1目的

通过对测量管理体系活动过程记录的管理控制，确保记录的准确、可靠、完整、适时、有效，

为体系良好运行提供客观证据，从而保证体系的可持续发展。

2适用范围

适用于公司测量管理体系活动中形成的各种记录的管理控制。

3职责分配

3.1 企业管理办公室为记录的归口管理部门，负责测量管理体系活动过程中的有关记录的控制和管理。

3.2  项目部总工办负责对本项目部测量管理体系活动中记录工作的监督管理。

3.3  各试（实）验室及测量设备使用和管理部门应记录有关的过程活动。

4术语

4.1  记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.2  检定印证：测量设备的“检定证书”、“检定结果通知书”。

5要求和过程实施

5.1  记录过程识别

    输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格；输出是具有证实记录管理控制活动过程的各种资料、报告和填写后的相关表格；活动是策划、编制、标识、填写、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置；资源是记录管理控制过程使用的设备、人员和文件资料等。

5.2  记录过程实施

5.2.1  记录过程要求

5.2.1.1  记录应清晰明了，便于存取、识别、维护和管理，并按规定时间保存。

5.2.1.2  测量过程记录应详细、完整。

5.2.1.3  原始记录必须妥善保管。

5.2.1.4  检定与校准记录只有经过授权的人员才能出具、修改和删除。

5.2.1.5  电子存储的记录要有足够的备份。

5.2.1.6  必要时记录应予安全保护和保密。

5.2.2  记录的分类

5.2.2.1  测量管理体系工作记录：计量目标实施记录、体系审核报告、管理评审记录、工作计划、会议记录、作业记录、验收记录、事故处理记录、改进记录等。

5.2.2.2  测量设备计量确认记录：测量设备校准、检定、维修、台帐、确认间隔等过程记录。

5.2.2.3  测量过程记录：不合格记录、纠正和预防措施实施记录、测量、监视、验证记录、人员培

训记录等。

5.2.2.4  供方的有关记录：合同协议记录等。

5.2.3  记录的编制、填写和修改

5.2.3.1  各部门应按有关法律、法规和其他要求做好记录。

5.2.3.2  各部门应指定专人负责记录的整理、编目和保管等工作。

5.2.3.3  记录单位按法定计量单位填写，填写记录内容要齐全、准确、公正，字迹要清晰，文字记录、表格填写等应使用墨汁、碳素墨水、黑墨水等规定材料手工书写，或采用电子文本输入，并采用激光打印机打印。

5.2.3.4  检定记录填写时，检定员签全名后审核人员再签名，最后盖上专业检定章，签名必须手工签写。原始数据，检定、审核人员应签字留存。

5.2.3.5  所有记录应填写记录日期和审核日期，以便追溯。

5.2.3.6  已产生并已移交相关部门的记录一般不允许修改，若确实需要修改或增补时，需说明修改或增补的原因，由该记录的产生部门实行修改或增补。修改不能将原记录涂掉，应在原记录中间划两条细线表示，并在此处注明修改或增补执行人的姓名及日期。

5.2.4  记录的标识

5.2.4.1  记录编号按公司、项目部要求编号。

5.2.4.2  记录名称应与测量体系过程活动内容相对应。

5.2.4.3  记录所标明的工程项目名称及编号应符合公司统一规定。

5.2.4.4  技术记录标识由相关职能部门负责。

5.2.5  记录的收集和检索

5.2.5.1  记录的收集工作分别由各程序（过程）的主管部门负责，各部门应对接收的记录表格分类登记，建立《受控文件目录清单》，对记录实施动态管理。

5.2.5.2  供方提供的记录，由检测部门负责收集。

5.2.5.3  各部门使用中的记录应保持整洁，便于查阅。

5.2.5.4  记录一般仅供本公司内部使用，外单位要查阅或复制有关记录,须经有关部门批准办理相关手续后才能提供所需记录。

5.2.5.5  对供方提供的记录应按另类目录建立管理档案。

5.2.6  记录的移交

记录的移交按《公司工程档案管理程序》、《竣工资料移交管理程序》和《工程档案管理规定》

的规定执行。

5.2.7  记录的换版

记录表格在使用中无法操作或操作困难时，由使用部门提出申请，同时提交一份换版的新表格交企业管理办公室审核，批准后按文件控制程序实施更改。

5.2.8  记录的贮存和保护

5.2.8.1  各部门的记录应按规定期限由专人妥善保管。

5.2.8.2  记录应贮存在干燥、防潮，防虫、严禁丢失、损坏的环境中。

5.2.8.3   X光射线胶片、工程照片胶卷、底片、计算机CD盘等特殊记录的贮存和保管，应根据生产厂家推荐的包装和贮存方法进行包封和贮存。

5.2.8.4  档案管理员应定期检查，确保贮存设施、环境处于良好状态，确保记录不会由于贮存或操作不当而发生变质，确保以前签收的记录无短缺，并放置在合理的位置上。

5.2.8.5  检测和试验设备种类较多的部门，记录应按类保存。

5.2.9  记录的保存期限

测量管理工作                                        长期

测量标准资料                                   长期

测量设备台帐                                        五年

测量设备周检确认计划                            三年

测量设备统计报表（每台机组）                        五年

测量设备抽验、复验、维护、记录                      三年

测量设备检定、校准记录                              三个检定周期

5.2.10  记录的销毁

5.2.10.1  检验测量的工作记录，超过保存期限，由记录保存单位自行销毁。

5.2.10.2  需要销毁的记录，执行过程应有人监督，并作好记录。

5.2.10.3  对超过保存期限，但仍有参考价值的记录，可以分发给有关部门和人员，作参考资料，但应作好标识。

5.2.11  记录

各相关部门应对本管理控制过程进行记录，记录见相关表格。

5.2.12  有效性评价和改进

5.2.12.1  企业管理办公室应对记录管理控制过程进行监视。记录表格的审批、发放、换版应作为监视点，记录表格应使用有效控制（文件受控目录清单）的表格。

5.2.12.2  各相关部门应按记录的控制要求对本部门的文件管理控制过程进行有效性评价。定期的进行统计分析，提供决策依据，实施记录的持续改进。

6  相关文件

《测量管理手册》                                   GDE/CGSC -2004

《文件管理控制程序》                               ××× 6.2.1·02 -2004

接收/移交记录                                     CCX 6.2.3·04 -01

查阅记录                                          CCX 6.2.3·04 -02

记录处置审批表                                    CCX 6.2.3·04 -03

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