业务合同管理制度

第一章  总则

第一条  为规范公司业务合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。 

第二章  管理职责

第一条  公司总经理负责公司销售、采购合同及其他业务合同的审批； 

第二条  公司市场部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

1.负责采购、销售以及其他各类业务合同的谈判工作，并根据公司法定代表人的授权签订合同； 

2.负责制定销售、采购合同统一文本； 

3.负责各部门提交的各类业务合同的合法性、可行性、有利性审查； 

4.负责业务合同纠纷的处理； 

5.负责业务合同的档案管理； 

6.负责本制度的监督执行。 

第三章  合同的签订

第一条  订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。 

第二条  订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的业务合同。 

第三条  公司一般不与自然人签订业务合同，确有必要签订业务合同，应经公司总经理同意。 

第四条  订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件等，除情况紧急或条件外，公司一般要求采用正式的合同书形式。 

第四章  合同的内容

第一条  当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况与载明的当事人的名称、住所应保持一致。 

第二条  合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标中无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 

第三条  数量与价格：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物的数量，常年供销合同无法约定确切数量的应以电话、传真、电子邮件、送货单、等方式来提前确定具体数量；合同应采用市场价格或物价部门指导价，常年供销合同无法约定确切价格的应以电话、传真、电子邮件、调价函等方式来提前确定具体价格。

第四条  质量：有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品应约定产品指标要求（标准已涵盖的除外）。

第五条  价款或佣金：价款或者佣金应在合同中明确；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或佣金的支付应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 

第六条  履行期限应具体明确，无法约定确切履行期限的应以电话、传真、电子邮件等方式来提前确定具体时间； 

第七条  合同履行地点应力争对本公司有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的所在地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级； 

第  合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。 

第九条  合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 

第十条  对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 

第十一条  履行期限长的重大业务合同应当约定合同双方保持联系。 

第十二条  根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。 

第十三条  解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。 

第五章  签订合同的程序

第一条  签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第三章第一条，对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照和专业资格证书留存。 

第二条  销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，报总经理审批，由办公室加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。 

第三条  除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，报总经理审批，由办公室加盖合同专用章。 

第四条  合同正式签订后，合同正本，应交于市场部内勤妥善保管。 

第六章  合同的变更、解除

第一条  在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。 

第二条  存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同 

1.因不可抗力致使不能实现合同目的； 

2.在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务； 

3.对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行； 

4.对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； 

第三条  法律规定的其他情形。 

1.变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、传真等）； 

2.变更或解除业务合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。

第七章  合同的履行

第一条  公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。 

第二条  在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。 

第三条  履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付时应由对方当事人出具收条。 

第四条  在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司市场部处理，并报总经理。 

1.经营状况严重恶化； 

2.转移财产，抽逃资金，以逃避债务； 

3.丧失商业信誉； 

4.有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形； 

第五条  债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认； 

1.在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务； 

2.在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。 

第八章  业务合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

第一条  合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决； 

第二条  合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。 

第三条  对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司市场部经理和公司总经理。 

第四条  公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司市场部。 

第九章  合同的日常管理

第一条  公司市场部全面负责公司的合同管理，具体由市场部内勤统一管理。 

第二条  已签订的合同及送货回单，收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司市场部内勤随合同保管。

第三条 合同经办人员与本公司终止劳动关系前，应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司市场部和其他有关部门确认后方可办理有关手续。 

第四条  合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。 

第十章  考核与奖惩

第一条  公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。 

第二条  对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。 

1.合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失： 

2.未经授权批准或超越职权签订合同； 

3.为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书； 

4.应当签订书面合同而未签订书面合同。 

5.合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失： 

6.因工作过失致使公司被诈骗； 

7.公司履行合同未经对方当事人确认； 

8.遗失重要证据； 

9.发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的； 

10.合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告； 

11.其他违反公司相关制度的。 

第三条  公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。 下载本文