当事人可以通过邮寄、直接送交或者国家知识产权局规定的其他方式办理专利实施许可合同备案相关手续。
申请专利实施许可合同备案的，应当提交下列文件：
1、许可人或者其委托的专利代理机构签字或者盖章的专利实施许可合同备案申请表;
2、专利实施许可合同;
3、双方当事人的身份证明;
4、委托专利代理机构的，注明委托权限的委托书;
5、其他需要提供的材料。
国家知识产权局自收到备案申请之日起7个工作日内进行审查并决定是否予以备案。备案申请经审查合格的，国家知识产权局应当向当事人出具《专利实施许可合同备案证明》。
专利实施许可合同备案的有关内容由国家知识产权局在专利登记簿上登记，并在专利公报上公告以下内容：许可人、被许可人、主分类号、专利号、申请日、授权公告日、实施许可的种类和期限、备案日期。专利实施许可合同备案后变更、注销以及撤销的，国家知识产权局予以相应登记和公告。
二、哪些情况下专利许可备案不予通过?
备案申请有下列情形之一的，不予备案，并向当事人发送《专利实施许可合同不予备案通知书》：
1、专利权已经终止或者被宣告无效的;
2、许可人不是专利登记簿记载的专利权人或者有权授予许可的其他权利人的;
3、专利实施许可合同不符合本办法第九条规定的;
4、实施许可的期限超过专利权有效期的;
5、共有专利权人违反法律规定或者约定订立专利实施许可合同的;
6、专利权处于年费缴纳滞纳期的;
7、因专利权的归属发生纠纷或者人民裁定对专利权采取保全措施，专利权的有关程序被中止的;
8、同一专利实施许可合同重复申请备案的;
9、专利权被质押的，但经质权人同意的除外;
10、与已经备案的专利实施许可合同冲突的;
11、其他不应当予以备案的情形。
专利许可合同的备案程序其实就是申请、审核、出证这三个步骤，而且，法律上也明确规定允许当事人通过邮寄的这种方法向国家知识产权总局提交备案的材料，不过，如果方便的话还是亲自到知识产权局提交这些资料，因为有什么问题也可以一次性问清楚。
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