工程建设前期文件包括立项批复报告、可行性研究报告、项目评估报告、选址意见书、征地批文及拆迁补偿协议等。用地批文及红线图、用地规划许可证、国有土地使用证或土地租赁合同、工程规划许可证、地质勘察报告、设计合同等也是必需的。此外，还需提供环保、抗震、消防、人防、劳动、卫生、白蚁防治等审批文件，以及水煤电气供应协议书和监理合同。
监理文件涵盖监理规划和实施细则、质量问题月报中的记录、会议纪要中的有关内容、工程开工/复工审批表、暂停令、不合格项目通知、质量事故报告及处理意见等。造价控制方面，需要有工程结算审核意见书。合同与其它事项管理包括工期延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料等。监理工作总结则包括工程竣工总结和质量评价意见报告。
施工文件涉及工程管理文件、施工技术准备文件、原材料、成品、半成品汇总表、登记表、出厂合格证及复试报告，施工试验报告，隐蔽工程验收记录，施工记录，工程质量检验记录，设计变更、工程洽商纪要，桩基、水卫、电气、设备管线安装、电梯、工艺设备等文件，以及竣工图。这些文件需详细记录施工过程，确保工程质量和安全。
工程验收文件包括质量问题整改反馈意见措施、单位工程质量验收记录表、分部验收汇总表、观感、质保检查表，地勘、设计、建设、施工、监理竣工总结，竣工验收会议纪要，以及其他验收文件。工程决算文件和备案文件也是必要的，包括工程决算及备案证明。工程声像档案和竣工图同样需要保存。
给排水部分的文件，如设计变更、工程洽商纪要、材料汇总表、合格证及检验报告、隐蔽检查验收记录、分部、子分部、分项工程质量验收记录、使用功能试验记录等，需详细记录。电气部分的文件包括设计变更、材料汇总表、合格证及检验报告、隐蔽检查验收记录、分部、子分部、分项工程质量验收记录、测试记录等。桩基部分文件与土建部分相似，包括施工管理文件、施工技术准备文件、试打桩情况记录、设计变更、工程洽商纪要等。
设备及管线安装文件包括施工管理文件、施工技术准备文件、设计变更、材料汇总表、合格证及检验报告、隐蔽检查验收记录、设备调试记录、安装记录、质量检查评定、事故处理报告、系统调试、试验记录等。电梯安装文件则包括电梯安装许可证、开工报告、电梯质量检验结论、电梯调整试验报告、运行测试记录等。
工艺设备文件包括施工管理文件、施工技术准备文件、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结、产品检验、包装、工装图、检测记录、设备、材料出厂合格证、设备图纸、设备测绘、验收记录、设备安装调试、测定数据、性能鉴定等。
建筑节能文件详见建设工程质量监督记录手册第29页《监督资料归档目录》。
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