物业公司文书、档案、资料管理办法
1.0目的:方便资料查阅,完善记录档案。
是事件有源可查。
2. 0 适用范围物业公司的各种资料、档案。
3. 0 管理内容3.1 文件和资料的分类--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)3.2 文书档案管理--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。
--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。
--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。
--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。
3. 3 其他资料管理--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。
--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。
任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。
--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。
--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。
档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。
--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。
报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。
--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。
--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;
非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。
--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。
--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。
无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。
4.0 各职能部门的资料管理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。
5.0相关文件
5.1 《业主档案的管理办法》6.0相关记录
6.1 《收文薄》
6.2 《发文簿》
6.3 《信函收存登记表》
6.4 《信函寄发登记表》7.0 附录
7.1 《电脑资料存贮说明》编写:
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