在办理治安案件时，机关需要根据案件的具体情况作出结案的决定。具体来说，行政案件满足以下几种情况之一时，应当予以结案：首先，作出不予处罚决定的案件；其次，适用调解程序的案件达成协议并已履行的；再次，作出行政处罚等处理决定且已执行的；最后，违法行为涉嫌构成犯罪，转为刑事案件办理的。
对于经过调查发现行政案件存在特定情形的，经派出所或者县级机关办案部门以上负责人批准，可以终止调查。这些情形包括：没有违法事实；违法行为已过追究时效；违法嫌疑人已死亡；以及其他需要终止调查的情形。终止调查时，若违法嫌疑人已被采取行政强制措施，应当立即解除强制措施。
此外，机关在处理行政案件时，会形成一系列文书材料。按照一案一卷的原则，这些材料应当被建立成案卷，并在结案或终止案件调查后，按照相关规定移交给档案部门保管或由机关自行保管。
机关在结案或终止调查时，需要确保所有相关文件资料完整无缺地保存下来，以便于后续的查阅和参考。同时，结案或终止调查的过程应当遵循严格的程序和规范，以保证公正性和透明性。
在处理治安案件的过程中，机关应当严格遵守法律和规定，确保每一个案件都能够得到公正合理的处理。这不仅有助于维护社会治安秩序，也能够提高公众对机关的信任和支持。
结案或终止调查的过程应当公正透明，以确保执法活动的合法性和合理性。同时，这也要求机关在处理案件时，既要严格执法，又要注重保护当事人的合法权益，实现法律效果和社会效果的统一。
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