一、目的：明确自己的工作范围及工作程序，建立完善的追踪与反馈机制，形成高效、快捷的工作作风。

二、适用范围：商务部负责的所有工作。

三、工作职责：

 商务助理：

3.1.1PO跟进

3.1.2样品跟进

3.1.3 货运管理

3.1.4负责处理各区域销售人员名片、资质文件、产品手册、借款等申请。

3.1.5市场总监、商务主管交待的其他事项。

3.2商务主管

3.2.1组织合同评审，负责合同管理。

3.2.2 监控、督促合同的执行

3.2.3负责应收帐款的管理

3.2.4 接收市场部效果图制作需求，同时进行新项目备案。将市场部的效果图需求下单给技术支持部效果制作组。

3.2.5跟踪并更新项目前期进展，对市场总监及总经理负责。

3.2.6 协调商务部、市场部与公司其他部门之间的关系。

3.2.7负责公司的对外广告宣传；展会的策划、组织及统畴工作。

3.2.8为公司网站更新提供素材及相关资料。

3.2.9 协助市场总监对市场人员的管理，对市场总监负责。

3.3市场总监

 市场总监对商务部起领导、管控和决策作用，对商务部的规划、发展进行定位和指引。

四、工作程序：

4.1：PO跟进：

4.1.1负责接收技术支持部下发的PO，并对照合同物料清单对PO进行初步审核。

4.1.2将初审后的PO交市相关销售人员确认签核。

4.1.3将销售签字的PO交给市场总监审批。

4.1.4 将审批后的PO下发至工厂DCC

4.1.5跟进开发下发此订单所需要的所有相关技术文件（包括定制文件、BOM，结构图纸等）

4.1.6全程跟进PO进展，每天向相关销售人员反馈PO进展。

4.1.7下发《发货联络单》给工厂DCC，知会PMC收件人、联系方式、发货地址、发货方式等信息。

4.1.8跟进发货在途状况，直至客户签收，并向相关销售人员反馈到货情况。

4.2：样品管理：

4.2.1接受市场部《样品需求单》，并对之进行初审，然后发给市场总监审批

4.2.2 将市场总监审批后的《样品需求单》下发至DCC。

4.2.3全程跟进样品进展，每天向相关销售人员反馈PO进展。

4.2.4下发《发货联络单》给工厂DCC，知会PMC收件人、联系方式、发货地址、发货方式等信息。

4.2.5跟进发货在途状况，直至客户签收，并向相关销售人员反馈到货情况。

 4.2.6更新《样品申请跟踪记录表》，按样品赠送、卖出、借出三种形式进行统计。

 4.2.7样品盘点：针对每个办事处现存的和提供给客户的样品进行盘点确认，跟进借出样品归还时间。

4.2.8跟进客户对我司送样的满意度。

4.3  货运管理：

搜集物流公司资料，根据我司发货的实际要求，选择合适的货运方式，至少选定一家月结的货运公司作为长期合作伙伴。详见《货物运输管理程序》

4.4与市场部相关的其他日常工作

4.4.1 投标所需资质文件

接口人：商务助理

市场销售人员可向商务助理索取项目投标所需公司资质文件（包括授权函、营业执照、税务登记、专利证书、CE证书、ISO证书等），商务助理将资质文件盖章提交给相关销售人员。

4.4.2效果图需求

接口人：商务主管

市场销售人员向商务主管提出效果图制作申请，同时提交《立项登记表》进行备案。由商务主管统一向技术支持部效果制作组组长下单。效果制作完成后，将被直接发往效果图申请人，并抄送给商务主管。效果制作组对效果图存档，商务主管对效果图进行备份。

4.4.3 布灯图制作需求

接口人：技术支持部经理

销售人员向技术支持部经理提出布灯图制作需求。由技术支持经理安排完成。

4.4.4 系统连线图制作需求

接口人：技术支持部经理

销售人员向技术支持部经理提出系统连线图制作需求。由技术支持经理安排完成。

4.4.5 方案的制定

接口人：技术支持部经理

项目方案一般由销售人员自己制作，可向技术支持部寻求指导。

4.4.6 施工图的制作

接口人：技术支持部经理

合同签定后方可向技术支持部经理申请制作施工图。施工图由技术支持经理安排完成。

4.4.7 样品需求

接口人：商务助理

销售人员填写《样品需求单》交商务助理处理、跟进并向销售人员反馈处理结果。

4.4.8《物料清单》的制作

接口人：技术支持部经理

《物料清单》一般由销售人员自己制作，可向技术支持寻求指导。

4.4.9《报价单》的制作

《报价单》一般由销售人员自己制作，可向区域经理或市场总监寻求指导。

4.4.10《销售合同》的拟定

《销售合同》按项目的大小分一般合同和简易合同，《销售合同》一般由销售人员根据公司标准合同格式、按项目及客户实际情况来拟定。

4.4.11《销售合同》的评审

接口人：商务主管

销售人员需将《销售合同》的初稿之电子档提交给商务主管，由商务主管组织相关部门对合同进行审核并对合同进行会签。

4.4.12 开票申请

接口人：商务主管

含税报价的合同的开票，销售人员需向商务主管提供开票资料，由商务主管处理、跟进及向相关销售人员反馈结果。

4.4.13  PO的制作

接口人：技术支持部经理

销售人员需将物料清单交技术支持部制作PO,PO号由商务部提供，技术支持部经理将拟定的PO下发给商务助理，由商务助理进行全程跟进，并向相关销售人员反馈PO生产进展。

4.4.14  技术支持外派申请

接口人：技术支持部经理

合同标的发货后，若要求技术支持到达现场进行安装指导的，需提请市场总监及总经理批准，然后由技术支持部经理安排人员。

4.4.15 售后服务

接口人：技术支持部经理

项目安装、调试及后续因产品质量问题出现的任何客户报怨及产品维修，由技术支持部统一负责管理，维修补货PO由技术支持部统一下发，并核算项目维修产生的费用。

4.4.16 名片的申请

接口人：商务助理

销售人员向商务助理提交《名片需求申请单》，由商务助理对申请进行处理、跟进及向销售人员反馈处理结果。

4.4.17 借款单

接口人：商务助理

销售人员填写借款单并签字，交商务助理处理、跟进及向销售人员反馈处理结果。

4.4.18 报销单

接口人：财务主管

销售人员需于月底将报销单寄给财务主管。

4.4.19订票及订房

接口人：行政部专员

出差订票、客户来访订房，由行政部负责安排。

4.4.20 客户来访

接口人：商务主管

销售人员需将来访客户的信息提前至少两天通知商务主管（包括来访客户名称、来访人员、来访时间、来访目的、客户行程、是否需要派车接送、是否需要安排食宿等相关信息），由商务主管安排、跟进及反馈。下载本文