| 办公自动化简介 |
| 《世界商业评论》ICXO.COM ( 日期：2004-04-27 16:57) |
OA的定义
所谓办公自动化，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。
OA与MIS、DSS相比较，则较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。 办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。
OA的特点
OA具有如下的特点：
1、面向非结构化的管理问题；
2、工作对象主要是事务处理类型的办公业务；
3、强调即席的工作方式；
4、设备驱动。
OA的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段，依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。
办公业务的分类和典型形式
办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。
按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类：
1、确定型，事物/数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。
2、非确定型，事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。
3、混合型，介于上面两者之间，部分处理过程是确定的，另外部分处理过程是不确定。
OA主要是面对非确定型办公业务的处理，其他两类业务也可满足。
按业务性质，办公业务部门可以分为两类：
1、以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的计划科、财务科、信息中心等。
2、以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。
前者的职能可通过一般的事务处理系统实现，后者的职能主要依靠OA来实现。
办公业务有许多具体的形式，如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问等，以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询服务业务等。 对具体的办公业务进行分类整理，可划分为四种典型的方式：
1、数据处理和文字处理，如文件生成、信息检索、计算、存储等；
2、传递功能，如电话、会议、会谈、文件等的信息分发或传递等；
3、实时管理，如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等；
4、判断决策，如文件的报审、批准，问题的讨论、确定型等。
OA的支撑技术和功能
1、OA的支撑技术
办公自动化的支撑技术有：计算机技术、通信技术、自动化技术。从物化的角度看就是OA的硬件和软件。
OA的硬件系统包括计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。其中计算机是OA的主要设备，因为人员的业务操作都依赖于计算机。计算机网络和通信设备是企业内部信息共享、交流、传递的媒介，它使得系统连接成了一个整体。终端设备专门负责信息采集和发送，承担了系统与外界联系的任务，如打字机、显示器、绘图仪等。 OA的软件包括系统支撑软件、OA通用软件和OA专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件，如Win95、Win98、Unix等。OA通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如Word、Excel等。OA专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如事业机关的文件处理、会议安排，公司企业的财务报表、市场分析等。
2、OA的功能
为满足办公业务处理的需要，OA具有以下的功能：完善文字处理功能、较强的数据处理功能、语音处理功能、图像处理功能、通信功能等。
OA的系统模型
在总结办公业务的基础之上，Neuman于1980年提出了五类OA的系统模型：
1、信息流模型（Information Flow Model），描述了办公信息在各单位办公室内和办公室之间的相互传递和处理的情况；
2、过程模型（Procedural Model），描述了为完成特定的任务，办公工作的具体执行过程和步骤；
3、数据库模型（Database Model），描述了与办公业务相关的信息结构、数据库结构以及它们的存储和访问方式等；
4、决策模型（Decision-Making Model），将办公信息处理过程中的结构化部分交由计算机处理，并根据已有的特定决策模型做出相应决策；
5、行为模型（Behavioral Model），办公信息的处理是在人的社会活动中发生并完成。
| OA的发展现在已经进入成熟期，这体现在OA的设备不断更新和OA软件的层出不穷。美国近年来的OA产品以每年20%的速度增长，其中硬件的发展费用约1200亿美元，软件费用约2000亿美元。至今，美国70%的信息产业已实现了办公自动化。我国在OA方面的发展起步较晚，在这方面还有一段较长的路要走。 |
余丽琼
（广西柳州市国土资源局 柳州市 545001）
【摘 要】 阐述了工作流与工作流管理系统，并将工作流管理技术引入地籍管理信息系统。在此基础上，探讨了地籍管理窗口办文工作流的设计思想、总体结构、数据库设计以及地籍业务处理系统与窗口办文工作流系统的接口设计。工作流技术的应用有效地实现了地籍管理办公自动化。
【关键词】 工作流 工作流管理系统 地籍管理 办公自动化
由于信息技术的发展和日趋激烈的社会竞争，人们不再满足于、零散的办公自动化和计算机应用，更追求综合的、集成化的办公解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，工作流正顺应了这种发展趋势。“数字国土”工程推行以来，我国许多土地管理部门已建成了各类业务系统或综合性的图文办公信息系统，它们对于提高土地管理的信息化水平起到了非常重要的作用。但这些系统大多是为解决具体业务信息，没能综合考虑土地管理的办公自动化，各级单位或同一单位的不同部门之间的协同办公和信息共享仍然不太理想。因此，为提高土地管理部门业务办公的水平和工作效率，实现有效的信息共享，在土地管理系统中引入工作流技术是十分必要的。
1 工作流与工作流管理系统
1.1 工作流技术
工作流（Workflow）技术起源于20世纪70年代中期办公自动化研究领域，但直到90年代，随着计算机尤其是网络技术的普及，以及信息化建设的日益推进，工作流技术的研究才进入热潮。1993年8月，第一个工作流技术标准化的工业组织——工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WFMC）成立。之后该联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参考模型，并相继制定了一系列工业标准[1]。
工作流是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。一个工作流包括一组任务（或活动）及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务（或活动）的启动和终止条件，以及对每个任务（或活动）的描述。在大多数的实际应用中，工作流技术可使工作人员在网络、服务器和多台计算机客户端的硬件平台支持下，按照预先设定的规则并借助应用程序对相关数据进行处理完成某一业务目标[2]。
业务流程由一系列生产活动按照一定的逻辑顺序组成。活动是流程的最基本的单元，是为实现某一目标由活动负责部门授权相应参与者（角色）完成。活动内部由输入、输出、约束、实施角色、负责部门、用户界面等要素共同组成，如图1所示。实际应用中，一般将关系紧密的活动组成一个子流程。工作流遵循三个准则：路由（Router）、规则（Rules）和任务（Roles）。路由定义文档、信息或任务传送所通过的路径，规则是流向控制的条件和异常处理，任务是工作流在某一状态下的具体操作。
| 图1 活动组成要素 |
工作流管理系统（Workflow Management System，WFMS）是定义、创建、执行工作流的系统。其功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互[3]。工作流需要依靠工作流管理系统来实现。
工作流管理技术是为适应激烈竞争中组织机构内部业务数量大、变更频繁，常常需要业务流程再造（BPR）和改进而产生的。使用工作流管理系统的目的是提高系统的灵活性和软件的可重用性，增加过程的透明度，提高工作效率。一个完整的工作流管理系统是由一个流程建模工具、工作流执行服务、监控管理工具、客户端应用和客户端调用等组成的分布式系统，如图2所示。
| 图2 工作流管理系统参考模型 |
2.1 地籍管理工作流设计思想
土地管理业务是一个流程性很强的业务，需要多部门协调完成。在地籍管理中，整个土地登记业务过程，包括从申请到入库发证，是一个由多部门协同操作共同完成的过程，其流程设计如图3所示。窗口办文则是贯穿整个地籍管理系统的关键，其核心是工作流管理系统。引入工作流技术，主要是对内部的工作流程、审批业务运作情况进行监控，同时对办公过程中的信息自动传递、信息交流、审批过程追踪、进度控制。工作流管理技术的引入实现了土地登记业务办公自动化、业务处理与窗口办文的无缝集成，使办公系统与GIS系统融为一体。同时，系统管理人员可根据业务管理内容变化、部门与机构的调整对工作流流程进行调整。
| 图3 土地登记业务流程图 |
地籍管理工作流系统设计上采用三层模型，即按数据服务层、应用逻辑层、表现层三个层次架构，服务器端与客户端通过组件连接，在浏览器中实现日常办公、地籍管理、网上发布等功能，服务器端的基础地理信息数据库则通过网络在多部门共享，实现了地理信息技术与办公自动化技术的一体化。系统由工具流定义管理子系统、工作流设定子系统、工作流查询统计子系统构成，见图4。工作流定义管理子系统完成对组织机构模型、用户和角色管理，工作流程的定义、修改，工作日和节假日的设定和修改，其操作对象为系统管理员；流转设定子系统完成日常工作流程的流转控制，登陆用户权限管理，其操作对象为日常办公人员；查询统计子系统根据各种条件，查询项目的流转情况、项目相关信息，公文流转情况及员工登陆系统状态。
| 图4 系统软件三层结构图 | |
地籍管理办公自动化系统的数据涉及土地管理部门各级单位的各种文档，如土地登记时需要填写的各种表单，包括土地登记申请书、地籍调查表、土地登记审批表、土地登记卡、国有土地使用证等；另外还包括各种图件，如基础地形图、城镇地籍图、宗地图等。工作流数据库的设计要尽可能与现有数据库兼容，同时尽可能遵循工作流管理联盟（WFMC）的规范，使数据库发挥对日常性业务管理工作流的作用，并使数据库具有较大的灵活性和适应性，当工作流程变动时，只需要修改数据库和增加模块，系统便能工作。工作流数据库包括部门、角色、流程、活动等实体。以流程为例，其流程类型的数据库结构见表1。
表1 流程类型数据库结构表
| 中文字段名 | 字段名 | 字段类型与长度 |
| 流程定义类型编码 | PROTYPE_ID | NUMBER（4） |
| 流程定义类型名称 | PROTYPE_NAME | VARCHAR2（40） |
| 部门编码 | DEPT_ID | NUMBER（4） |
| 父流程定义类型编码 | PARENTTYPE_ID | NUMBER（4） |
| 流程定义类型描述 | PROTYPE_DES | VARCHAR2（512） |
| 流程定义类型状态 | PROTYPE_STATUS | NUMBER（1） |
传统意义上的地籍管理信息系统，只实现无纸化办公和方便、快速的业务查询；地理信息系统则是一套的系统，专门用于地形地籍信息的入库和更新[4]，两者之间缺乏有机的联系，在地籍管理办公界面上无法对基础地形地籍信息进行访问，办理业务的速度、方便性、数据更新的实时性都受到很大影响。因此，需要将地籍业务处理与窗口办文集成到一起实现地籍管理的图文一体化和办公自动化。
集成后地籍信息系统是整个图文办公系统的一部分，窗口办文系统按工作流技术设计，地籍业务处理系统融于窗口办文系统中。事实上，窗口办文系统的一个工作流程就是一个项目的受理过程，地籍业务处理系统中的信息处理过程只是项目受理过程的一个或几个步骤，因此，只需提供一个跟窗口办文系统的接口，通过这个接口将工作流中正在处理的项目转入地籍业务处理系统中处理。这一过程可通过记录项目编号来实现，每一个项目经过地籍业务处理系统处理前后的状态、以及处理方式被记录，以便项目在工作流中继续流转。所以，地籍信息的主体——宗地和记录宗地状态的土地证书的状态变化都被记录在该项目中。以土地变更登记为例，其流转过程及接口设计见图5。
| 图5 地籍业务与窗口办文接口设计 | |
地籍管理引入工作流管理技术所带来的好处非常明显，这包括业务流程的可视化与图形化（如图6）、业务活动的即时通知、业务处理过程的随时跟踪、业务数据的多方式查询统计、业务处理效率的量化考核等等。系统的运行有效地实现了地籍管理办公的无纸化和自动化，满足了当前机构调整引起的业务变更和业务流程调整的需要，增强了地籍管理系统的灵活性和可扩展性、充分发挥了现有计算机网络资源的作用。具体体现为以下特色：
（1）系统采用窗口式办公体系，所有的地籍业务工作都按照一个窗口对外的模式，即在窗口收件，扫描输入收件内容，然后按不同业务工作流程自动流转；
（2）系统自动完成地籍管理行政收件和发文的全部流程，包括拟稿、审稿、登记、签收、签发等操作，同时支持公文签发的电子签名和公文的印章显示，支持多种发文稿笺的选用，实现了无纸化办公；
（3）授权用户可灵活配置本单位的各种业务流程，系统保留每个业务活动流转的痕迹，提供对在办地籍业务的监控和跟踪功能，可随时获得项目的在办状态；
（4）系统掌握全局各项报批业务的动态和进程，能实时查询各部门和个人的业务办理情况，对超期项目自动催办，实现了业务办公过程的全程监控跟踪；
（5）业务办理过程中，各经办人和科室负责人可通过查阅项目的基本情况和已办理过程，辅助审核；
（6）项目办结后，系统可自动修改地籍管理的空间数据库和属性数据库，并将与项目相关的图表文及业务处理过程中的流转情况全部存入业务管理档案库，供日后查询；
（7）系统提供大量的过程统计数据，包括每项业务所耗费的时间、科室业务量、个人业务量等，为量化考核提供了科学依据；
（8）地籍管理办公自动化系统的业务管理还包括车辆管理、会议办公、考勤管理、消息管理、新闻公告、行规、执法管理等。
| 图6 业务流程可视化示意图 | |
总之，引入工作流管理技术，系统业务流程清晰，职责分明，各文档的传递、签收和处理都在计算机网络上进行，增加了办公透明度，规范审批过程。系统运行达到了缩短业务处理周期、改进和优化业务流程、提高顾客服务质量、减少人为差错和延误、减少浪费、提高办公效率等目的。
4 结束语
随着土地的深度利用与开发，土地的变更、出让、租赁等愈来愈频繁，土地管理部门原有的办公模式已逐渐显示其劣势，满足不了国土资源业务信息化的要求。因此，和各级土地管理部门必须借助快速发展的网络技术，建立土地管理信息系统，掌握快速、动态变化的土地信息，实现土地管理的网络化和图文办公自动化，高效保持土地信息系统的现势性，使土地信息方便、快捷地服务于社会各个领域。
地籍管理工作是一项技术性、性、时效性、流程性很强的工作，地籍信息管理系统作为土地管理信息系统的重要组成部分，首当其冲需要对现有模式进行改革，实现新形势下的地籍管理图文办公自动化。论文针对地籍业务引入工作流管理技术，把业务处理与办公自动化流程有机结合，实现了网络环境下地籍管理的办公自动化。
【参考文献】
[1] 付伟.工作流技术综述[J].河北北方学院学报（自然科学版）2007，（1）
[2] 孙倩、赵轶群.工作流管理技术在电子政务中的应用[J].计算机应用与软件，2007，（3）
[3] 赵瑞东、陆晶、时燕.工作流与工作流管理技术综述[J].科技信息，2007（8）
[4] 王焱、李景文、黄俊华.基于工作流和GIS的集成信息管理系统框架设计[J].地理空间信息，2006，（6）下载本文
