作者：李芳芳 张治荣

来源：《中国教育技术装备》2013年第36期

        摘 要 教师在利用个人电脑备课、科研过程中经常出现文件版本过多、随意命名、管理混乱和资料丢失等问题。提出采用自动配置管理方式管理多版本文件，建立精确或模糊链接方便教师查阅文档，设计基于工作流程的结构化文件管理体系管理教师个人教学资料。

        关键词 版本控制；文件标识；信息管理系统

        中图分类号：G434 文献标识码：B

        文章编号：1671-4X（2013）36-0066-02

        教师使用个人电脑管理资料时主要采用文件系统管理模式，但这种模式有其弊端，如对文件的命名、存放位置的选择是主观随意的，且随着文件数目的不断增加，容易出现管理混乱、教学资料丢失、数据冗余等问题。教师要做好个人教学资料管理，需要从多个方面着手。

        1 养成良好的使用习惯，做好资料管理

        命名 大家或许有过这样的经历，因为有事要调课，需要写调课申请，记得自己曾经写过一个调课申请，可是无论打开哪个文件夹都找不到。于是搜索“调课申请”，结果为0；再搜索“申请”，结果却找到一大堆以申请或申请书命名的文件，一一打开，有入党申请、职称晋升申请等，可就是没有调课申请，只好重新拟一份。某天整理文件夹，发现存储了好多的新建文件夹，在不同的文件夹里分别都有命名为新建文件1、新建文件2、新建文件3的新建文件，于是一个一个打开，竟然发现了“调课申请”，很是郁闷。这样的例子比比皆是。因此，在日常的工作学习中应该养成良好的命名习惯。

        以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要自己来制订。另外，从排序的角度来说，常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让它们排在前面，可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面。

        归类 教书、育人、科研、职称晋升等同教师关系密切。利用操作系统管理文件是最常规的管理办法。文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是确定文件夹结构的前提。

        教学产生的文件包括各类教案、课件、工具软件、素材资源、试题、试卷等。因此可以对教师文件管理进行分类，第一层为教案课件、教学材料、论文项目研究、班级管理、学生作业、职称工作，如图1所示。

        同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc，等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

        分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高。比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，教师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目、文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，只能找一个最佳的结合点。

        建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是要做的。这并不复杂的操作却能大大提高工作效率，节省有限的时间。

        备注 使用Word或者PPT时打开文件菜单下的属性菜单项就可以看到，对于创建的新文件以及修改的旧文件利用这个属性面板都可以进行备注，包括标题、主题、作者、单位、类别、关键词和备注信息，还有自定义等项的内容对文件进行详细定义。也许会觉得麻烦，但在后续的查找、归类中却提供了很多方便。

        2 文件的映射管理

        良好的使用习惯固然重要，但是在文件管理中依然存在一些弊端，迫切需要一种高效规范的教学资料管理。

        对文件进行映射管理 教师把自己的教学文件根据个人工作流程分为教案课件、教学文件、教学素材、学生电子作业、班级管理、科学研究等，而这些文件可能分别在D盘、E盘、F盘等，查找文件不需要考虑实际存储位置，只需要建立文件的映射关系。需要掌握一些分类方法，横向的和纵向的，如教学文件里可以根据学科进行分类，如信息技术课、远程教育学等，再到这些科目里查找教案、课件、视频、音频等素材；或者按照素材进行分类，可分为课件、教案、视频、音频、学生作业等，在课件里再找有关信息技术课或远程教育学的有关课件。利用映射管理文件只需要在保存时定义文件的属性，包括科目、素材类型等，就可以利用文件映射管理查找、修改和使用文件。

        另外，利用映射管理文件可以使人由文件管理上升到知识管理，如果再建一个目录树，分类时按时间分类，如今天收集的、最近一个月的、最近一个星期的、最近一年的，也可以根据访问量建立目录树，把文档进行删除提醒，以节约磁盘空间。

        根据重要程度进行标注 及时将资料按某一个主题归类关联，这样以后要用的时候就能方便获取相关的资料。归类的方法很多，常见的有“分类”标签、关键字关联、多文件关联、统计关联、日期关联、知识地图等，即一个文档可以在多个分类中找到它，而它只保存一份。这样做的主要目的是有多种方法可以找到此文档，达到此路不通还有其他路走的效果。

        3 基于工作流程结构化的文件管理模式

        探索新的基于工作流程结构化的文件管理模式，对完善教师教学资料管理至关重要。这样既可满足教师对教学资料管理的需求，有助于提高教学质量；也可推广到其他应用领域，实现对庞大资源数据文件的高效管理，具有一定的通用性。基于工作流程结构化的文件管理模式，主要通过6个方面来实现。

        文件标识 对文本文件添加标题、简述、质量等级、版本等有明确意义的标识；对于图像、声音、影视文件可以采用信息隐藏技术把文件标识隐藏在数字文件中。

        基于工作流程的结构化文件管理体系 对教学类系列资料的管理，可以按照该教师的工作流程来进行分类管理，主要按照教学、科研、学生管理、文艺活动等；又可按照课程分类进行管理，主要有理科、文科、艺术等课程；还可按照电子教案、课程资料分类的工作流程进行管理。

        引入文件搜索引擎 文件主要通过文件名进行搜索，文件名包含的信息量很少，且有些文件名随意命名、版本较多、存储路径不一等，通过操作系统的文件搜索引擎是无法找到的。可以引入文件搜索引擎，如文本类可用基于内容的搜索引擎，图片类文件可用相似图片搜索引擎，快速从海量教学资料中精准查找所需资料。

        版本控制 采用自动配置管理的方式关联多版本文件，被修改后的文件复制生成新的文件。教师直接访问最新版本文件，也可任意选择不同版本文件。在操作中，不需要了解文件的存储路径及文件的命名，全部由系统自动配置完成。

        文件间建立超级链接 可自动通过文件标记、编辑时间、访问次数等因素建立文件之间的相似度函数，当相似度在合理范围时建立文件间的模糊链接，实现相关文档的自动列举及自动排序。

        文档备份管理 自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。以教师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门存放到另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中；而本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。

        总之，要养成良好的文件命名习惯，引入基于内容的文件搜索引擎及相似度文件搜索引擎，设计基于工作流程的结构化的文件管理模式，通过这三条途径解决教师个人资料管理问题。

        参考文献

        [1]王景光.信息资源管理[M].北京：高等教育出版社，

        2002.

        [2]李伟峰.Apache+Subversion构建多项目版本控制系统[J].开放系统世界，2006（4）：63-.

        [3]杨健，陈春玲，宗平.版本控制工具软件Subversion在课程设计中的应用[J].技术应用，2008（4）.下载本文