在会议开始之前，确保会场的清洁卫生是非常重要的。首先需要摆放好会议桌和足够的会议椅，并调整好座椅的位置，确保所有参会者的视线在同一水平线上，面向彼此。欢迎条幅的制作也是必要的，可以挂在会场门口或室内适当位置，为会议营造一个欢迎的氛围。
会场内的花卉布置同样不可或缺，它们能够为会议增添一份美感。椭圆长桌的中间可以摆放一些花卉，而会议室的角落也可以放置一些小型的花卉装饰。同时，每个会议桌上还可以摆放鲜花花束，但需要注意控制花束的尺寸，避免过大过高，以免影响参会者的视线。花束的颜色可以根据会议的主题来选择，以达到协调统一的效果。
确定参会人数和人员名单后，打印座次牌并准备签字笔和笔记本。如果参会人数较多，会场较大，则需要准备会议米，并调试好，确保会议过程顺利进行。此外，还要准备好多媒体设备，并完成调试工作，以确保会议期间的视听效果。
对于桌面布置，正前方应放置座次牌，右手正前方放置杯垫及水杯，杯把应向右侧转动45度。在水杯附近可以摆放消毒湿巾，以供参会者使用。而在左手前方可以放置一些水果或瓶装纯净水，以防领导在会议期间不饮用茶水。正中位置应放置笔记本，笔记本右侧放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等，可以根据实际情况随机摆放，但要注意桌面整洁，避免过于拥挤或杂乱。
通过以上布置，可以为参会者提供一个舒适、有序的会议环境，有助于提高会议的效率和质量。
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