首先，当员工预支出差费用时，会计记录如下：
借：其他应收款2000
贷：库存现金2000
这里的2000元代表预支的现金，会暂时挂在其他应收款科目中，直到收到实际报销单据时冲减。
当差旅费报销时，会计分录如下：
借：销售费用/管理费用1600
借：现金400
贷：其他应收款2000
1600元是报销的实际费用，400元是之前预支但剩余的现金部分，这两部分一起冲销了之前借出的2000元。
需要注意，差旅费报销时有相关规定，例如需要提供完整的原始票据，如机票、住宿等，且需符合财务部门的报销要求。超标乘坐交通工具、订票费等项目通常是不报销的。如果原始票据丢失，需提交详细说明并经相关领导审批。
总的来说，这个过程旨在确保公司的财务记录准确无误，同时符合公司的报销。
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