企业商品采购管理方法多样，其中请购单是关键步骤之一。请购单需按照存量管制基准、用料预算及库存状况填写，注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，并经主管审核后逐级呈核编号，最后送采购部门处理。对于来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。若遇紧急情况，可在请购单备注栏注明原因，以急件递送。庶务用品由物管部门按实际耗用状况及库存条件填具请购单，而一些总务性物品则可免开清单，直接由总务部门办理，例如贺奠用品、招待用品、书报、名片、文具等。

采购部门需按材料使用及采购特性选择最有利的方式进行采购。集中计划采购是对具有共同性的材料进行集中办理，采购部门应通知各请购部门提出请购计划，定期集中办理。长期报价采购适用于经常使用且量大的材料，应选定厂商议定长期供应价格，通知各部门按需提出请购。采购部门需按采购地区、材料特性和市场供需状况，划定材料采购作业期限，并通知相关部门。

国内采购中，采购人员应按请购事项缓急、市场行情、采购记录或厂方报价，精选三家以上供应商进行价格对比。报价规格与请购单位要求略有不同或属代用品时，应检附资料于请购单上，并注明，经主管核签，转使用部门或请购部门签注意见。若为惯例超交，应在议价后在请购单中注明，并报主管核签。采购人员应整理分析厂商报价资料，并以电话等方式向厂方议价。紧急采购时，主管应立即指定人员先询价、议价，待接到请购单后按一般程序优先办理。

采购经办人员应详填询价或议价结果，拟定订购厂商、交货期限与报价有效期限，经主管核批，并按采购审批权限呈批。采购进度控制需依靠采购进度控制表，采购人员未能按进度完成时，应填制采购交货延迟情况表，并注明异常原因及预定完成日期，经主管批示后转送请购部门，与部门共同拟定处理对策。

单据整理及付款方面，物管部门应将请购单连同材料检验报告表送采购部门与核对，确认无误后送会计部门。内购材料需试用检验者，按合约或采购部门报批的付款条件办理。短交待补足者，按实收数量进行整理付款；超交需经主管批示方可按实收数量付款。

国外采购中，外购部门应整理需求急缓，依据供应商报价、市场行情及过去询价记录，电话或传真向三家以上供应商询价。请购材料规范复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。比价、议价完成后，由外购部门填具请购单，拟定订购厂家、预定装运日期等，连同厂方报价送请购部门按采购审批程序报批。

价格品质复核方面，采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。若发现异常情形，采购单位审查部门应填写采购事务意见反应处理表通知有关部门处理。

企业降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的风险，关键在于与供应商建立并保持良好的合作关系。初步考察阶段应详细调查供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等，必要时需成立供应商评选小组。产品认证及商务阶段需测试或交流所需产品质量、产量、用户情况、价格、付款期、售后服务等。小批量认证阶段应对供应商的产品进行论证，大批量采购阶段则根据合作情况逐步加大采购力度。年度评价阶段应对合作好的供应商邀请交流明年工作打算。

下载本文