海运货代操作实战浅谈
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孙 琦货物运输是国际贸易的重要组成部分,海上货运又是最主要的运输方式,国际贸易中约有90%的货物是以海上运输方式承运的。忽视了运输问题,不但会使贸易行为陷于被动,引起种种纠纷,造成经济损失,严重的还会影响履约。本文讨论了现代国际贸易中的重要角色———国际货运代理的行业特色,根据笔者多年从事海运操作的经验,针对海运操作中存在的某些问题和隐患进行分析,并给出解决方法
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货物运输国际贸易海上货运
随着我国加入W T O,国际贸易量大幅增加,在国际贸易中占有重要地位的海运及与之相关的货代行业迅速发展。海运货代操作是一项非常缜密、烦琐的工作,处在蛮的船公司和任性的货主之间,其生存和发展并不容易,虽然不需要太多固定资产,简单到一台电脑、一部电话、一部传真机就可操作,但是需要有足够的忍耐力和意志力,能经得起船公司和货主的双面夹击。作为饱受夹板气的行业,每个货代公司的发展好坏除了要有一帮能包揽业务的Sales,更为重要的还是要有一群顶级的操作。本文以个人的从业经验介绍海运操作中需要注意的几个问题,希望能给本专业在校生和刚踏入这个行业的朋友一点帮助。
一、报价的有效合理
报价不仅仅是sales 的职责,优秀的操作更要对各个港口的报价了如指掌,这样才能更好的与客户沟通,要明白所有人委托走货的同时都希望用最低的价格。海运运价包括几部分,以青岛港为例,出口集装箱整箱运价中就包括海运基本运价(指船公司对外公布的运价)、BAF (燃油附加费)、
PSS (旺季附加费)、CAF (货币贬值附加费)等。海运基本运价船公司各不
相同,但对于货主来说,如果我们与某一船公司签订有协议运价,则运价可能远远低于船公司自身公布的运价。BAF 一般差别不大,而PSS 、CAF 则跟整个货运量及市场环境有关,不确定因素很多。比如随着我国金融市场的不断改革,人民币不断升值,由此而产生的货币贬值附加费在一些国家中就会被加收;此外有些港口因为中转港的原因还会产生港口挤压费等。因此,这就需要我们及时跟船公司沟通,争取第一时间拿到最新最好的价格。在给客户报价时先要问一下客户的期望价格,然后根据客户的要求选择合适的船公司报价,比如MSK (马世基航运)的价格一般比较高,但是船期比较准,适合于那些讲求船期的客户;而MSC (地中海航运)、COSCO (中远)等的价格比较低,但是船期不是那么准,这就适合于那些只讲求价格的货主。因此一个好的操作要视不同的货主报适合的价格,这样才能在第一时间抓住客户的心理,给人之所需。
二、订舱过程中的信息保密
在拿到客户的委托书之后,一定要用自己公司的格式作一份承运委托书盖章后传给订舱代理,切忌图省事直接将托书传给客户,客户的委托书上一般都会标注公司名称及联系方式,一旦将这些信息误传给船公司,这个客户将极有可能会被别人挖走,要知道货代行业中的竞争是相当残酷的。同样对于船公司的信息也不要透露给客户,比如,船公司操作的电话传真、E -MA I L 等,还有订舱的约号也尽量不要提供给客户,曾经有过客户得知约号后跟船公司串通套约走货的事情,这样一来不仅得罪了船公司,还损失了利润,更为糟糕的是丢掉了一个客户。要知道从开始谈价格到拿到托单,再到订舱放舱,需要付出多少努力和心血,这个过程可能要好几个月,就这样因为一时疏忽被人甩掉,非常可惜!
三、提单确认过程中的小心谨慎
海运提单是指承运人已接管货物或已将货物装船并保证在目的地交付货物的单证。作为一个提货的证明单据,提单在整个运输过程中的作用相当重要,因此对于提单的要求也是非常严格的,小到一个标点或空格都
不能出差错。就拿做L /C (信用证)的客户来说,他们要求提单必须与信用证一致。曾经有个客户坚持在品名里加一句话,要求注明货物在目的港免费堆存15天,但是船公司不同意免费堆存,而客户则一直强调是信用证要求的必须要加,否则他们是做押汇的,银行拒付,这样一来双方都在坚持,但是大的船公司是不会因为一两个客户就改变规定的,最终还是客户妥协了,提单才得以顺利签出。但是这件事情闹得船公司和客户都很不满意,可以说做的比较失败。因此得到两个教训:首先,要在第一时间搞清楚客户的需要,在拿到客户的提单样本之后,一定要对其内容严格审核,看有没有船公司不能显示的内容;其次,是要准确掌握船公司的规定,如有的船公司可以申请免费堆存20天以上,而有的船公司最多不能超过14天,也有的船公司不能申请免费堆存,所有这些我们都要及时通知客户,最大限度避免矛盾产生。
四、结费签单的准确及时
货代业不同于其他行业,一般公司采用的结费方式是见款放单,也就是先交费后签单,只有少数长期的大客户才可以申请一定的账期,先签单后月结或者是季度结费。船公司一般会在船开后两日内结清费用,一般要求在一周或者是两周之内付费签单,否则会有滞签费,比如马士基航运规定船开次日起七天之内签单,七天到十四天之内加收200＄,十四天以上加收400＄。作为操作一定要及时地督促客户付费签单,以免产生不必要的费用。
五、船开后随时追踪货物去向
一票货的完结并不是把提单交给客户就完结了,船开后货物的追踪也是非常重要的。要隔三差五到船公司的网站上察看一下货物的动态信息,并把信息及时传给货主,以便他们能准确地跟目的港收货人联系,不耽误提货。曾经有一票到奥尼的货物,船期是42天,可是三十天后客户忽然在网站上查不到箱号,怀疑货物丢了,我们这才注意居然找不到这个箱子了,于是一边跟客户说是船公司的系统没有及时更新,另一边赶紧联系船公司寻找箱子的下落,费了好多时间和精力,最后才发现箱子转船的时候被遗落在中转港T D.S (马拉戈,西班牙港口),还好箱子终于找到了,跟客户这边则只能说是中转港塞港,整条船都转不出去,否则客户说什么也不会再走货。货物在运输途中会因为天气或塞港等不可抗因素造成船期延误,因此必须及时追踪货物,尽最大可能确保货物安全到港。
六、谈话交流的技巧
做过业务的人都知道,说话要分场合,一位优秀的业务人员必须懂得怎样与人交流。做操作也是如此,在跟客户交流的时候一定要有底气,不一定全说实话,但要让客户感觉到你很有经验,不管出现何种问题都能解决,对你彻底信任。说话做事都要赶在客户前面,而不是让客户追在屁股后面要这要那。把知道的消息第一时间通知客户,让客户有一种享受V I P 的感觉。
工作中出现的问题曾出不穷,想要干好操作,需要不断学习新的知识,充实自己,只有积累丰富的经验,才能做到应付自如,游刃有余。
(作者单位:山东青岛港湾职业技术学院)
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