政部应对公司各部门的档案管理工作进行指导。
公司人力行政部可定期和不定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查。
第四条 公司各级档案管理工作暂不设专岗,但必须明确责任人即兼职档案管理员。
根据公司发展需要,按照公司人力行政相关流程及规定进行申请、报批。
公司各级档案管理员,应保持相对稳定,名单须在人力行政部备案,。
档案管理员如有变动须按照公司人力行政部相关规定办理。
第五条 档案管理员在工作变动或离职时,应严格履行工作交接手续,严禁擅自带走或销毁。
档案管理员应忠于职守,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。
公司各部门、所有人员均有保护档案的义务。
第六条 人力行政部应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第二章 档案的管理 公司所有档案资料均应进行专人、专柜管理。
档案管理员应做好文件资料的准确、及时归档。
所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。
档案管理员在文件资料归档时,对档案资料进行密级划分。
1、"普通"资料含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
2、"秘密"资料含:公司有效证件、各项手续办理资料、单位往来函件。
3、"机密"资料含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、总裁会会议纪要(决议)、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
4、"绝密"资料含:公司相关批文、预决算书、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同、其它经核定为绝密的文书。
在公司发展过程中产生的一些极具保存价值的文件资料、实物等,皆视为珍贵档案(与档案密级无关),需严加管理,珍贵档案的界定由总裁裁决。
档案管理员应做好档案资料的管理工作,对于应当归档的材料,各部门须按照规定,定期向部门的档案管理员移交、集中管理,任何个人不得占为己有。
公司档案管理实行"即时归档"、"月度归档"及"年度归档"制度:1. "即时归档"指短周期的单项工作或大型工程项目,在项目完成后或施工项目竣工验收后,及时将属于归档范围内的资料整理出来,移交到人力行政部存档。
日常工作中产生的重要文件也要即时归档;2. "月度归档"指日常文件在每月10日前将上月需归档的资料整理后移交公司人力行政部保管。
3. "年度归档"指每年一月份把上一年度档案管理工作进全面汇总,并移交公司人力行政部。
年度归档适用于跨地域子公司。
财务部、人力行政部应在每年第一个月10日前将档案总目录、汇总性报告交公司人力行政部。
归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批或其它原因不能归档的,保存复印件或电子版复制文件。
库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十六条 档案管理员应注意档案资料的保护工作,档案的存放地点要做到"八防":防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
第三章 附则 本规定由人力行政部制定并负责解释,经总裁批准后执行,修改时亦同。
本规定自颁发之日起开始执行,凡既有的与本规定相同,相似的规章制度即日起自选废止。
1:公司档案分类对照表:类别号类别范围00珍贵资料由总裁界定需特殊保管的资料及物品01法规性文件包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等02重大决议包括公司重大决议或由总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等03计划性文件包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、预算计划、财务计划等04总结性文件包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、项目工程总结、调查报告等05批示性文件包括公司各类各类命令、工作指示、批复等06技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料等07凭证性文书材料包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本08证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司或公司领导人获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等09汇报性文书资料包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料10人力行政资料包括企业下属各部门的人力行政任命、人力行政调整、人力行政管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料11声像制品资料包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等12题赠性资料包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等13电子文件及数据各类电子版文件及数据
6、档案管理员作业规范为使公司各部门档案管理员工作不断标准化,保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,为公司发展服务,特制定本规范。
档案管理部门及负责人:
1、公司档案管理部门为人力行政部;2、公司立档单位为各部门;3、各部门均设档案管理员(兼职),负责管理文件资料。
各部门档案管理员(兼职)职责:
1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料;2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集整理,并向公司人力行政部办好交接签收手续。
3、按规定手续办理查阅借阅手续,应积极地提供,做好服务工作。
归档文件的整理:
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料应完整、齐全。
归档入卷文件把正文、底稿、 请示和批复放在一起。
3、归档文件整理以件为单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与 为一件, 为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立档,但跨年度的请示与批复,放在复文年立档;
没有复文的,放在请示年立档;
跨年度的规划放在针对的第一年立档;
跨年度的总结放在针对的最后一年立档;
跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立档按照有关规定执行。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正件在前, 在后;
印件在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
7、归档材料的文字须是打印、蓝黑墨水、碳素墨水书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
8、案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;
材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;
字迹难辨认的,应附抄件。
9、归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订,资料已有金属装订的在归档时去除,以避免锈蚀资料。
10、应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
11、归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
12、存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
13、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
各部管理员应做到每日进行文件归档,切忌拖拉积压。
逾期办理者将在日常工作考核中扣减分数。
一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。
会议文件由会议主办部门收集归档。
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