至十九世纪初期，欧洲各国才开始拥有自行一套的外交官衔，由于各国派遣外交人员参与桌上会议时，常发生各国视自己的外交人员层级高于其他国家，因此外交官衔的差异也引起不少外交纷争。
为了解决此一问题，1985年举行的维也纳会议正式制定了外交人员的四个官衔:
一、特命全权大使：简称大使，是一国家元首向驻在国派遣的最高级外交代表，教廷大使则依据传统由同辈年纪最长者(Primus inter pares)出任，而国协成员国相互派驻的最高级外交代表则以高级专员称之。
大使为最高级代表的外交代表机构为大使馆，高级专员为最高代表的外交代表机构为高级专员公署；在外交场合中，对大使及高级专员的称呼会加上阁下。
二、非常任大使：不同于常任大使，非常任大使不仅为派驻国向驻在国派驻的大使，同时也兼任派驻国周边国家的大使，有时也兼任驻国际组织代表团代表，如驻比利时大使可能同时为驻欧盟代表；有时因特殊情形而会指派非常任大使成为国家的外交咨询顾客，有类似的官衔为无任所大使。历使上总统或总理多指派特使出任特别事务，但有时则指派非常任大使处理特别事务。
三、特命全权公使：简称公使，公使所被授予的权力与大使相同，但其位阶比大使低一级。
四、常驻公使：最低阶的外交代表，只比代办高一级，此衔在近代外交中已鲜少使用。
值得注意的是特命全权公使及常驻公使在英文简称均为Minister(前者有时为Envoy)，其身份是外交人员，不同于部门的及教组织的最高负责人，此两者的英文也是Minister；两种公使之任一种为最高代表的外交代表机构为公使馆，且因公使所有职权等同于大使，因此在正式称呼时也会冠上阁下称谓
五、代办：故名思意即是大使馆或行政机构里的代理办事人员，通常由资深外交官担任此职务。临时代办(chargé d'affaires ad interim)是临性的外交代表机构最高级代表，但常任代办(chargé d'affaires en pied)则是等同于大使地位，但通常是由派驻国外交指派，而非同大使一样是由国家元首指派，但其职权跟大使相同。
其实这套制度的公布并没有解决各国地位划分的问题，而且实际上各国外交官的地位分级还是依据各国的地位，如互派大使仅在主要大国之间实行，同盟国及君主国之间也可以互派大使，而大国跟其他小国仅互派公使，这也是美国直至十九世纪末成为大国时才开始有使节官衔的区分制度，且二十世纪中期各国也仅是互派特命全权公使。
外交词汇里，外交使节团是指驻在国的所有外交人员，而使节团团长由年纪最长者或递交国书最早者担任，其地位类似荣誉礼宾官，职责是负责有关使节团事务的发言，在天主教国家里，教廷大使被视为理所当然的使节团团长。
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