为规范公司宣传物料、促销礼品（简称物料）的管理，保证物料的合理采购、严格保管、及时发放，为销售一线人员提供更优质、高效的服务，特制订本办法。具体内容如下：
一、适用范围：
1、本办法中所指的物料主要是指为销售工作提供的宣传物料和促销礼品。
2、市场部负责：物料采购、物料的验收入库、保管、发货通知和盘点。责任人：张熹
销管部负责：物料的采购申请、领用申请。责任人：谢晓峰
物料的发货和跟踪查询、建立物料领用台账。责任人：闫姝妹
销售部负责：物料的申请、接收及使用。责任人：销售主管及经理
二、物料采购申请：
各销售主管及经理根据市场部制定的广促物料管理流程规定，书面上报《北京元阳宏兴食品有限公司销售部广促物料需求表》（见广促物料管理流程）至销管部业务主管（谢小峰）处审核，经区域销售总监审核通过后，提报市场部经理。市场部根据销售市场需求，同意对物料进行设计和采购。物料到位后，及时通知至销管部业务主管（谢小峰），销管部业务主管负责通知各销售主管及经理及时领用。
因已有《市场部广促物料管理流程》建议，新申请的广促物料依次流程执行。
三、物料领用申请：
各相关部门根据需求及销售，按照附件中的发货流程图执行。具体内容如下：
1、市场部每周五向销管部谢小峰/闫姝妹提供物料库存表（每周五17：00点前）
2、填写《订货申请单》中的物料领用部分申请，报送至销管部业务主管（谢小峰）处审核（注：业务主管在收到申请后及时告知销管部主管-闫姝妹，并于收到申请当日完成审核。）
3、销管部业务主管（谢小峰）报送区域销售总监审核通过后，提报市场部推广主管（张熹）审核。（由于已把物料数量提报给销管部相关人员，建议此条取消）
4、市场部推广主管（张熹）审核通过后，物料申请单在销售总监签字后，市场部根据销售助理打印的《出库单》准备好物料数量（合理装箱），并通知销管部主管（闫姝妹）。
5、销管部主管（闫姝妹）根据销售助理打印的《出库单》数量明细以及市场部的装箱情况与采购物流部协调安排发货（销管部销售助理根据发放明细建立台账）。
6、采购物流部根据物料的发放数量及箱数，合理安排车辆。待车辆准备就绪后，市场部库房按照《出库单》数量明细与销管部交接，销管部通知流部接收货物并签字确认。《出库单》按照附件流程图中的规定分部门留底。
7、销售部物料领用时间：北京 固定时间：每周三上午，非固定时间：周一下午促销员培训时
外阜 固定时间：每周三上午，非固定时间：根据外阜情况协调
发货流程：
见附件流程图（北京、外阜）。
四、发货通知与查询：
物料发出后，销管部根据签字确认的出库单采取电话或邮件方式将发货时间及明细通知收货人员，并随时跟踪物料到货情况。物料发出（省外3-4天）后，业务员如果未接到货物请及时与销管部责任人（闫姝妹）联系，责任人与物流沟通进行落实。当业务员接收货物时发现货物破损或缺失现象，及时联系销管部责任人（闫姝妹）落实并解决问题，公司落实后予以补发，并与物流公司协调赔偿事宜。
六、物料核对数据：
每月4号（节假日、休息日顺延），市场部责任人（张熹）与销管部助理（边江娜）、财务部肖飞根据各自记录的发货台账盘点核对上月整月宣传物料发放数量。
七、本办法自下发之日起实施。
2010年6月18日
北京元阳宏兴食品有限公司 销管部
注：红色表建议修改
灰色表建议删除
销售主管填写《订货申请单》中物料申请内容
北京物料发放流程
市场部（推广主管）审核，审核通过后按照数量合理装箱备用
销管部业务主管审核《订货申请单》中物料申请
销管部销售助理根据申请单制作《出货单》并计入台账
外阜发放
外阜发放完成
物流将客户签字单据返回至销管部销售助理处留存
销管部跟踪送货进度
采购物流部负责外阜物料发放工作
北京发放完成
《出货单》：
白联：销管留底。
粉联：财务留底；
蓝联：市场部留底；
黄联：领用人（销售主管）留底；
《出货单》：
白联：销管留底。
粉联：财务留底；
蓝联：市场部留底；
黄联：采购物流部留底；
相关人员审核《出货单》
签字：北京：销售主管、业务主管、区域销售总监、销管部主管。
外阜：另需采购物流经理（赵杰）签字。
北京发放
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