（一）、活动申请和批复时间

     1、市场部每月25日之前根据各地区申报的市场活动计划制定出下个月的市场活动安排表，报营销中心总监和总经理批准。

     2、各区域市场专员按照经确定的市场活动安排表，于当月28日前通过电话或OA告知下月有市场活动安排的地区销售主管人员，由地区销售人员与当地专家沟通，确定后上报市场部。

     3、各地区销售主管人员，必须结合当地市场情况，在市场活动开始前至少10个工作日，将具体市场活动安排细则和费用预算传送至市场部和营销中心总监，市场部会协调各相关职能部门，在3个工作日内答复，并做出具体活动计划MEMO，报营销中心总监或总经理批准。市场部人员将会提前1－2日到达活动地点，配合销售部，协同拜访当地主要专家，组织好活动。

（二）、活动内容和形式

      1、市场活动学术内容原则上尽量安排医学市场部讲课内容，可以由市场部人员或代言专家进行产品推广或学术交流，但学术内容必须由医学市场部确定，提前5个工作日将参会专家邀请函（一般包括：讲课题目、内容简介、会议时间、主持人和会议地点等）和会议主持人邀请函通过OA转发至地区，销售人员可据此，必要时可将部分幻灯片打印成讲义形式，向当地专家进行介绍、沟通，邀请其参加会议或主持会议。原则上，会议主持人应为本省（市）专业学会主任委员或副主任委员；各地区市场活动需安排读书报告会可由市场部列出近期热点论题，由专家选定其感兴趣的论题。

      2、公司主办的各类市场和学术活动，以我公司学术活动为主，可以由市场部人员或代言专家进行学术汇报，但代言专家必须事先得到市场部和公司批准，会议期间也可进行相关风湿性疾病的诊断、鉴别诊断授课和病例讨论，但时间在30分钟-60分钟之内；

3、市场活动形式可根据当地专家意愿，由地区销售主管人员选定场地和助兴的娱乐项目，并提交市场部相应的申请和预算。市场部根据地区销量现状和潜力，以及客户的相应资料，确定市场活动总费用预算和具体活动形式。

4、各省级学会组织的年会等活动，须与学会人员沟通，争取良好展位，原则上要求第一天主会场卫星会，时间不少于20分钟。条件允许，可争取专家午宴或晚宴，以更好服务学会，宣传公司品牌。地市级年会卫星会，在费用合理情况下，需报市场部和营销中心批准后，方可实施，但所有卫星会内容由市场部确定。

5、各医院或学会，则根据招商条件和销售具体状况，再确定是否参加（形式：卫星会、展台或赞助专家）。如主题内容与公司产品不符或学术品牌不匹配，可考虑不参加。

（三）、活动地点

      1、根据不同层次的学术和市场活动选择相应的会议活动场地是必须的，要求以最少的投入，实现最好的效果，达到活动的目标和目的。

      2、会场定位：

         大堂：面积大，色调明快，外观气派、宏伟，布局合理、清晰；

         客房：客房住宿以舒适、干净为原则，重点考察卫生间设施、客房卫生及床上用品状况。一般不超过XXXXX/间/日，以选择四/五星级宾馆为宜。

         会场：设施必须经活动申请人实地考察，宽敞明亮，以浅色调为主，庄重、高雅为宜。

●指引牌：2－3块，需有公司LOGO、产品和XX公司三大要素；需提前与宾馆联系在会议当天置于宾馆大堂、电梯口和会议厅门口。指引牌要求版面设计美观大方，明确表述会议地点及内容，以白色黑字、白底绿字为宜。

●门口接待：需备签到台1个，1－2本签到本，鲜花1盆，产品易拉宝或X支架1个，签字笔4支，资料（如：产品快讯、生命新知杂志等），数量根据参会人数确定；全国年会，或重点地区的省级年会，准备卫星会通知X支架1－2个。

●会议室：明亮宽敞、灯光以暖色调为主，空调可以正常运作，市内布置公司产品易拉宝或X支架，排放座位后需留置较为宽阔的过道，论坛以U字型或回字形为宜，讲座以课桌式为宜，台放置专家铭牌。

●讲台：一般位于听众的左侧，话筒1－2个，必要时放置鲜花1盆。

●其他：每个座位都备有纸笔和水杯（或矿泉水），并备有无线话筒1－2个，以备提问或讨论之用；有放投影仪和电脑的桌子，投影仪投放高度一般在2－3米左右。

●组织室外活动可以是当地的旅游风景区，或是有特色的度假村以及游乐场，举行各种形式的联谊活动。

（四）、会议物资准备

      1、市场活动所需物品，包括文献资料、单页、小礼品、展架、易拉卷、文件袋等（根据实际需要决定，市场部登记，行政部备案），经销售部与市场部商定后，交行政部，提前快递至会场所在地（提前3天以上）。

      2、出差前需备好并携带电脑、照相机、激光笔、签到本、名片等，需要投影仪时，必须随身携带（不可托运），具体详见物品清单。

      3、全国性学术会议，或重点地区学术年会，我公司安排有卫星会，原则上由公司安排相应礼品，提前5个工作日寄送至当地。

注：     请务必准备好签到本，投影仪，激光笔，请在出差前一天进行系统的清点，不要遗忘会议所需物品，详见物品清单。 

（五）、人员要求

1.男士：统一深色西装，领带，黑色袜子，黑皮鞋；女士统一套装，皮鞋，化淡妆。

2.人员分工：地区协调员会前负责发送请柬，会场布置；地区销售主管或经理负责汇总审核的邀请人员名单，确定会场地点和宴会地点；

3.市场部人员和地区销售负责人及营销中心总监沟通汇报后，完成市场活动计划、预算和内容策划，临行前必须做好充分学术准备，熟悉讲课内容并接受公司考核后方可外出，平时应注意产品知识积累，以便与客户交流以及回答、解释问题。

4.会议邀请人员具体要求：市场部与销售人员共同仔细核对拟邀请的客户价值、学术地位、背景等要素，最终确定邀请客户名单，并附在市场活动计划中，并报营销中心总监和总经理批准。

（六）、活动前信息准备

      临行前，市场部人员必须同销售行政部及商务部联系，对地区销量、销售队员、竞争对手现状、主要专家及与公司关系、客户费用发放情况等信息进行深入了解、分析，拟定需拜访的客户名单，由当地销售人员与客户预约，确定具体的VIP拜访计划和需了解的信息，提前制定活动期间的工作和客户拜访计划，以OA或书面形式报市场部经理， 

（七）、活动费用申请

1、市场活动申请依次经地区销售经理、市场部经理、营销中心总监签字同意进行后，由市场部人员填写支款凭单，依次经市场部经理、营销中心总监或总经理签字后，交由财务部预支所需款项。

2、市场人员差旅费须填写差旅报销明细单，若需乘坐飞机须OA填写机票申请，依次交市场部经理、人事部经理及营销中心总监核批后，交由财务部预支。市场部差旅费列入地区市场推广总预算内。

3、根据市场活动具体安排，市场部人员必须提前确定行程，由行政部提前订购相关汽车票、火车票或飞机票及住宿，住宿宾馆原则上为公司在当地的协议宾馆为宜、市场部人员住宿标准：350元/间/日，双休日出差住勤补贴为：100元/天，其余为：50元/天。

4、活动总体预算：预算须经市场部和营销中心总监审核，可酌情调整，避免不必要的浪费。费用总预算根据地区市场现状进行，原则上预算超出部分由地区销售费用贴补。除外地专家参会的往返交通及住宿费用另外计算外，市场活动费用按照以下标准：

* 参会人员车马费或礼品：全国统一标准：人。原则上年底答谢活动费用标准： 

* 会议主持费：全国学会主任委员或付主任委员：元/次，全国常委、委员或省级学会主任委员：元/次，省级学会副主任委员以下者：元/次；原则上：科内会一般不安排主持人。

* 会议讲课费：全国学会主任委员或付主任委员：，全国常委、委员或地区学会主任委员：，省级学会副主任委员以下者： 

八、活动细则要求

1、科内会的召开，必须首先申请，经医学市场部审批同意后才能召开，否则一律不予报销。

2、科内会或病友会的费用标准原则为，一般不得增加，如费用确实有困难，应该提前1周向医学市场部及营销中心总监汇报，否则超出费用地区自行解决。

3、科内会的费用报销时，必须包括：费用，费用总结，会议总结，人员签到页、照片（纸质照片，打印或洗出）。

4、全国性的会议在哪个区域召开，请当地销售人员尽力配合，完成公司在大会上的宣传及维护工作。

5、全国、省级，或我公司组织的学术会议或论坛等活动，市场部会在活动前准备好会议邀请函、主持人邀请函和会议内容简介，必要时打印部分幻灯片，由区域销售的同事或医学市场部人员单独拜访送到主持人及邀请参会专家手中。

6、会后1周内，由销售人员将公司的感谢信或反馈表送至会议主持人和参会人员，并做好会后跟进拜访。

7、全国及国际性的会议赞助，医学市场部会提前至少1-2个月将公司批准的赞助名额下发各地，由各地销售人员跟进自身地区的情况，确定赞助人员，但原则上必须将具体赞助名单上报市场部，在得到批准后，方可通知客户。

8、各省级及省内学术会议，如是我公司赞助的名额，请在会后或会中务必提供该次会议的（注册费、住宿费及往返交通费等）。如不能提供本次会议的专项，则不予以报销。

9、在各级学术会议期间，所安排住宿均含早餐，所以各省级及省级以下会议，一律不得报销早餐费用。如需在会议期间，应用自备车接送客户，必须提前向市场部申请备案，确定大致费用，否则一律不予报销。

10、负责各区域科内会讲课的同事，请在讲课前三天，准备好讲课幻灯，有相关产品知识，机理等不清楚内容及时与医学市场部沟通，在讲课前一天请试讲一遍，包括控制时间，科会所提问题等。

11、医学市场部的各位同事，在组织各项活动前，请提前准备好幻灯片，讲课内容要会前一一查阅相关文献，进行充实，完善，并于讲课前进行试讲，准备好相关问题，以备活动中的提问等。

12、在相关会议活动，举办完后，请将相关问题，建议及时总结汇报到市场部相关区域市场专员处。

13、医学市场部相关工作人员要定期进行产品知识，相关文献的学习，包括竞争产品，同类产品的相关知识等。

14、每次市场活动前，由市场部人员根据此次会议的邀请名单，打印出拟邀请专家的签到页，以备会议签到；会议中市场部人员应核查实际邀请专家的到场率，以便会后实际费用的核算、报销。

15、参会专家必须持邀请函参加会议并签到，原则上不准转换他人，特别是年中及年终的专家高端论坛。

第二部分 活动期间工作

（一）、活动场地

      1、如为本公司主导的市场活动，必须保证活动场地符合公司形象，如遇会场状况糟糕，市场部人员可当机立断及时调换。

      2、确保会场内音响、座位数、签到台、席卡、横幅、投影设备（可根据实际情况调整）等设施就位，文献资料分装完毕。

      3、如为学会组织的年会、或论坛等活动，须与学会人员沟通，争取良好展位；并于大会开幕前安放展架、展台、易拉卷等设施完毕。

      4、年会、或论坛等中若有卫星会、晚宴等项目，须事先做好充分的准备、沟通（如：邀请函、礼品、菜单确定、酒水等）工作，活动进行中注意协调工作及秩序维持。

      5、各类市场活动必须有专人负责摄像、拍照（包括：会场、卫星会、讲者、主持人及展台）。

（二）、市场调查及客户拜访

      1、VIP拜访：提前预约并了解客户用药习惯，会议前可与销售人员协同拜访，了解客户对公司产品评价、对公司、销售人员、公司市场活动的看法、要求和建议，必要时核对费用发放，发现问题及时向公司反映，不轻易对客户作出承诺；解答客户在用药过程中对公司产品产生的兴趣点和问题；公司活动的主持人、speaker等，会议前应就会议议程、讲课内容进行充分的沟通。拜访当地学会负责人时，应该询问当年及下一年度的学会活动计划，并汇报至公司。

      2、市场信息搜集：通过客户、商业、销售队员等多种途经，尽可能了解竞争对手现状及动态，向公司汇报；就重点医院规模、目标科室床位数、学术带头人及主要手医生情况进行了解。

（三）、内部培训

市场部人员出差期间，必须结合当地销售人员的产品知识掌握情况及临床问题，在可支配时间段内，给予相应辅导和相关产品知识培训。

（四）、问题解答

         客户拜访或会议讨论时，遇到客户提出的问题，应尽力据实解答，无法回答的，务必记录，搜集汇总带回公司研讨以得到答案，并及时向客户反馈。

（五）、费用控制

         市场活动应严格根据预算，尽量不超预算。如出现突发事件或无法解决之情况，需及时请示部门经理和营销中心总监，以作决定。

（六）、活动记录

         活动中应要求参会医生签到，搜集所有参会医生信息带回总部，并拍照记录活动进行情况。

（六）、其他

        市场活动期间，市场部人员应该及时汇总客户信息和需求，同时在会议期间必须完成当日工作总结和次日工作计划汇报至部门经理。 

第三部分 活动后总结

（一）、总结报告

  市场活动后，需就活动进行情况及时作出总结报告。内容包括以下几点：

1、活动时间、地点。

2、活动实际流程。

3、讲课内容。

4、到场客户人数（与邀请名单进行比对，确定实际签到率）、签到名单，并就实到名单于邀请名单对照，分析出席率。

5、评价活动总体气氛，搜集整理客户提出的主要问题。

6、评价地区销售人员工作表现及配合情况。

7、汇报客户拜访、市场调查中发现的问题、客户需求，并提出解决方案。

8、制定会后跟进计划

i.需重点跟进的科室、客户。

ii.潜力科室。

9、实际费用明细

会后，市场部人员必须将会议签到表、调查问卷及活动小结汇总，同时根据参会人会的信息，建立并完善客户信息数据库，交市场部部门经理处统一存档。 

（二）、费用核报

  1、市场活动中所发生的所有费用，须列出明细，并提供。以上费用必须附有明细单据，已备财务核准。

2、市场活动总结及市场活动费用报销单须依次经市场部经理、营销中心总监或总经理签字核批后，交财务部核报结算。

3、个人差旅费用须依次交市场部经理、人事部经理和营销中心总监签字核批后，交财务部核报结算。

（三）、会后客户跟进

 为了解活动后收益和欠缺，增进与医生了解，征求客户意见，市场部人员必须督促销售部人员，在会后7个工作日内完成会后客户回访跟进工作，并在15个工作日内上缴至市场部。下载本文