一、总则

1、 为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

2、档案的范围

（1)公司内部经营形成的各种资料。

（2）外部机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

二、档案的管理部门

1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2、档案管理部门的职责

（1)行政管理中心档案管理的职责

①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录。

（2)财务中心档案管理的职责

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理

1、档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理.各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整.

2、档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

(1）按内容进行分类，主要有:

①章程、规章制度、通知通报发文:主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部机构、行业部门的发文、通知、批文等.

②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等.

⑥经济合同.包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等.

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等.

⑨人力资源部资料.包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本)、劳资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

工会文件

登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

 签字印模。包括签字样本、印章印模等.

     特殊业务资料。

（2）按保存形式分类

①纸质形式

②电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。

①绝密:处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

a、总裁指定的绝密事项资料;

b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果;

c、公司的重大经营决策、战略投资计划；

d、购买或开发的科研成果和专利等资料;

e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；

f、重大项目的资料。

②机密：保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的）等,包括但不限于：

a、集团公司领导指定的机密事项资料；

b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议;

d、关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同；

e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；

f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；

g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；

h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等;

i、集团公司人事档案、工资；

j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案;

k、涉及总裁个人的收发文件.

③秘密：保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业)；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用)或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职）,包括但不限于：

a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果;

b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；

c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；

d、合同，技术协议；

e、公司制度汇编原件。

④一般（无密级)档案：除以上外，其他均为一般档案。

四、档案的移交管理

1、档案移交的基本要求

(1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案.

（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列.批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。

（4）原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

（5)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。

2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件1），报部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

五、档案的归档管理

1、档案的归档原则

（1）按立档单位分开建档.

(2）按形成或针对的年度分开建档。

（3)自有档案和备案档案分开建档.

(4）按档案内容分类排序归档。

（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

（6)按末级分类档案登记档案目录。

（7）不相容职务档案分开归档。

2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

六、档案的立卷管理

1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致.分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷.分类档案资料较多时，可分多盒立卷.档案管理员应编制《档案立卷目录》,对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。

对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务，应在完结当年立卷归档。

与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如:

（1)单个专题会议相关组合要素:

①关于召开会议的请示与批复;

②提交会议审议批准的资料:包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；

③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿;大会发言资料;会议总结报告；

④会议参考性资料：包括调查报告;可行性分析报告;统计报表;技术图纸或图表；

⑤会议管理性资料:包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定;会议团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；

⑥会议宣传性资料：包括会议简报;会议纪要；新闻报道；

⑦照片、录音、录像等资料。

（2)单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。

（3）单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。

（4）单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。

（5）单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料.

（6)单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

七、档案的保管要求

1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。

2、纸质或实物档案的保管的一般要求

（1)档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

(2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

（3)档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；

（4）严防毁坏损失、散失和泄密;

3、电子档案的保管的一般要求

（1）档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。

（2)电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄.

（3)电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。

（4）备份磁介质应注意防磁。

4、密级档案管理的特别要求

（1）严禁在不具备保密条件的地方存放档案。

（2）档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。

（3）档案管理员在调离或离职时，由行政管理中心总监监督办理移交、档案交接之后，方可离开。

（4）档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。

（5)秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料,应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。

（6)秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请,经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批,有对外发布需要时，必须报经批准。

（7）绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准.

（8）在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。

（9)秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识(盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封)，交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。

八、档案的借阅管理

1、申请借阅、查阅或复印档案时,应填写《档案借阅/复印申请单》,根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信,档案保管人员方能接待。

2、借阅人应认真填写档案借阅 /复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。

3、在借阅、查阅或者复制档案时,严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

4、申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章,并注明“此复印件仅用于…用途”。

5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。

6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印,除签批手续外，档案员还需当面或电话联系，向相关领导确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、部门的除外）。

7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务管理中心负责人签批。

九、档案的销毁管理

1、档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单,编制销毁清册，经部门负责人鉴定审核后,方能销毁。销毁时，应有监销人在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《档案销毁清册》上签名盖章。

档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁,应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

十、附则

 本制度自下发之日起执行,由集团行政管理中心负责解释并落实。

附件1、《档案交接登记表》

     2、《档案借阅/复印申请单》

3、《档案销毁清册》

xxxx有限公司

xx年x月x日

附件1

档案资料移交表

档案借阅/复印申请单

记录档案

档案销毁清册

销毁时间：                     销毁地点：下载本文