第一章 总则
第一条 为加强公司的音像档案管理,特制订本制度。
第二条 公司的音像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明两部分组成。
第三条 音像档案是公司全部档案的重要组成部分,必须由档案室实行统一管理。
第二章 音像档案资料的收集
第四条 反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的音像资料。
第五条 各级领导人和着名人物参加的与公司有关的重大活动的音像资料。
第六条 公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料。
第七条 其他公司形成的与本公司有关的重要音像资料。
第 其他具有保存价值的音像资料。
第九条 音像档案资料应在形成后,一个月内随档案室其他载体形态的档案同时归档,如有特殊情况可以适当延长归档时间。
第十条 档案室应随时收集零散的具备保存价值的音像资料。
第十一条 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销。
第十二条 一般只接收原件,特殊情况下也可以接收复制件。
第三章 音像档案的整理
音像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十三条 照片档案按年代、主题分类,同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号,底片在卷宗内编流水号,其格式为卷宗号上流水号。
第十四条 录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类,按内容编号。同一内容分录盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再依次编排序号。
第十五条 编注与其他载体档案有联系的用参照号。
第十六条 保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素,划定保管期限。
第十七条 文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
第十 照片编制采用横写格式。其格式为照片底片号―文字说明―参照号―摄制时间―摄制者。
第十九条 录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。
第四章 音像档案的保管
第二十条 音像档案入库前要进行检查,对已被污损的要进行必要的技术处理。
第二十一条 底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间,相对湿度应在35%~45%之间;照片库温度应保持在14~24℃之间,相对湿度应保持在37.5 %~67.5 %之间;录音、录像带库温度应保持在18~24℃之间,相对湿度应保持在40%~60%之间。
第二十二条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒之间的间距不小于3毫米,存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十三条 对库存的照片档案,每半年检查一次。
第二十四条 归档保存的音像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁音像档案必须经过鉴定,征得归档同意后,报主管审批并登记造册。
第二十五条 建立健全音像档案统计制度,做好音像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第二十六条 本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准后施行。
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