为进一步加强材料得计划管理,监督与控制不必要得开支,确保采购材料符合施工要求,促进材料与资金得合理周转,规范材料采购作业程序,特制定本办法。

二适用范围

本办法适用于公司承接得工程项目所需材料得采购工作。

1、管理职责

1)公司采购部负责:

A、进行市场调查,搜集供应信息与资料,拟订与更新合格供应商名录并组织对供应商按ISO9000体系进行考察、评估、材料招标等工作;

B、根据《材料计划》拟订《采购计划》,提供材料样品并签订材料《订货合同》;C、追踪与监控采购计划与材料订货合同得实施;

2)公司项目部负责:

A、提供符合工程需要得材料计划与项目得供货清单;

B、组织对甲方得选样与封样;

C、按采购计划与订货合同组织材料进场,并对进场材料进行检验;

D、提供评估供应商供货得信息资料,并参与对供应商得考察与评估;

E、拟订材料用款计划并组织对供应商得付款与清场退货。

3)公司财务部负责:

A、按合同约定及到货情况支付材料款;

B、每月对材料库进行盘点,指导库管工作,监控帐、实、卡相符状况;

2、采购程序

1)采购准备阶段

由采购部搜集各种材料得信息,并根据信息进行分类,建立与丰富《材料信息库》;每类材料至少要求三家符合我方要求得源头供应商填写《供应商调查表》并提供如下资料:A供应商营业执照;

B资质证明;

C税务登记证;

D ISO9000质量体系认证书(如供应商已通过ISO9000质量体系认证);

E企业简介(包含:企业性质、规模、公司业绩、产品介绍等内容);

F材料三证(产品安全资质证书、生产许可证、产品合格证);

G质量标准(产品检测报告)样品图或照片;

对公司符合以上条件者,可列为合格供方,并记录于《合格供方名录》上;公司所采购得材料必须选自《合格供方名录》中得供应商。

2)投标阶段:

A、部组织投标,根据设计图纸与甲方要求,确定材料清单,并于收到投标文件后两日内向采购部提供甲方招标文件明确要求得大宗主材得《材料清单》并随附全套招标文件与图纸;B、采购部根据《材料清单》进行市场调查(或检阅供应商档案资料),联系材料供应商,准备投标样品与供应商资料、材料样品资料(文字说明、照片),并于开标三日前准备完毕;C、采购部每次材料样品与资料分类归档,归入《材料信息库》;

3)中标阶段

A、工程中标后,项目部根据设计图纸与现场实测实量,于进场后一周内拟订《材料计划》,材料计划内容必须包括:材料名称、材料数量、材料规格、材质要求、进场时间;

B、材料计划经副总审批;

C、采购部根据《材料计划》要求检阅《材料信息库》,联系材料供应商,索取报价资料与样品。

D、采购人员整理报价资料,调查供应商得整体实力及产品得质量、性能、规格等,进行价格分析,从中选出议价对象,对主材及大宗材料,至少应选出三家源头供应商。

E、采购人员将比价后得材料供应商资料与样品,整理后递交权责主管,确定议价对象与议价底线。

F、采购部根据材料计划与询、比、议价结果拟订《采购计划》。

G、议价结果及拟订得“订购厂商”、“交货期限”与“付款方式”报主管副总经理签批;H、经公司主管副总经理审批后得采购计划两份转交项目部,一份转交财务部,一份采购部留存。

I、采购部依批准后得采购计划为指导,与选定得供应商谈判供货具体事宜;

J、主管副总经理组织召开材料样品评鉴会,筛除不能满足工程需要得供应商,对首次为我方供货得供应商组织实地考察;

K、经评鉴合格得样品由项目部组织对甲方得送样与封样;

L、确认后得材料样品按确认内容由项目部向采购部提交经项目经理与副总会签得详细《供货清单》,《供货清单》详细标明材质要求、规格型号、供货数量、供货时间等,并作为材料订货合同得组成部分;

M、采购部对可满足《供货清单》要求得材料供应商进行签约谈判,对符合材料招标规定要求得材料供应商发出招标通告,并按公司规定得招标程序组织材料招标工作;

N、采购部依谈判或招标结果,确定签约对象并拟定《订货合同》,《订货合同》经项目部、财务部、主管副总经理评审确认后由采购部负责签订;

O、对不须单笔签约得材料,采购部罗列《材料清单》,要求可满足供货要求得供应商集中报价并随附材料三证及供应商资料

P、采购部在满足工程需要得前提下选取服务优质、价格适中得2-3家供应商签订集中供货合同,注明供货周期、质量要求、付款方式、供货方式等;

Q、采购部在材料签约后,向项目部提供供应商详细联系方式及合同副本,由项目部按合同规定办理材料预付款手续,经采购部按合同复核后转公司主管副总经理签批后至财务部办理付款手续;

R、项目部须严格按批准后得采购计划与合同控制材料进货,并根据工程进度与合同约定组织材料入场,材料入场后查验材料三证并按材料三证及到货单检验材料数量、质量、做到单、货、样相符。检验合格得材料由项目部质检员与库管员在入库单上签字,办理入库手续;检验不合格得材料,由项目部通知公司质量部复验,复验不合格材料,按《不合格品控制程序》办理,交由项目部组织采购部、工程部(分包合同)共同处理对不合格品得退换事宜。对造成我公司经济损失得,依合同约定由项目部、采购部联合办理索赔事宜;

S、入库单一式四份,一份留存项目部,一份交供应商,其余两份由项目部对照项目用款计划,填写报销凭证,随附材料转采购部。采购部审核与入库单无误后,核销《采购计划》?订货合同台帐,并经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理付款手续;T、材料到货后不论材料检验合格与否,项目部库管员按供应商据实填写《材料到货质量情况汇总表》并于该供应商供货完毕后转交采购部,以提供评估供应商得数据资料;

U、项目部因设计变更、甲方变更原因而引发得材料变更,应于变更发生得两日内拟订《材料变更计划》并注明变更材料及原总材料计划得核减项,附甲方签字得签证单,经副总审批后转采购部拟订《采购变更计划》;

V、项目部因材料计划不足引发得材料补充,应拟订材料补充计划,经副总审批后转采购部拟订《采购补充计划》;

W、采购变更与补充计划经主管副总经理签批后,由采购部签订合同或追加合同,项目部组织材料进场。

X、在合同签定后如发生变更引发所需材料数量少于合同订购数量,项目部应于变更发生后两日内及时通知采购部与财务部,以便公司及时调整付款比例。

Y、项目部在工程竣工后,清理库房材料,组织材料退场,对保存完好得、未使用得材料退回供应商,并填写《退场材料确认单》及《出库单》,由供应商盖章签字认可,项目部据以办理材料尾款支付手续;采购部审核无误后,核销《采购计划》?订货合同台帐,经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理支付手续;《退场材料确认单》一式四份,一份转交财务部,一份转交采购部,一份项目部留存;

Z、对不能退回供应商得材料,由项目部填写《退场材料清单》与《出库单》,退回公司材料库,并与采购部办理交接手续后,由采购部办理放库手续;采购部于工程结束后,汇总材料采购与供货资料,按供货质量、服务质量、付款要求等评估标准评估供应商,对不符合要求得供应商从《合格供应商名录》中剔除,并按工程项目将供应商资料分类归档;

3、采购纪律:

1)采购人员应严格执行计划采购,严禁计划范围外采购,否则一经发现,公司将对有关责任人给予以严惩;

2)公司项目部应努力确保材料计划得精确性,严格控制现场材料浪费,对超出材料计划得补充材料与变更材料及时办理相关手续,因未能及时办理补充材料计划与变更材料计划引起得工期延误等相关损失由项目部承担责任后果;

3)为确保材料计划得准确性,项目部对补充材料计划应控制在公司规定得额度内(不超出材料计划得4％),对超出额度范围得补充材料计划,公司将对项目部予以经济处罚;

4)项目部质检员、库管员应严把进料验收关,对不合格或数量、规格与采购计划、订货合同、样品不符得材料,由项目部负责通知质量部、采购部共同处理退换事宜,严禁不合格材料得入库;

5)采购人员不得私自订购与盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好得前提下,选购低价材料,做到质优价廉。时同要实行跟踪办事、负责到底得责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。

4、附

1)采购计划

2)供货清单

3)材料到货质量情况汇总表

4)合格供应商名录

5)材料变更计划

6)采购变更计划

7)材料补充计划

8)退场材料确认单

9)退场材料清单

5本办法经总经理批准后执行,修订亦同。下载本文