建设单位报送建设工程档案程序及要求

建设工程（项目）竣工档案编制要求

二0一一年

建设单位报送建设工程档案程序及要求

一、签订《报送建设工程档案责任书》

根据《城市建设档案管理规定》和《云南省建设工程竣工验收备案管理暂行规定》加强对建设工程竣工档案和监督管理，凡是在我市规划区域内的所有新建、改建、扩建的房屋建筑工程、城市基础设施工程(各种管线)，建设单位在办理建设许可证前，必须与城建档案馆签订《报送建设工程档案责任书》(以下简称责任书)，该责任书一式二份，城建档案馆与建设单位各执一份。

二、建设工程竣工档案的收集、整理工作

签订“责任书”之后，根据《责任书》责任条款规定，建设单位应在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送一套完整、准确、齐全的工程竣工档案原件(包括建筑工程竣工档案、管线工程竣工档案)。为此，建设单位应向城建档案馆，就工程竣工档案的收集、整理及竣工图的编制等有关问题进行业务咨询，或寻求现场指导及业务跟踪服务，以确保工程档案能完整、准确、齐全、归档保存。

三、建设工程竣工档案的验收

建设工程项目的竣工验收必须有城建档案馆参加。建设单位应当在工程竣工验收七日前书面通知城建档案馆，对工程档案进行专项验收及认可，取得城建档案馆出具的《云南省建设工程档案初验认可证》方能进行建设工程竣工验收，否则，建设行政主管部门委托的备案机构不予以验收备案。

四、建设工程竣工档案的报送

建设工程竣工验收备案后，建设单位必须将初验整改后的一套完整的工程档案(原件)及建设行政主管部门核发的《建设工程竣工验收备案表》报送城建档案馆，申领《云南省建设工程竣工档案合格证》，凡未取得《云南省建设档案合格证》的项目，房产部门不予以办理产权证。

五、违约处罚

不履行《责任书》有关条款规定的，城建档案馆将申报建设行政主管部门，依法对直接责任单位或责任人予以处罚。

附记：

附件一：1、建设工程文件归档范围及组卷顺序(文字部分)

        2、建设工程竣工图档案组卷顺序(竣工图部分)

附件二：庭院综合管网竣工档案归档内容

附件三：道路桥梁工程竣工档案组卷排列顺序。

附件四：基本建设工程照片的接收要求

基本建设工程（项目）竣工档案编制要求

一、案卷制作的要求

1、案卷的构成：案卷由卷内目录和文件材料(文字、竣工图)卷内目录备考表组成。

2、案卷规格：

(1)案卷厚度不超过3公分，卷内文件以A4纸为主，并装入专用“城建档案”卷壳内。若组卷过厚时，可分为若干分册组卷，在案卷题名中注明第几分册，案卷内文件编号仍从1开始编。

(2)案卷内归档文件应字迹清楚，图样清晰，签字盖章：手续完备，要求为原件。

(3)竣工图折叠为297mmX21mm手风琴式，图面向内，图标向外，竣工图不装订，按顺序装入城建档案图纸袋内，以“卷”保管。竣工图一律盖有竣工图章方有效，底图以“张”保管。，

二、案卷的组卷要求  

1、案卷要求：    

(1) 案卷内文件材料要求齐全、完整无缺。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等的材料作为档案。 

(2) 一个建设工程(项目)所形成的文件材料按“成套性”或是“阶段性”，以单体幢号为单位，合理组卷装订，装订形式为整卷装订。

(3) 案卷内不得有金属物，装订时必须剔除金属物。

2、排列要求：

(1) 卷内目录排列在卷内文件之前，以组合文件一起装订(用纱线)，一式两份，一份随卷装订，一份报送城建档案馆。

(2) 卷内目录文件材料题名应填写文件材料的全称或反映每份文件的内容和特征，题名到分项工程，并固定文件排列次序(在文件材料右下角编页码)。

卷内文件目录

                                                                                 卷  号：

(4) 案卷内文件材料可按问题、时间或重要程度排列。

(5) 案卷内有图样的文字材料应当文字材料在前，图样在后排列。

(6) 竣工图单独组卷排列。   

3、案卷编制要求：

1) 卷内文件材料页号的编写是以每份文件的起首页编写，每卷编号从1开始，按流水号编写。文件材料按顺序收集排列组卷后，用号码机在文件右下角编上页码，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

2) 编完号后再将每份文件起止页码填入卷内目录相应位置，并按卷内目录内容题名。

3) 若干建筑工程幢号的共用文件，可组合在每一幢号中，并在备注档中注明“含XXX幢”，或单独组成综合卷。卷内目录、备考表不编写页号。

4) 竣工图：竣工图是指建筑工程在施工中按照所完成的实物绘制的一种归档保存的“定型”图样。包括建筑、结构、水电、通风、燃气、消防、装饰、电梯、规划、等专业竣工图。

5) 竣工图的编制种类：

一是凡是按图纸施工，无修改变动的在新的施工蓝图上加盖竣工图章，由有关负责人审核，签字认可后，方可作为竣工图：

二是凡是在施工中，虽有一般性设计变更；但将原施工图加以修改、补充后仍能清楚、清晰、准确地反映工程现状的，加盖竣工图章后，可作为竣工图：

三是结构形式改变、工艺改变、平面布置改变及其它重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，应重新修改绘制竣工图，加盖竣工图章。卷内目录、备考表不编写页号。

6) 竣工图章式样：每张竣工图都必须在适当位置加盖竣工图章，并由相关技术人员签字。竣工图章尺寸为：50mm×80mm。竣工图盖在原图标的右上方，若与原图重叠，可在空白处适当位置加盖。加盖竣工图章应用红印泥。

7) 竣工图要做到图物一致，修改时要标明更改依据。更改时只准用碳素笔叉改或扛改，不能用其它类型的笔涂改或刮改。

8) 竣工图按单体工程整理组卷（即所有专业合并组卷），图纸比较多时可以分别按专业组卷，某一专业图纸较多时还可以组成若干分册。图纸顺序应按原有图纸目录顺序排列。竣工图应采用新蓝晒图，要求图面清晰、整洁。

9) 图纸组完卷后，对每张折叠后的图纸进行逐一打页码，页码号打在右下角，每卷从01开始编，并以新编的图纸页码号填入图纸目录相应位置, 并将目录用计算机软盘保存一并提交。

图  纸  目  录

                                                                              卷号：

11) 声像档案，包括工程开工到竣工验收其间的照片、录像、录音等声像材料各种照片、光盘、录像、录音带等声像经过有关验收签字后方可进行移交。

12) 工程竣工后，竣工档案由建设单位负责组织编制报送，具体可进行如下分工编制：

(1)工程立项报批阶段，准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位编制。

(2)监理方面形成的文件，由监理单位编制：

(3)施工文件、竣工图由施工单位编制；

(4)管线档案、声像档案由建设单位负责组织编制。

三、组卷文件材料内容排列要求

1、可行性研究、任务书方面的文件材料；

2、设计基础性材料：

3、水文、气象、地震等其它设计基础材料；

4、工程管理方面的文件材料；

5、施工方面的文件材料；(布置改变其它重大设计，不宜在原来施工图上修改补充的，应重新修改绘制竣工图，加盖竣工图章)

6、工程竣工方面的文件材料(包括文字材料和竣工图)

附件一：  建设工程文件归档范围及组卷顺序

案卷题名：立项报批（甲方资料）

案卷题名：立项报批（甲方资料）

案卷题名：设计技术

案卷题名：工程施工管理（施工单位）

案卷题名：工程竣工验收

案卷题名：工程竣工验收

案卷题名：工程材料质量证明文件

案卷题名：工程材料质量证明文件

案卷题名：基础、主体、屋面分部分项工程

案卷题名：建筑消防系统安装工程 

案卷题名：电梯安装工程

案卷题名：装饰装修工程

案卷题名：幕墙安装工程

案卷题名：智能化系统工程

(单体幢号工程）

一、综合卷：按设计图目录，按专业顺序排列。即按建筑、结构、水、电、暖通、工艺流程等顺序排列。要求逐张编号，逐张写序号。    

二、按专业组卷：工程竣工图纸较多时，也可以分别按专业组卷，或者两个、两个以上专业合并组卷。要求逐张编号、逐张写序号。

    三、图纸折叠：(29．7cmX21cm)、手风琴式、图面向内、图标向外。

竣  工  图

（竣工图按专业组卷、作卷内目录）

一、建筑安装工程竣工图

1、综合竣工图

(1)综合图

①总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

②竖向布置图

③室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

④电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

⑤设计总说明书

2、室外专业图

①室外给水

②室外雨水

③室外污水

④室外热力

⑤室外燃气

⑥室外电讯

⑦室外电力

⑧室外电视

⑨室外建筑小品

⑩室外消防

⑾室外照明

⑿室外水景

⒀室外道路

⒁室外绿化

3、专业竣工图

①建筑竣工图

②结构竣工图

③装修装饰工程竣工图

④电气工种智能化工程竣工图

⑤给排水工程消防工程竣工图

⑥采暖通风空调工程竣工图

⑦燃气工程竣工图

二、市政基础设施工程竣工图

1、道路工程

2、桥梁工程

3、广场工程

4、遂道工程

5、铁路、公路、航空、水运等交通工程

6、地下铁道等轨道交通工程

7、地下人防工程

8、水利防灾工程

9、排水工程

10、供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程

11、高压架空输电线工程

12、污水处理、垃圾处理处置工程

13、场、厂、站工程

   附件二    

庭院综合管网竣工档案归档内容

1、综合管网测量技术总结(含工程概况、测量依据、测量方法、测量结果、提交资料情况等)。

2、由测绘单位、建设单位签字盖章的责任表。

3、起算点证明。

4、控制点成果表。

5、控制点展点分幅图。

6、管网细部点成果。

7、管网测量统计表。

8、1：500综合管网地形图。

附件三：

道路桥梁工程竣工档案组卷排列顺序

一、建设工程（项目）前期文件（含呈报：设计两个阶段）

1、工程（项目）建设书及批复

2、工程可行性研究报告及批复

3、项目评估、环境预测、调查等报告

4、征地拆迁的有关文件（征用土地批复文件及红线图、拆迁、补尝协议书等、要求分别写序号）

5、规划红线图

6、招标、投标、及租赁文件

7、建设用地规划许可证

8、合同、协议用营业执照等各种资格、资质证书（要求分别写序号）

9、设计任务书和计划任务书

10、工程地质、水文地质、勘测报告、地质图、化验、实验报告、重要土岩石样及说明

11、水文、气象、地震等其它设计

12、总体规划设计

13、初步设计、技术设计、施工设计

14、设计核算批准文件及设计计算书

15、设计评价、签定及审批文件

16、设计说明（含设计依据、原则）

17、其它应归档的文件

二、施工组织管理文件

19、施工合同、协议、承包合同

20、施工执照

21、环保、消防、人防有关文件

22、工程技术交底记录、图纸会审纪要

23、施工组织设计、方案、计划、施工技术及安全措施、施工工艺

24、施工组织设计审批表

25、变更设计通知单、报告单

26、工程洽谈记录

27、开工报告、停工报告、复工报告

28、施工记录、日记、大事记

29、施工总结、工程完工报告、工程建设总结报告

30、工程竣工报告、验收报告或竣工验收签定书（道路、桥梁、排水管道等。要求分别写序号）

31、隐蔽、工程验收记录

32、工程质量竣工核定证书

33、工程竣工验收会议纪要、总结

34、工程前后及施工间的照片

三、建材、设备等出厂有效证件、合格证及证明记录（包括水泥、钢材、焊条、砖、防水材料）沥青、管件、设备配件、构件等。（要求分别写序号）

四、原材料、成品、半成品（试验记录、水泥、钢筋、砖、砂、沥青混凝料设备、配件等）的试验报告及检验记录。

五、施工中的有关记录文件（地基与基槽验收、混凝土灌注记录、排水管道试验记录）

六、文件材料题名

1、隐检用工程质量评定记录

2、钻（冲）孔桩隐蔽验收记录

3、挖孔桩成孔验收记录

4、沉入桩检查记录

5、建筑物基础坑检查记录

6、隐蔽工程检查记录（桥各部位挡土墙及渠箱的基础、垫层、钢筋）

7、混凝土渠箱的基础质量检查记录

8、排水管道基底情况检查记录

9、排水管道工程质量检查记录

10、路基基底检查记录

11、路基完成情况检查记录

12、基（垫）层完成情况检查记录

13、隐蔽工程检查记录（管道套环、回填土、侧石后座、纵、横缝等）

14、沉井沉箱封底前检查记录

15、构筑物防水层及泄水设备检查记录

16、隧道衬砌厚度、衬厚背后填塞情况记录

七、工程监理文件

35、监理合同

36、监理规则、细则

37、监理通知

38、会议纪要

39、审核签认资料

40、工程质量评定资料

41、工程支付文件

42、工程验收记录

43、质量事故调查及处理报告

44、监理工作总结

45、其它应归档的文件

基本建设工程照片的接收要求

一、基本建设工程照片档案的接收内容

城市基本建设工程照片档案的形成应完整成套并保持各阶段之间的有机联系。照片档案拍摄以单体工程为主进行跟踪拍摄、整理、编辑制作形成完整的工程竣工档案。拍摄顺序按工程施工进度进行。

1、工程建设前原貌：建设前地块原貌及多个不同角度的照片（全景）若干张；

2、方案论证及评选活动实况：专家评述、领导讲话、方案优选、定论等（发言者要署名）；

3、建筑物、构筑物基础工程：基础梁分布，基础结构隐藏，拆模后的情况等（每个部份要有全景、近景）若干张；

4、建筑物结构：每层平层、立面结构隐藏、梁、柱结构隐藏、梁与梁、梁与柱之间连接隐藏、屋面防水层、消防、给水隐藏设备等（其中每个部份要有全景、近景）若干张；

5、室外各专业管线开挖、敷设、填埋的空间位置及竣工后的相同位置现状情况，若干张；

6、道路、桥梁、管线：按标段KM000起至KM00N止进行单项工程施工照片，其中包括：基础工程、工程建设过程中的隐藏施工部分，若干张；

7、总体竣工验收实况：现场验收，建设、设计、施工、质检部门和有关领导发言拍摄等（主要发言人要署名），若干张；

8、建筑物、构筑物竣工后的现状照片；

1）建筑物外观的正立面、侧立面、背立面4个面必须有全景照片，若干张；

2）主要通道（多个）；

3）屋面及屋面设施；

4）配电房；

5）水泵房；

6）建筑与周围环境的关系如：大门、道路、绿化等若干张；

7）小区庭院绿化、小区道路及小品，若干张；

8）构筑物按标段KM000起至KM00N及单项工程进行多段拍摄（桥梁要有全景、中景、近景及桥梁四个面）若干张；

二、照片接收要求

建筑物、构筑物在组卷时以建筑单位及标段（合同段）、里程为主进行组卷；组卷顺序按工程施工阶段顺序（从工程立项、施工建设、竣工；竣工后的建筑物先从外观后内部，从下至上的顺序）进行。

照片档案分两部分：

1、案卷内要有依附照片的载体（卡纸），每张卡纸粘贴两张照片，每张照片要有照片提名，照片内容必须系统、齐全，应以工程项目组成保管单位，用专用照片卡纸粘贴（采用双面胶纸粘贴）6寸照片，每张卡纸有页码编号，每个案卷内要有卷内目录，以照片案卷为单位，填写目录，采用EXECL电子表格制作照片目录刻录到光盘中--并移交（目录格式见附表1）

2、有部分采用电子文档（数码照片）以光盘形式组卷，光盘内要有案卷文件夹（文件夹名称就是案卷名称）、照片编号（顺序号）、照片名称每张照片要有名称（序号+位置+照片内容），并放置在相应的文件夹内。

1）照片档案移交载体材料为DVD-RAM光盘介质（优质），采用数码照片，分辨率为3000×2000（600万像素的JPGE格式照片）。

2）数码照片为数字顺序号）编码为：001XXXX……NXXX（其中001-N为照片序号，XXXX为照片名称）。

3）照片光盘的盘符号为单位名称简称的汉语拼音的第一个字母加时间如ZYLC080618，（ZYLC郦城，08为年代，06为月份，18为日期）。

实例：1、光盘编号：LSSM071015表：蓝山数码（汉语音的第一字母加时间07年10月15日）

2、工程项目名称—文件夹内放入各单体项目文件夹。

3、工程项目缩略图夹内放50%的原图照片（所有单体项目照片）

4、各单体项目文件夹内放入工程施工照片，每照片要有序号+位置+照片名称，照片排列顺序按工程施工的顺序进行；

5、光盘载体封面书写式样：（见图1）

6、声象载体外壳包装书写式样：

保管单位内目录

工程项目名称：                         共   页第    页