一、制度正文

第一章 总则

1.0目的

规范零星材料采购流程，降低采购成本；加强零星采购管理，提升零星采购质量和效率。

2.0采购范围

除主材料、辅材批量合同订购以外的临时采购业务，包括工地急需材料或低值易耗品等。

3.0职责

3.1使用部门

负责填写零星材料采购申请单，按规定办理领用手续。

3.2采购专员

负责供应商甄选、询价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务报销手续等。

第二章 具体内容

1.0采购申请

1.1使用部门有物资需求时，首先应提交“零星材料领用单”，经批准后到物料仓库领取。

1.2对于无法通过仓库直接领用的物资，由使用部门填写《零星材料采购申请单》（须注明用途、数量、要求到货日期等），经领导批准后，递交给采购专员申请采购。

1.3原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。

2.0采购审核

2.1各部门的“零星材料采购申请单”由行政部门负责人审核；

2.2审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的，应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。

3.0采购办理

3.1采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。

3.2在实施采购时，应本着5R（适质、适量、适价、适地）的原则，确保采购的物资质量可靠、物美价廉。

3.3对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货方式、供货周期、售后服务等多个方面。

3.4合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。

3.5对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行再评估。

4.0入库办理

4.1所有经采购的物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请单、、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“零星材料采购入库/领用台账”。

4.2入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。

4.3办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。

5.0物品领用

5.1所有物资必须办理领用手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。

5.2在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合，确认无误后，领用人在“零星材料采购入库/领用台账”上签字确认。

6.0盘点

6.1所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“零星材料盘点表”

6.2对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面说明。当盘盈、盘亏金额≧XXX元时，必须上报中心负责人。

6.3对于重大盘亏时间，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。

第四章 附则

一、解释

本制度由行政中心负责解释并修订，自发布之日起生效。

二、附录

《零星材料采购申请表》

《零星材料采购验收入库/领用台账》

《零星材料库存盘点表》下载本文