知识管理是学习型组织的核心

在咨询行业、工程行业、设计行业等大量需要知识积累的领域内，知识已经成为企业的核心竞争力，企业的生存、发展都需要良好的知识管理。此外，不少提供有形产品的企业也希望能够成为“学习型组织”，这从某种程度上反映了企业管理者对于重复出现的“小错误”感到头疼。想象一下，如果总经理可以跟随着他的员工了解他们处理的每件事情，所说的每句话，那么他几乎要不断地进行纠正。这说明在一个企业中某些人的知识很难被复制或传递到其他层级。另外一些时候，当有经验的员工离职之后，企业必须要再次从头开始培养新的接任人，同时承受他们的学习成本。

也有一些企业希望可以改变这一点，他们更多地在组织内部形成学习的氛围，就好像在大学实验室里那样，没有强烈的层级差异，一旦一人有了什么好的主意，他可以马上提出来探讨并共享成为整个团队的经验，在没有找到更好的经验之前，大家都按照“目前最佳”的方式执行。

创建属于整个组织的知识库

希望转变成为“学习型组织”的企业在操作中也存在着一些困扰，例如：无法随时随地组织讨论；很多好的想法是零星出现的，缺乏适合的整理和索引而无法被再次利用；以及在应用的时候除了询问有经验的同事还是无法直接获得企业内部成型的知识。

我们看到，最容易被归类整理的是方案的部分，无论被称为售前方案、技术方案、应标方案、标书、产品说明还是实施方案、应用解决方案，重要的是这些方案能够将电子文本进行存储，并且设立关键词和索引；更加聪明的做法是把一整本的方案拆成更详细的子集，以便未来的应用可以进行随意的拼接组合。当企业开始这样做的时候，一个属于整体企业的知识库已经初见雏形。

为方案、邮件、讨论组设立索引

在开始建设知识库之后，那些散落在邮件、文档和日常讨论的会议纪要中的知识也可以逐步被分类。或许有人会认为这项工程过于繁琐，而且牵涉面太广，可以考虑一下你是如何在网上发现你的NOKIA 3310手机配件，或者如何寻找到和你差不多水平的桥牌玩家的。进行知识管理的诀窍在于——“不要把它当作是额外的事情”。也就是说，在文件形成的时候同时就决定了它的存储位置、对应的关键词和交叉分类方式。如果你对这种存储方法仍然迷惑不解，考虑一下把所有和某一客户相关的信息归属到这个客户名下，无论是往来的邮件、报价单、会议纪要、方案或是回复文档，然后将这些资料的存储信息调整成为“相关产品”、“项目”、“关键问题”、“价格策略”等等；当你完成了对所有客户信息的梳理、汇总之后，你同样也获得了对于某一产品，或某一类关键问题的全部知识。

考虑上述的过程不是在某一个下午由秘书们完成，而是企业中的所有成员在收发邮件、整理方案或回复问题的时候同时完成，类似于在按下“SAVE”键之前必须填写关键索引词。这可能会比单纯地存储到本机上要慢上几秒，但每个员工由此获得的是下次要做类似方案或回复的时候可以随时进行查询这样的便利。这样所有人都拥有了一个不间断更新的知识库。

用友TurboCRM 协助构建企业知识库

用友TurboCRM系统已经实现了上述的知识库体系的平台建设。通过应用用友TurboCRM系统，企业可以：

o □ 自动将与客户或客户联系人相关的邮件归类到客户名下；

o □ 为所有文档信息设立主题词、关键字，方便未来的查询和再利用；

o □ 自定义设置邮件、附件等的审核和锁定功能；

o □ 根据现有的方案库素材进行自动匹配形成新的方案；

o □ 全文模糊查询；

o □ 发布企业级别的“知识自助”信息；

o □ 发起和进行虚拟小组讨论，随时随地沟通与交流。下载本文