[ 关键词] 英语商务信函; 语用原则; 合作原则; 礼貌原则; 运用

随着我国加入WTO, 书信沟通在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。如果业务人员对信函交际的语言特征及表达研究不够, 就会出现词不达意, 引起对方误解, 使企业形象及经济受损。那么, 商务信函中应该遵循哪些原则? 如何用这些原则来指导商务信函以避免不必要的损失呢?本文将从语言学的角度来分析商务信函中的最基本的语用原则。

一、商务信函中的语用原则

语用学是研究在特定情景中的特定的话语,研究如何通过语境来理解和使用语言[1] (P6- 10) 。正如Yule 所认为的/ Pragmatics is concerned with the study o f meaning as communicated by a speaker( or writer) and interpreted by a listener ( or reader). 0 (语用学所关心的是说话人或写作者所传递的和听话人或读者所理解的意义。) [2] (P3)

(一) 合作原则

美国语言哲学家G rice从形式逻辑和自然语言的逻辑之间的差别出发, 提出说话人(或作者)所传递的和听话人(或读者)所理解的意义。[ 2] ( P3)在会话活动中, 为保证会话的顺利进行, 谈话双方都必须遵守一项基本原则, 即合作原则( Cooperative Principle ), 简称CP。他认为, 在任何有意义的言语交际过程中, 交谈双方存在着一种默契, 双方说话都能相互理解, 共同配合[ 3] ( P45) 。这种原则并非只在口语交际中适用, 同样也适用于书面交流。合作原则包括四条准则:

11 数的准则

数量准则( Quant ity max im )给交际者在交际中使用语言的详尽程度作了规定) ) ) 使自己所说话达到所要求的详尽的程度, 既不缺少, 也不超出所需要的信息。用简洁的语言来把信息完整地传递给对方, 使接收信息者明确其意图。

例11D ear S irs:

We were pleased to receive your letter of May 1, 1999 and thank you for your interest in our women. s leather shoes. As you know, prices for leather are now on the increase and there is considerable demand for leather shoes at home. Our output falls short of the demand以上是一封报价函。全文围绕报盘的主题,对女式皮鞋的数量、价格、规格、支付方式、装运时间等方面做了完整、明确的规定, 无累赘之词, 读者一目了然, 达到现时目的要求的详尽程度。

21 质的准则

质量准则( Quality maxim)要求/ 不要说自己缺乏足够证据的话0, 不说你认为虚假的话。在商务信函中, 交际者应使用具体的, 特别的词来代替笼统的, 模棱两可的词。要遵守量的准则, 措词上应力求准确无误, 真实自然。

例21W e expect sales to rise about three or four percent next month.

该例中, 作者用了较笼统, 不确定的短语, 且有语法性错误( 见划线部分大约3% 或4% 0。about表示不确定之意, 而o r则表示选择之意, 让句子内容更令人迷惑。因此, 可改为/ aboutthree0 或/ about four0便显得清楚、明白、具体。

31 关联准则

关联准则( Relation maxim )规定了/ 说话要切题,不要说与主题无关的事。关联准则是交际中最重要最关键的准则。Sperber和W ilson认为, / 话语的关联性越大, 要求作的推理越少, 交际的效率就越高; 反之, 关联性越小, 要求作的推理越多, 交际的效率也就越低。0[ 5] 在商业活动中, 时间就是金钱, 效率就是生命。涉外商务人员要力争做到明确交际意图, 回信必须与来信相关联, 以便继续交际, 直至达到目的, 否则, 正常交际只能中断。

例31W e would like you to send us details of your various ranges, including sizes, co lors, prices,

and also samples of the d ifferent qualities o fmater-I alused.

Reply: We are pleased to rece ive your inquiry and would like to inform you that if you order in

quantities o f not less than 500 dozen of our products, w e shall allow you a d iscoun t o f 5% . Your early order is expected.

在上例的回信中, 作者没有就来信提及的有关商品的具体细节向读者提供相关信息, 而提到

了数量折扣问题, 这样对方无法了解要订购的商品情况, 一笔可能达成的交易就此告吹。

41 方式准则

( 1) 避免晦涩的语言。在现代英语商务信函中, 避免用陈词滥调, 否则会让对方感到观念上

过于守旧, 无创新意识。试比较:

例41 (过时) : Th is w ill acknow ledge receipt of your letter o f Ju ly 8.

(现用) : Thank you for your letter of July 8.

( 2) 避免歧义。如一份信函中有歧义, 会使读者很费力地去琢磨, 或造成误解, 影响效率。

例51 ( 含糊): I believe that M r. Johnson. S employment reco rd seem s to show that hemay be capable of handling the position.

(清楚): Mr. Johnson. s emp loyment record show s that he is capab le of handling the position.

用/ seem s to0让读者看起来, 不知是他认为有能力胜任这项工作, 还是怀疑没能力胜任这项工作, 让人揣摩不透。而修改后的句子用了肯定的语气就显得清楚、明白多了。

( 3) 避免赘述。商务信函中要求简洁明了的风格, 尽量使用言简意赅的短句, 尽量简化没必要复杂化的句子。句子字数最好不超过20个字。

例61 (冗赘): Please don. t hesitate to call upon us.

(简洁) : P lease w rite us.

( 4) 井井有条。文章要有逻辑性, 叙述有条理, 围绕主题, 由主到次层层展开, 层次分明, 这是写作的基本要求。

(二) 礼貌原则

Brow n和Lev inson认为, 人们言谈中的言语行为都是一些/ 威胁面子的行为 ( face threatening acts) , 即人在言语交际过程中, 他们的话语总是使对方或自己的面子受损, 人们为保全自己的面子, 即使错在己方也会竭力否认, 或找借口把责任归咎于他人。他们在保全自己面子的同时又损害了别人的面子[ 6] 。这是/ 面子论0。Leech 在/ 面子论0的基础上, 效法的合作原则, 提出另一条语用原则, 即礼貌原则( Po liteness Pr incip le) , 简称PP。合作原则是规定性的, 礼貌原则是解释性的。它既援救了合作原则, 又能保住双方的面子,解释了说话人有意违反合作原则来含蓄地表达自己的真意, 是出于礼貌的考虑使话语得体[ 7]。此项原则对外贸信函英语具有特别重要的意义。因为人人都有/ 面子0, 若在信函中不给对方/ 面子, 本来可以成交的买卖也会失去; 反之, 如能重视对方的观点, 尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理, 能产生令人愉快的感觉, 从而促成和扩大对外贸易。礼貌原则包含以下准则:

11 策略准则和慷慨准则

策略准则( Tact max im)和慷慨准则( Generosity max im )要求在商务交往中, 使他人受损最小, 受惠最大, 而自身受损最大, 受惠最小。

例71 ( 1) Send us a fax, p lease.

( 2) M ay w e ask you to send us a fax?

( 3) W ould you send us a fax?

( 4) Youmust send us a letter.

此组句子受话人利益受损, 而发话人得益, 而( 2) ( 3)相对而言礼貌些, 受话人利益较小, 而( 1)是祈使句, 虽句后有p lease, 但与其说是请求, 还不如说是命令式。用( 4)用更有威胁意味, 受话人损失大。因此, ( 1) ( 4)不可取。

21 赞誉准则和谦逊准则

赞誉准则( A pprobat ion m ax im )和谦逊准则(Modesty max im)要求尽力缩小对受函方的贬损,夸大对受函方的赞扬, 尽力缩小对自身的赞扬, 夸大对自身的贬损, 体现在信函和称呼语和结束语中, 在信函中多用/ Dear Sir0 / Thank you for0/ W  could appreciate it0/ Yours faith fu lly0等。

31 赞同准则

赞同准则( Agreement max im )要求尽量缩小自身和受函方的分歧, 尽力夸大自身和受函方之间的一致, 商务活动要求交际双方具有高度的合作精神, 谋求一致。其实同意或部分同意对方的观点比反对别人更为礼貌。

例81Your proposa l is reasonable, w e can accepti.t

41 同情准则

同情准则( Sympathym ax im)要求发函方尽力缩小自身对受函方的厌恶, 尽力夸大自身对他人的同情。商贸合作伙伴, 当对方受到损失时, 应致函表示同情。如对方有幸运之事, 应表示祝贺。

例91 ( 1) Congratulat ion on setting a sales record lastmonth!

( 2 ) We w ere d istressed to learn from this morning. s TV new s report that yourmanag ing directo rD r. H olleyson d ied of a p lane acciden.tobbye在Business Commun ica tion Fundamenta

ls一书中提出, 商务英语写作应遵循6 个C. s:正确( Co rrectness)、简明( Conciseness )、具体

( Concreteness)、文采( Co lorfu lness)、得体( Considerateness)、连贯( Coherence)。国内研究人士根据各自的观点与实践, 归纳不一: 阎善明的4C. s(完

整、简洁、清晰、礼貌) [ 8] ( P3), 范红的10C. s(明晰、简洁、正确、礼貌、体谅、具体、诚意、个性、完整、优美) [ 3] (P6- 8) , 王兴懿的7C. s(清楚、简洁、准确、具体、礼貌、体谅、完整) [ 9] ( P1)等。其实, 以上各家观点都是语用原则在商务英语信函的具体体现。商务信函语言特征中的/ 具体0、/ 完整0体现数量准则; / 准确0体现质量准则; / 清晰0、/ 简明0、/ 文采0、/ 连贯0、/ 优美0均体现方式准则; / 礼貌0、/ 得体0、/ 诚意0体现策略准则和赞誉准则; / 体谅0体现慷慨准则和同情准则。可见, 商务信函语言特征与G rice、Leech 和Lev inson等提出的语用原则的要求是一致的。

二、语用原则在英语

商务信函中的运用商务联系学Business C ommunications中, 根据rece iver的利害关系, 将商务活动中所传递的信息分为肯定信息、中性信息、否定信息和劝服[10] 。如何有效地传递这些信息呢? 下面, 将用语用原则来分析传递各种信息信函的写作方法。

(一) 传递肯定和中性信息的书信肯定的信息有利于receiver, 中性的信息无损于rece iver, 均属于正面信息。为了达到心理的沟通, 开拓更多的业务机会, 写传递肯定和中性信息的书信时可运用得体准则和赞誉准则, 采取积极的态度, 用直接表达法, 即在信的一开头就传递对方期待的信息, 信文表现作者热情友好的态度。

例101 Dear S irs, Thank you fo r your order ofAugust 11 for b icyc les. A ll item s are in stock, and we can guarantee shipment to San Franc iscow ell be fore September 30. As requested w e w ill in form you o f the date of dispa tch immed iately upon comp leting shipmen.t Yours fa ithfully

中性信息信函的读者一般为常年客户, 目的和内容只限于传递必要的信息; 而肯定信息的信

函读者一般为新的业务伙伴, 其目的和内容是重点肯定那些读者喜爱得到的信息, 故语言较为细(二) 传递否定信息的书信/ 好消息, 人皆喜之; 坏消息, 人皆恶之。0在商务活动中, 在传递不愉快的信息时, 为让收信人较为自然地接受其并不希望得到的信息, 应特别

注意礼貌原则中的各项准则。在拒绝时, 按得体准则的要求, 用间接表达法。根据慷慨准则和赞誉准则的要求, 以您为重( You-attitude ) 的态度, [ 11]将起到疏通障碍的作用。写传递否定信息的书信时, 可以以下行文结构来进行写作。下面以一封现货不足, 无法供货的订货回函为例, 根据语用原则对其写作结构进行逐条分析。

例111DearM r. C larendon,

Thank you for ordering geranium cuttings. W e w ere so pleased that when you thought of your garden ing needs, you thought o f us. W e w ish w e could fill your o rder, but our best geranium cutt ings have a lready been so ld. M any of our custom ers are from the South, where the g row ing season is earlier than the rest o f the country. This year, acco rd ing to our orders, the Sou th must be bursting w ith geran iums.

Enclosed in th is letter is a brochure on geran-I um grow ing and propagation wh ich w e hope you w ill find helpfu.l W e have also taken the liberty o f pu-t t ing your order in for the first and best cuttings w e have availab le nex t spring. Our fall cata logue is in the ma il to you today. W e hope you w ill see in it the type o f plantings that w illmake your flow er garden complete. Make sure

you not ice our fall sav ings on bu lbs! Best w ishes for the cont inual expansion of youbusiness!

Yours sincere ly RonaldWorthM anager[ 9] ( P110)

11 缓冲开头

好的开头是成功的一半。0语言本身的机制可以调整语气的强调, 礼貌的级别可以将坏消息

所带来的消极影响降低到最低。文章先以/ Thankyou for,,0/W ew ere so pleased that,,0等句子

婉转开头, 符合得体准则和赞誉准则的要求。

21 解释否定原因与内容

直接正面拒绝是不礼貌的行为, 因其目的是使读者受损, 威胁着读者的消极面子。如果在此

以直截了当的方式拒绝很不妥, 所以有必要放弃方式准则, 采取礼貌原则来缓解这种面子威胁行为。例中, 作者运用谦逊准则和同情则婉言拒绝/W ew ish w e cou ld fill your order, but,,0表示作者真心希望能满足对方的要求, 用/ but0直接引出拒绝话语, 避免了造成误会, 之后娓娓道来脱销的原因: 南方天竺葵的生长季节比其他地方早。这样的表达照顾了对方的面子, 避免了尴尬。

31 提供建议和可选性计划

解释原因后, 一个建议, 一份可行性计划都可为读者证实他所处的境况, 又可以善意地为他解忧, 以补救收信人的损失。这种You-attitude的方式体现了礼貌原则中的慷慨准则) ) ) 使他人受损最小, 受惠最大的要求相吻合。表面上, 这不属于答复范围似乎违背了合作原则中量的准则, 但事实上它遵循了O. ha ir 提出的质量- 数量准则除非有特别显著的理由, 一旦听话人(读者)可能会对说话人(作者)所传递的住处感兴趣的话, 后者都应该给予一个较强力度的陈述而不是弱势的陈述。0 [12] (P45) 这里的/ 力度0即是交际传递的信息量。[ 7] ( P85)上例中, 对方订不到货, 一定非常沮丧。这时, 一份有关种植和繁殖的说明书、一份近期订单目录、以及部分商品秋季减价的消息,对商家来说, 无疑是雪中送炭。这样既不伤害对方, 且留余地, 尚有希望今后保持往来合作。由此可见, 在商务活动中, 人们往往自觉遵循合作原则及其相关准则。但有时因礼貌起见, 常常会放弃方式准则。

41 积极结尾

结尾与开头同样重要, 措辞也要注意把握分寸和策略, 否则即使前面说得再好, 也会前功尽

弃。上例使用/ Best wishes for the continual expansion o f your business! 0结尾, 帮助读者更自信, 以期今后保持更好的合作关系, 符合赞誉准则。

(三) 劝服信

劝服信旨在劝说对方按写信人预定的计划办事, 其前提条件是: 读者不情愿或可能拒绝写信人的要求或建议。故采取先引起对方的注意, 激起其兴趣, 增强其欲望, 以使对方采取行动。

例121 Dear Customer: No other business graphics software can match the versatility and flexibility of Diagraph! Let us prove to you that Diagraph is a breakthrough in business graphics software. Use Diagraph to turn your ideas, plans, and data into organization charts, signs, flow charts, diagrams, form s, and maps. Diagraph comes with a money-back guarantee. U se it for 30 days and w epre该促销函一开始就提出了产品Diagraph的优点, 以引起顾客的注意。接着又简明扼要地介绍了Diagraph的主要功能, 激起顾客的兴趣。之后,根据顾客的购买心理, 提出可试使用, 不满意可退款, 且提供两款选择以及其它优惠条件, 增强顾客的购买欲, 读者很可能毫不犹豫地采取行动。

三、结 语

在商务信函交往中, 我们需要以合作原则与礼貌原则的策略来共同指导商务信函的写作。但

在实际运用中, 常常会为了达到礼貌只遵循质量、数量、关联准则, 而放弃了方式准则, 有时也会为了达到交际效率而舍弃礼貌, 全面遵循合作原则,如催款函、索赔函。这两种原则是互补的。不论是部分放弃, 还是部分遵循语用原则, 其最终目的皆是为了成功交际。只有灵活运用语用学的各种交际策略来指导商务信函的写作, 才能更好地拓展商业业务, 获取更大的财富。

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