在司法机关部门根据调查需要向其他单位发函请其协助调查时发。
即一般为两个不同地的部门之间，或者上级部门对下级部门之间的函件，要求对方予以协助调查，并有正规回复的公文。协查函由司法机关部门根据调查需要向其他单位发函请其协助调查叫协查函。派出所开出来的协查函是有用的，但是必须要机关办案需要才可以使用，否则会侵犯公民隐私。协查函只能在机关内部使用，不会开具给机关以外的单位和个人。
税务调查是协助税务局税务稽查部门进行税务检查，为税务稽查部门提供案源和快速、准确、便捷的案件调查工具和手段 。对税收违法案件中需要调查收缴的，委托方应发函或派人参加调查 。发函是指委托方向受托方发送税收违法案件协查函，包括发送纸质协查函和通过协查信息管理系统发送协查函 。纸质协查函原则上是同级发的 。派人参加是指重大案件或有特殊要求的案件 。委托方可以派人参加受托方的调查取证，并要求取证 。
税务协查函现在是纸质函。
由司法机关部门根据调查需要向其他单位发函请其协助调查叫协查函；即一般为两个不同地的部门之间，或者上级部门对下级部门之间的函件，要求对方予以协助调查，并有正规回复的公文。
协查函属应用文范畴里的函件类。它的特点是，发过去，还要传回来。目前最常见的传输方式是传真机，次之为邮政快件，很少用的是电子邮件（此方式随着政务电子化和科技水平的不断提高一定会得到普遍的接受和应用）。另外一个方式是电话查询，它属于紧急情况下的特殊手段，没有文书保障，但有信息保障。
法律依据《中华人民共和国民事诉讼法》
第六十四条 当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据，或者人民认为审理案件需要的证据，人民应当调查收集。人民应当按照法定程序，全面地、客观地审查核实证据。
第六十五条 人民有权向有关单位和个人调查取证，有关单位和个人不得拒绝。人民对有关单位和个人提出的证明文书，应当辨别真伪，审查确定其效力。
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