1、部门进行整理：首先，部门需要将归档的材料、资料进行整理，包括一盒需要装订多少页（本），封面的名称要打印出来订在首页，用规范的盒子装订好，并在盒子外面备注清楚年月日，保存期限（10年至30年，永久），这些信息都是部门人员先整理好再交接。
2、归档案室交接：把需要归档的材料整理好后，交接至本单位的档案管理科（档案室）。跟档案室交接人说明清楚归档的是什么东西，待档案室工作人员清点确定无误后，再在交接表上签上双方的名字，即交接完成。
3、电子档交接：现在有的档案需要在电子档案系统把相应的信息录进去，并提交后，系统会显示待交接。这个要根据单位工作业务实际情况来选择是否需要用到系统交接。
4、档案完善：一般档案室拿到的.档案以纸质版为准，然后再核对电子系统是否有相应的标签、条码，并打印出来。比如会计凭证，是要到系统的会计凭证页面找到对应的年月份、号码，将封面条形码打印出来后才算正式完成一本纸质档案。
5、档案接收：档案接收是指档案装盒管理，即将档案进行交接登记和交接接收。需要用条码将每一本需要归档的档案盒后面贴的二维码进行扫码入库，然后再提交，再进行接收管理，这样就完成了系统里的交接了，即已交接。
6、上架入库：将完成交接接收的档案盒按照系统的顺序放入档案架上，关于每一行每一列需要跟对应的电子系统再核对，有些因为特殊原因会进行相应的调整。按照排好的序号进行上架整理好，这样就完成入库了。
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