行政中心及会议大厦会议服务质量标准
1.职责1) 部门经理全面监督会议、参观接待工作流程;2) 大堂经理(分管经理助理)负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作;3) 客户服务中心A.负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务都负责人安排落实并跟踪服务过程。B.中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门/人(目前为行政事务科杜婉华小姐处)。C.根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜;D.会后根据会议准备中产生的费用额,制作《行政中心会议费用清单》并附上交由会议组织方报销。4)
3.4 技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作;5)
3.5 安全部负责会场周边警戒,控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作;6)
3.6 会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。7)
3.7 清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。
2. 会议/接待保密规定1) 甲方的会务/接待内容不得向外界透露任何信息。2) 会务/接待中产生录音、录像、文件资料,在会务/接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理。3) 甲方有保密要求的会务/接待,按甲方要求执行。
3．会议场所分类1) 根据行政办事中心各类会议场所特点,现将各类会议场所分为A、B、C三类。2) 分类说明:A)A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室):各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL:)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)B)B类(150座以下课堂式会议室),各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL:)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)C)C类:戏院式会议厅(主楼240人会议厅、北楼500人会议厅)△由会议主办单位向物业服务中心提出使用申请,明确使用时间;△由物业服务中心将会议信息向机关事务局进行反馈汇总;△由机关事务局根据会场档期安排进行确认并由物业服务中心回复会议主办方;△进行会议准备及服务。在明确该类会议服务要求后,客户服务中心或管理专员也需按要求填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。特别说明:物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水等代购代订服务。
4. 方法和过程控制1) 客户服务中心(或项目管理专员)A.电话预定当各办公单位通过电话进行会议预定时,客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确:a)会议时间b)会议地点c)会议组织单位d)联系人/电话e)会议主题B.服务要求(含:会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、台摆位)等,根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》,如有代订、代购服务的,应请会议组织单位联系人签名确认后通知物业服务中心相关部门进行准备:同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。代订、代购项目有:瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。2) 口头(书面)预定当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时,接洽人员需及
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